wiederkehrende-Aufgaben

Automatisch wiederkehrende Aufgaben in DASHDOJO anlegen

Sie können in DASHDOJO wiederkehrende Aufgaben anlegen. Dafür benötigen Sie einen kostenlosen Zapier-Account. Keine Sorge, auch wenn Sie kein Englisch-Profi sind, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag genau, wie es funktioniert. Es ist sehr einfach.

Gerne helfen wir Ihnen kostenlos bei der Zapier-Einrichtung.

Schreiben Sie uns dazu einfach eine E-Mail an: [email protected] und wir nehmen uns gerne Zeit für Sie.

1. Erstellen Sie Ihren kostenlosen Zapier-Account

1. Gehen Sie auf https://zapier.com/

2. Geben Sie dort direkt auf der Startseite Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihren Vor- und Nachnamen ein.

3. Klicken Sie dann auf „Get started Free“

4. Geben Sie danach das Passwort ein, das Sie für Zapier verwenden möchten und bestätigen Sie Ihre kostenlose Anmeldung erneut.

5. Zapier fragt Sie danach, ob Sie den Newsletter erhalten möchten. Dieses Häkchen können Sie deaktivieren.

6. Sie brauchen die Informationen zu Ihrem Team nicht auszufüllen. Klicken Sie einfach auf „Skip“.

7. Herzlichen Glückwunsch. Ihr kostenloser Account wurde angelegt! Sie können jetzt 50 Aufgaben pro Monat kostenlos automatisieren.


2. Verbinden Sie Zapier mit DASHDOJO über den API-Schlüssel

Technisch funktioniert es so, dass Zapier die wiederkehrenden Aufgaben in DASHDOJO anlegt, damit weder Sie noch ein Mitarbeiter dies tun müssen.

Sie können in Zapier einstellen, wie die wiederkehrende Aufgabe heißen soll, welcher Person und welchem Projekt die Aufgabe zugeordnet werden soll und wie häufig die Aufgabe wiederkehren muss. Sie können zudem einstellen, ob die Aufgaben-Verantwortlichen per E-Mail über die neue Aufgabe informiert werden sollen.

Damit Zapier die Erlaubnis bekommt, in Ihrem DASHDOJO-Account Aufgaben anzulegen, müssen Sie zuerst DASHDOJO zu Zapier hinzufügen.

Sie müssen diesen Schritt nur ein mal machen. Nachdem Sie DASHDOJO mit Zapier verbunden haben, können Sie im Zapier Account so viele wiederkehrende Aufgaben und Automatisierungen anlegen, wie Sie möchten.

So geht es.

1. Klicken Sie links auf „My Apps“.

2. Klicken Sie dann oben rechts auf den „Add connection“ button.

3. Geben Sie im Suchfeld „DASHDOJO“ ein. Klicken Sie auf DASHDOJO.

4. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den API-Schlüssel Ihres DASHDOJO Accounts eingeben können.

5. Loggen Sie sich nun in einem neuen Browser Tab oder Fenster in Ihren DASHDOJO Account ein.

6. Klicken Sie auf Ihr Profilbild und dann auf Dojo-Einstellungen. Unten rechts finden Sie Ihren Zapier-API-Schlüssel. Klicken Sie auf das kleine Ordner-Symbol. Damit haben Sie den Schlüssel in Ihren Zwischenablage kopiert.

7. Wechseln Sie nun wieder zurück zu Zapier, wo Sie den API-Key eingeben sollen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Textfeld und fügen Sie dann über „Einfügen“ den API-Schlüssel in das Textfeld ein. Klicken Sie danach auf „Yes, continue“.

8. Wenn Sie alles richtig gemacht haben, werden Sie automatisch auf dieses Fenster weitergeleitet und Sie sehen, dass alles geklappt hat.

Gratulation!

Damit haben Sie Zapier und DASHDOJO verbunden. Ihnen stehen jetzt sehr viele fantastische Möglichkeiten für Automatisierungen und wiederkehrende Aufgaben offen. Sie können DASHDOJO nun mit über 3.000 anderen Apps und Software-Tools verbinden.


3. Legen Sie Ihre wiederkehrende Aufgabe an

Nachdem Sie DASHDOJO mit Zapier verbunden haben, können Sie nun über Zapier wiederkehrende Aufgaben in DASHDOJO anlegen.

1. Gehen Sie auf https://zapier.com und loggen Sie sich mit Ihrem Account ein. Klicken Sie danach oben links auf „Create Zap“.

2. Klicken Sie oben links auf „Name your Zap“ und Benennen Sie Ihre neue Automatisierung. Es wäre sinnvoll, dass Sie hier den Namen Ihrer wiederkehrenden Aufgabe wählen. Wie zum Beispiel „Monatliche Inventur an Artur Neumann delegieren“. So wissen Sie auch nachträglich auf einen Blick, worum es sich bei der Aufgabe handelt und an wen die Aufgabe delegiert wird. Geben Sie nun den Namen Ihrer wiederkehrenden Aufgabe ein.

