to do liste vorlage

To do Liste Vorlage für Teams (die wichtigsten Tipps)

Sie suchen nach einer To-Do-Liste-Vorlage, die Sie alleine oder im Team verwenden können? Dann sollten Sie diesen Artikel lesen. Ich zeige Ihnen, was auf keiner guten To-do-Listen-Vorlage fehlen darf und warum die klassische To-do-Liste Ihnen sogar schadet.

To-Do-Listen sind der klassische Weg, um Aufgaben alleine oder im Team zu organisieren. Sie sind allerdings leider nicht der beste Weg. Wer seine Aufgaben alleine oder im Team noch auch Zetteln oder nach dem klassischen Prinzip organisiert, fühlt sich trotzdem ständig überfordert.

To-Do-Liste-Vorlage für die klassische Liste

So sieht eine klassische To-Do-Liste aus:

  • 1. Aufgabe
  • 2. Aufgabe
  • 3. Aufgabe
  • usw.

Sobald eine Aufgabe erledigt ist, streicht man die Aufgabe einfach durch. Die klassische To-Do-Listen-Vorlage hat jedoch einige Probleme. Denn hier fehlen einige wichtige Elemente.

Die klassische To-do-Liste Vorlage enthält keine Priorisierung.

Wenn Sie auf Ihrer To-do-Liste einfach alle Aufgaben aufschreiben, die Sie erledigen wollen/müssen, fühlen Sie sich häufig überfordert. Doch warum eigentlich? Sie sind organisiert, haben an alles gedacht und sehen schwarz auf weiß alles, was noch zu tun ist. Trotzdem wachen Sie nachts gestresst auf und sind unruhig.

Die Stressquelle ist die fehlende Priorisierung

Unser Gehirn ist nicht in der Lage gleichzeitig mehrere Bälle zu jonglieren, ohne dabei gestresst zu sein. Es ist schlichtweg überfordert. Wenn 20 Aufgaben auf Ihrer To-Do-Listen-Vorlage stehen, dann weiß das Gehirn einfach nicht, wo es anfangen soll.

Sofern Sie im Team arbeiten und eine klassische To-do-Liste-Vorlage verwenden, wird es noch stressiger. Denn dann greift sich jeder im Team irgendeine Aufgabe, die gerade Spaß macht, ohne dabei die Priorität der Aufgaben zu berücksichtigen. Im schlimmsten Fall arbeiten sogar mehrere Teammitglieder an derselben Aufgabe und machen sich doppelte Arbeit.

Aus diesem Grund sollten Sie Ihre To-Do-Listen-Vorlage zwingend um eine Priorisierung erweitern. Der einfachste Weg, um die Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste zu sortieren ist ein Timing. Definieren Sie einfach, bis wann jede Aufgabe auf der Liste fertig sein muss.

Dies sieht dann so aus:

  • 1. Aufgabe bis 01.01.2021
  • 2. Aufgabe bis 15.02.2021
  • 3. Aufgabe bis 22.02.2021

Schon weiß jeder genau, welche Aufgabe zuerst abgearbeitet werden muss. Sie selbst haben auch mehr Ruhe und Klarheit, weil Sie sich zuerst auf die erste Aufgabe konzentrieren können und die anderen beiden Aufgaben weniger dringend sind. Die Priorisierung von Aufgaben darf auf keiner To-do-Listen-Vorlage fehlen. Doch das reicht nicht aus, wenn Sie wirklich produktiv arbeiten wollen.

Die klassische To-do-Liste enthält keine Zuständigkeiten.

Nachdem Sie die Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste mit einem Liefertermin/Timing versehen haben, fühlen Sie sich entspannter und fokussierter. Denn Sie wissen genau, welche Aufgabe aktuell am dringendsten ist. Doch wenn Sie nicht alleine, sondern im Team an den Aufgaben arbeiten, benötigen Sie noch eine weitere Spalte auf Ihrer To-Do-Liste.

Ihre To-do-Liste-Vorlage sollte zwingend auch noch zeigen, welche Person aus Ihrem Team für welche Aufgabe verantwortlich ist. Wer muss die Aufgabe erledigen und ist dafür verantwortlich, dass die Aufgabe erfolgreich zum gewünschten Termin geliefert wird? Dies ist ein kritischer Erfolgsfaktor jeder To-do-Listen-Vorlage.

Ein Verantwortlicher pro Aufgabe

Ein beliebter Fehler ist, mehreren Personen die Verantwortung für eine Aufgabe zu übertragen. Dies sollten Sie unbedingt vermeiden. Wenn zwei oder sogar mehr Personen für die erfolgreiche Umsetzung einer Aufgabe verantwortlich sind, wird die Aufgabe in der Regel nicht pünktlich fertig. Sie provozieren damit automatisch einen Konflikt zwischen beiden Verantwortlichen.

