Wie funktioniert das DASHDOJO System?

DASHDOJO ist das einfache und übersichtliche Aufgabenmanagement- und Projektmanagement-Online-Tool für Remote-Teams. Ich habe bereits einen Blogbeitrag über die Entstehungsgeschichte und die Besonderheiten veröffentlicht. In diesem Beitrag möchte ich vor allem auf die DASHDOJO Philosophie und unsere besondere Logik eingehen.

Es gibt etliche Projektmanagement-Methoden und Arbeitsweisen. Doch im Tagesgeschäft musste ich immer wieder feststellen, dass es wenig Sinn ergibt, eine Methode starr nach Lehrbuch zu befolgen.

Mit der Zeit entwickelte ich meinen eigenen Weg Projekte und Aufgaben im Team zu managen: Das „DASHDOJO System“. Warum diese eigene Art zu arbeiten?

Traditionelle Wasserfall-Methoden sind zu starr. Wer versucht, komplexe Projekte nach dem Wasserfall-Modell zu planen wird schnell feststellen, dass er ständig seinen Plan verändern und aktualisieren muss. Man ist mehr damit beschäftigt, Timings zu aktualisieren als zu arbeiten. Je größer Projekte werden, desto unmöglicher wird es, sie schon im Voraus im Detail zu planen. Dies funktioniert nur bei Projekten oder Arbeitsabläufen, die man schon genau kennt. 

Die Stärke des traditionellen Wasserfall-Modells liegt jedoch darin, sich eben genau auf diese fixen Termine zu einigen und vorausschauend zu denken. Auch wenn die Schätzungen nicht komplett stimmen, nimmt man sich Zeit, um alle späteren Projektphasen zu durchdenken. Ein weiterer Vorteil ist, dass fast jeder im Team das Wasserfall-Modell versteht. Jedem ist klar, was es bedeutet XXX zum Zeitpunkt YYY zu liefern. Dies ist weniger der Fall, wenn ein Unternehmen einen Sprint mit einem nicht genau definierten Leistungsumfang plant.

Agile Projektmanagement-Methoden sind in der Praxis schon deutlich realistischer. Bei dieser Art Projekte zu planen wird der Leistungsumfang in kürzeren Etappen geplant und das Projekt in verdauliche Stücke unterteilt. Agile Teams reduzieren wenn nötig die Anforderungen und das Arbeitsergebnis zum Zeitpunkt X. Dies führt dazu, dass Projekte schon schnell in ihrer Basisversion fertig sind und danach konstant optimiert werden. 

Doch auch diese Art zu arbeiten ist in der Praxis für viele Unternehmen unpassend. Viele Unternehmen müssen nämlich zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Leistung erbringen. Sonst bekommen sie Probleme mit ihren Kunden.

Ein Bauträger kann keinen halbfertigen Flughafen liefern. Ein Maschinenbauer keine Maschine, die nicht funktioniert. Ein Marketer keinen fehlerhaften Vertriebsfunnel. Die meisten Unternehmen müssen also schon eher in einem Wasserfall-Modell arbeiten und fixe Meilensteine und Deliverables definieren. Gleichzeitig sollte man immer probieren, möglichst schnell ein „Minimum Viable Product“ zu veröffentlichen und dieses konstant zu optimieren.

Und genau diese Mischung funktioniert in der Praxis exzellent. 

Hier mein DASHDOJO System in Kurzform erklärt:

  1. Definiere ein minimales Projektergebnis/Produkt, mit dem Du bereits live gehen könntest.
  2. Definiere Endtermine und plane das Projekt rückwärts.
  3. Plane für alles den doppelten Puffer für Fehler und Optimierungen ein. Wenn Du zu wenig Zeit hast, reduziere Dein Projektergebnis/Produkt.
  4. Unterteile das Projekt in Module.
  5. Unterteile die Module in Aufgaben.
  6. Aufgaben sind Deliverables, die in weniger als einem Tag umgesetzt werden können.
  7. Wenn eine Aufgabe länger als einen Tag dauert, unterteile die Aufgabe in mehrere Teile.
  8. Jede Aufgabe benötigt einen Starttermin, einen Liefertermin und einen Verantwortlichen.
  9. Es gibt folgende Aufgabenstatus: Geplant, Wartend, In Arbeit, Test nötig, Erledigt.
  10. Weise jedem Projekt oder Modul (je nach Größe) einen Verantwortlichen zu.
  11. Halte das Team über das Tool DASHDOJO auf dem Laufenden.
  12. Alles was nicht in dem Tool DASHDOJO steht, existiert nicht.
  13. Alle Annahmen, die nicht fest dokumentiert wurden, sind nur eine Illusion.
  14. Halte Ausschau nach Risiken, die Dein Projekt verzögern können.
  15. Überlege Dir für jede Aufgabe einen alternativen Weg, damit es doch klappt, falls jemand im Team ausfällt.
  16. Lieber zu viele Informationen als zu Wenige.
  17. Streiche Status-Calls und Meetings.
  18. Frage die einzelnen Verantwortlichen stattdessen konkret schriftlich, was Du benötigst.
  19. Mache Deinem Team klar, dass Vereinbarungen verbindlich sind. Wenn diese aus irgendeinem Grund eingehalten werden können, muss derjenige den anderen informieren, der von der Vereinbarung abweicht.
  20. Mache Deinem Team klar, dass jeder die Pflicht hat Verantwortung zu übernehmen. Wenn jemand ein Problem oder Verbesserungspotenziale sieht, soll er die Optimierung entweder sofort vornehmen oder den Projektleiter informieren.
  21. Alle Regeln sind dazu da, um Dein Ziel zu erreichen.

Dies ist eine sehr kurze Fassung des DASHDOJO Systems und meiner persönlichen Art zu arbeiten. Mit dieser Art konnte ich sowohl kleine Projekte als auch internationale Großprojekte mit interdisziplinären Teams in unterschiedlichen Zeitzonen erfolgreich umsetzen – ohne dabei verrückt zu werden.

Die genauen Feinheiten von erfolgreichem Projektmanagement mit dem DASHDOJO System sind vielschichtig. Doch mit diesen Punkten kennst Du die Grundlagen und wenn Du Dich daran hältst, wird Dein Leben stressfreier, erfolgreicher und effektiver.

Es wird Dir leichter fallen, Projekte innerhalb der Budget-, Zeit- und Ressourcenplanung umzusetzen. 

In den nächsten Beiträgen werde ich die Aspekte des DASHDOJO Systems detailliert beleuchten. Dadurch wird Dir immer klarer, welche Philosophie dahinter steckt und warum sie so zielführend ist.

Bis dahin: Klicke hier und probiere das Aufgaben- und Projektmanagement-Tool DASHDOJO jetzt aus: https://www.dashdojo.com

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