3.1 Stellen Sie ein, wann die Aufgabe ausgelöst werden soll (Trigger)

1. Klicken Sie danach auf „Schedule“. Zapier hat einen eigenen intelligenten Timer, den wir für wiederkehrende Aufgaben verwenden.

2. Wählen Sie nun aus, wie häufig die wiederkehrende Aufgabe angelegt werden soll. Klicken Sie dazu auf „Trigger Event“. Hier sehen Sie dann folgende Auswahlmöglichkeiten:
Da meine Inventur monatlich geschehen soll, wähle ich „Every Month“ aus.

3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl danach über den blauen „Continue“ Button.

4. Sie können jetzt noch detaillierter definieren, wann genau die wiederkehrende Aufgabe ausgelöst werden soll. Ich wähle hier im ersten Feld „1“ aus. Somit wird die wiederkehrende Aufgabe immer am ersten eines Monats ausgelöst.Zudem wähle ich „5am“ aus. Also 5 Uhr morgens.

5. Achtung: Damit die Zeitzone korrekt eingestellt wird und alles nach Plan läuft, sollten Sie in Ihrem Profil die korrekte Zeitzone hinterlegen. Standardmäßig wird Zapier die US-Zeitzone nehmen und Ihre Aufgabe wird 8 Stunden früher ausgelöst, als von Ihnen gewünscht. Wenn Sie die deutsche Zeitzone nutzen möchten, klicken Sie einfach auf der Seite auf „Timezone settings“, wählen Sie „Europe/Berlin“ und speichern Sie die Änderung mit dem „Save Changes“ Button.

6. Nachdem Sie die Zeitzone richtig eingestellt und den Zeitpunkt richtig eingestellt haben, können Sie auf „Continue“ klicken.

Hinweis: Sie können in Zapier auch punktgenaue Zeitangaben wie 14:30, 18:23 usw. wählen. Wenn Sie dies benötigen, wenden Sie sich gerne an uns unter [email protected] Wir helfen Ihnen weiter.

7. Zapier erfordert nun, dass Sie die Automatisierung „testen“. Klicken Sie dazu auf „Test Trigger“.

8. Zapier zeigt Ihnen nun eine Erfolgsmeldung an. Klicken Sie nun wieder auf „Continue“.

Sie haben bisher festgelegt, wann und wie häufig die wiederkehrende Aufgabe in DASHDOJO angelegt werden soll. Jetzt können Sie definieren, worum es sich bei der Aufgabe handelt und wer die Aufgabe erledigen soll.

3. 2 Stellen Sie die Aufgabendetail ein

  1. Geben Sie dazu in das Suchfeld „DASHDOJO“ ein, da die wiederkehrende Aufgabe schließlich in DASHDOJO angelegt werden soll. Klicken Sie dann auf DASHDOJO in der Auswahl.

2. Klicken Sie bei „Action Event“ auf „Choose an event“ und wählen Sie dann aus der Liste „Create a task“ aus. Klicken Sie danach auf Continue.

3. Wählen Sie nun aus der Liste Ihren DASHDOJO Account aus, den Sie vorher per API-Schlüssel verbunden haben. Klicken Sie danach auf „Continue“.

4. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, Ihre wiederkehrende Aufgabe sehr detailliert zu definieren. Hinweis: Auch wenn die Angabe hier auf Englisch stehen, werden Sie später auf Deutsch angezeigt.

Hier die Aufgabendetails:

1. Name: Geben Sie hier den Namen der wiederkehrenden Aufgabe ein. Ich wähle hier „Inventur“

2. Project: Definieren Sie, zu welchem Projekt die Aufgabe gehören soll. Es werden die Projekte angezeigt, die Sie bereits in Ihrem DASHDOJO Account angelegt haben. Ich wähle hier das Projekt „Materialbeschaffung“ aus, das ich vorher in DASHDOJO angelegt habe. Falls Ihr Projekt nicht angezeigt wird, klicken Sie auf „Load More“, um die Ansicht zu aktualisieren.

3. Executor: Wählen Sie hier den Mitarbeiter bzw. das Teammitglied aus, das die Aufgabe erledigen soll. Ich möchte mich selbst an die Aufgabe erinnern, also wähle ich mich selbst. Der Person, die Sie hier wählen, wird dann monatlich die Aufgabe Inventur automatisch delegiert.

4. Owner: Wählen Sie den Aufgabenersteller aus. In der Regel sind das Sie. In DASHDOJO wird dann angezeigt, das der „Owner“ die Aufgabe erstellt hat.