Ganz nach dem Motto „Zu viele Köche, versalzen die Suppe.“ darf es für jede Aufgabe und jedes Projekt immer nur einen Projektleiter geben, der die volle Verantwortung für eine Aufgabe oder ein Projekt übernimmt.

Manche möchten nett, freundlich und demokratisch sein und einem ganzen Team die Verantwortung für eine Aufgabe übertragen. Wie zum Beispiel: „Die Designer kümmern sich dann um die Präsentation.“, ohne konkret zu definieren, welche Person aus dem Designteam die Verantwortung trägt. Dies führt jedoch automatisch dazu, dass sich niemand angesprochen fühlt und jeder das Gefühl hat, dass sich „schon irgendwer“ darum kümmert.

Wenn jemand die Verantwortung für eine Aufgabe hat, muss die Person alle Hebel in Bewegung setzen, um die Aufgabe erfolgreich zu erledigen. Dies bedeutet auch, dass der- oder diejenige sich Informationen, Ressourcen oder Entscheidungen beschaffen muss, die für die erfolgreiche Umsetzung der Aufgabe zum definierten Timing notwendig sind.

Kennen Sie diese Art von Dialog:

Stefan (der Projektleiter): „Hallo Volker, wie sieht es mit dem neuen Design für die Website aus? Wir benötigen Sie wie vereinbart bis heute um 12 Uhr für den Kundentermin.“

Volker (der Aufgabenverantwortliche für die Website): „Das ist noch nicht fertig. Ich habe den Martin gefragt, ob das liefern kann, aber er hat sich nicht mehr gemeldet. Deshalb konnten wir hier nicht weitermachen. Das wird noch ein paar Tage dauern, denke ich.“

Das Verhalten von Volker ist inakzeptabel. Wenn Volker für die Aufgabe verantwortlich ist, hätte er sich so lange bei Martin melden müssen, bis er ihm das fertige Design liefert. Wenn Martin tatsächlich nicht in der Lage ist, das Design zu liefern, hätte Volker dem Projektleiter Stefan sofort Bescheid geben müssen, damit er sich Alternativen überlegen kann.

Wie Sie sehen, ist die Zuständigkeit in jeder To-do-Listen-Vorlage enorm wichtig. Wenn die Zuständigkeit fehlt, passiert nichts und das Projekt wird garantiert scheitern. Sie sollten also Ihre To-Do-Liste um die Zuständigkeit erweitern.

Dies könnte so aussehen:

  • 1. Aufgabe bis 01.01.2021 > Martin
  • 2. Aufgabe bis 15.02.2021 > Beate
  • 3. Aufgabe bis 22.02.2021 > Gerd

Es ist eine einfache Ergänzung, die wahre Wunder im Tagesgeschäft und der Produktivität vollbringen wird. Es fehlen jedoch noch einige Elemente, um Ihre To-do-Listen-Vorlage wirklich effektiv zu machen.

Bei der klassischen To-do-Listen-Vorlage fehlt der Aufgabenstatus.

Wenn Ihre To-do-Listen-Vorlage bereits den Namen der Aufgabe, den Liefertermin und die Zuständigkeit enthält, ist das schon mal besser als gar nichts. Doch ein weiteres Element sollten Sie zwingend ergänzen: den Aufgabenstatus.

In Ihrer To-do-Listen-Vorlage sollte auf einen Blick klar werden, in welcher Phase sich die Aufgabe gerade befindet.

Es gibt folgende Aufgabenphasen:

  1. Geplant: Die Aufgabe soll irgendwann starten, wird aber aktuell noch nicht bearbeitet.
  2. In Arbeit: Die Aufgabe wird gerade von jemandem bearbeitet und es geht reibungslos voran.
  3. Wartend: Die Aufgabe wird bearbeitet, aber es gibt ein Problem. Jemand EXTERNES bremst den Fortschritt der Aufgabe und deshalb kann Ihr Team nicht wie geplant weitermachen. Wenn sich nicht schnell etwas ändert, verzögert sich das ganze Projekt. Hier sollte der Projektleiter einschreiten und genau untersuchen was los ist. Ggf. müssen hier andere Lieferanten gesucht oder Kundengespräche gesucht werden.
  4. Test nötig: Die Aufgabe ist kurz vor der Fertigstellung. Sie muss jedoch noch mal geprüft werden, bevor Sie an den Kunden geschickt oder abgeschlossen werden kann. Ggf. müssen nach dem Test nochmal etwas verbessert werden.
  5. Erledigt: Die Aufgabe ist komplett fertig und es muss nichts mehr daran gemacht werden.

Mit diesen fünf Aufgabenphasen können Sie jede Aufgabe und jedes Projekt sehr einfach strukturieren und überblicken. Unsere digitale To-do-Liste für Teams DASHDOJO enthält genau diese Aufgabenphasen.

Wenn Sie mit diesen Phasen arbeiten, wissen Sie und jeder aus dem Team genau, in welcher Phase sich die unterschiedlichen Aufgaben befinden und ob alles wie geplant läuft.