5. Status: Wählen Sie den Aufgabenstatus aus, unter dem die Aufgabe in DASHDOJO später erstellt werden soll. Ich wähle hier „Planned“ also „Geplant“, weil die Aufgabe ja noch nicht bearbeitet wurde.

6. Started at: Hier können Sie entscheiden, wann die Aufgabe beginnen soll. Da dies eine wiederkehrende Aufgabe ist, macht es keinen Sinn, hier ein Datum auszuwählen. Geben Sie stattdessen bitte „today“ ein. Zapier versteht das.

Wenn Sie today eingeben, wird automatisch der Tag ausgewählt, an dem die wiederkehrende Aufgabe erstellt wird. Also jeder 1. Tag im Monat.

7. Finished at: Hier können Sie wählen, wann die Aufgabe fertig sein soll. Für die Erledigung der Aufgabe möchte ich gerne 2 Tage Zeit haben. Also gebe ich hier „In 2 days“ ein. Sie könnten hier aber auch einfach „today“ eingeben, wenn der Mitarbeiter die Aufgabe direkt am selben Tag erledigen soll.

8. Description: Hier haben Sie die Möglichkeit, die Aufgabe detailliert zu beschreiben. Kopieren Sie hier einfach den Text hinein, der die Aufgabe beschreibt. Sie können auf einfache HTML-Formatierung nutzen. Ich gebe hier einfach „Bitte die Inventur erledigen.“ ein.

9. Notify: Hier können Sie einstellen, ob der Aufgabenverantwortliche (in der Regel Ihr Mitarbeiter) eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten soll, sobald die Aufgabe angelegt wurde. Also zum Beispiel jeden Monat. Wenn Sie dies möchten, wählen Sie die Option „True“. Wenn derjenige keine Benachrichtigung erhalten soll, dann wählen Sie bitte „False“ aus.

5. Nachdem ich alles ausgefüllt habe, sieht mein Formular so aus:

6. Wenn Sie zufrieden sind, können Sie einfach auf „Continue“ klicken. Zapier möchte nun die Aktion testen und prüfen, ob alles funktioniert.

4. Testen Sie Ihr Ergebnis

1. Klicken Sie auf „Test & Continue“. Zapier legt nun in Ihrem DASHDOJO Account eine Testaufgabe an. Sie können dann schauen, ob alles wie von Ihnen gewünscht funktioniert und ggf. nochmal Änderungen vornehmen.

2. Wenn alles geklappt hat, sehen Sie in Zapier eine Erfolgsmeldung.

3. Loggen Sie sich zudem einmal in einem neuen Tab/Fenster in Ihren DASHDOJO Account ein und prüfen Sie, ob die Aufgabe nach Ihren Wünschen angelegt wurde. Bei mir hat alles wunderbar geklappt wie Sie hier sehen können.

Nicht wundern: Da ich als Datum „Today“ und „In 2 days“ angegeben habe, wurde das heutige Datum und das Datum in zwei Tagen genutzt. Da die Automatisierung in meiner Einstellung ein Mal pro Monat aktiviert wird, wird das Datum auch dementsprechend angepasst und alles wird korrekt funktionieren.

4. Wenn Sie zufrieden sind, können Sie nun Ihre Automatisierung aktivieren. Automatisierungen werden in Zapier „Zaps“ genannt. Klicken Sie also auf „Turn on Zap“, um Ihre Automatisierung zu aktivieren. Ab sofort wird die wiederkehrende Aufgabe wie von mir definiert monatlich am 1. des Monats um 5 Uhr morgens aktiviert, weil ich es so eingestellt habe.

5. Wenn Sie sich erneut in Ihren Zapier Account einloggen und links im Menü auf „My Zaps“ klicken, sehen Sie alle wiederkehrenden Aufgaben und Automatisierungen, die Sie angelegt haben. Sie sehen dort auch, welche auf „on“ stehen und somit auch aktiviert sind.

Falls Sie nachträgliche Änderungen an einer wiederkehrenden Aufgabe vornehmen möchten, können Sie das jederzeit tun, indem Sie in dieser Übersicht auf die Aufgabe klicken, die Änderungen vornehmen und dann einfach speichern.

Noch Fragen? Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Gratulation! Sie haben Ihre erste Automatisierung angelegt. Beim ersten Mal scheint es vielleicht etwas komplex, doch nachdem Sie die wiederkehrende Aufgabe einmal angelegt haben, müssen Sie sich nie wieder darum kümmern. Wenn Sie Fragen dazu haben, sind wir jederzeit gerne für Sie da und helfen Ihnen weiter.

Wenden Sie sich einfach an [email protected]

Blogartikel von

ARTUR NEUMANN

Artur Neumann ist Gründer von DASHDOJO und teilt hier Tipps in den Bereichen Projektmanagement, Vertrieb und Unternehmensführung.