So könnte Ihre To-do-Listen-Vorlage aussehen:

  • 1. Aufgabe bis 01.01.2021 > Martin > In Arbeit
  • 2. Aufgabe bis 15.02.2021 > Beate > Test nötig
  • 3. Aufgabe bis 22.02.2021 > Gerd > Geplant

Obwohl Ihre To-do-Listen-Vorlage schon sehr gut ist, fehlen immer noch zwei wichtige Aspekte, die ich Ihnen gerne zeigen möchte.

Bei der klassischen To-do-Liste fehlt der neuste Stand.

Wenn Sie immer noch versuchen, Ihre Aufgaben mit einer To-do-Listen-Vorlage auf dem Papier oder eine Excel-Tabelle zu organisieren, die Sie lokal auf Ihrem Computer gespeichert haben, dann werden Sie scheitern.

Der Grund ist simpel: Ihr Team hat keinen direkten Zugriff auf die Liste und muss immer Sie als Projektleiter fragen, was der aktuelle Stand der Aufgaben ist. Ihr Team müsste außerdem jede neue Aufgabe oder jede Änderung an einem Aufgabenstatus über Sie ändern. Dies führt dazu, dass ihr Alltag daraus besteht, diese To-do-Listen-Vorlage aktuell zu halten und die Änderungen wieder mit dem Team zu teilen. Das ist reine Zeitverschwendung.

Deshalb benötigen Sie eine Online-To-do-Liste

Stattdessen sollten Sie eine Online-To-Do-Listen-Vorlage nutzen. Ein sogenanntes Online-Tool. Mit diesem Online-Tool können Sie die To-Do-Liste einfach online anlegen und jeder aus Ihrem Team kann auch von unterwegs diese To-do-Liste sehen und darauf zugreifen.

Ihr Team kann jederzeit den aktuellen Aufgabenstatus sehen, neue Aufgaben hinzufügen und sogar an andere delegieren oder entsprechende Timings anpassen, wenn es nötig ist. Falls Sie diese Aufgaben machen müssen, würden Sie sehr viel Zeit verschwenden. Überlassen Sie diese Arbeit Ihrem Team und weisen Sie es darauf hin, dass jeder einzelne dafür verantwortlich ist, seine Aufgaben aktuell zu halten.

Mit einem Online-Tool steigern Sie die Teamproduktivität enorm. Wenn Sie eine To-do-Listen-Software oder ein Online-Tool verwenden, sollten Sie jedoch auf einen Punkt ganz besonders achten.

Bei der klassischen To-do-Listen-Vorlage fehlt die Teamkommunikation.

Die größte Schwäche der klassischen To-do-Listen-Vorlage ist der fehlende Bereich für Teamkommunikation. Warum haben Sie die To-do-Liste erstellt und was ist der Sinn Ihrer To-do-Liste? In der Regel möchten Sie damit entweder Ihre eigene Produktivität oder die Zusammenarbeit im Team steigern. Behalten Sie Ihr Ziel im Blick und überlegen Sie sich, was der beste Weg ist, um dieses Ziel zu erreichen.

Teamkommunikation in einem Online-Tool bündeln

Eine klassische To-do-Liste hilft Ihnen nicht dabei, Ihr Ziel möglichst effektiv und effizient zu erreichen. Denn Sie springen im Team ständig zwischen E-Mails, Messenger, Telefonaten und To-Do-Liste hin und her. Es werden Absprachen gemacht, aber nirgendwo festgehalten. Es werden Dateien ausgetauscht, aber nirgendwo ordentlich gesammelt. Im Laufe des Projekts weiß dann niemand mehr, warum welche Entscheidung getroffen wurde oder wo der neuste Stand der Dateien liegt. Dies ist typisch für Teams, die versuchen, mit einer klassischen To-Do-Liste oder Tabelle zu arbeiten.

Sie verzetteln sich zwischen unterschiedlichen Kommunikationskanälen. Wenn Sie wirklich die Zusammenarbeit in Ihrem Team verbessern und perfektionieren wollen, sollten Sie in ein Online-Aufgabenmanagement-Tool oder Online-Projektmanagement-Tool investieren. Das muss nicht teuer sein. Doch die Produktivität Ihres Teams wird sich dadurch erheblich verbessern und Sie machen mehr Gewinn, weil Ihr Team die Projekte schneller umsetzen kann.

Das Online-Tool DASHDOJO kostenfrei testen

Unser Online-Projektmanagement-Tool DASHDOJO enthält To-Do-Liste, Teamkommunikation und Dateimanagement in einem Online-Tool. Sie und Ihr Team können alle projektrelevanten Informationen, Aufgaben und Dateien übersichtlich und einfach an einem Ort bündeln. Probieren Sie DASHDOJO einfach kostenfrei aus und überzeugen Sie sich selbst.

Blogartikel von

ARTUR NEUMANN

Artur Neumann ist Gründer von DASHDOJO und teilt hier Tipps in den Bereichen Projektmanagement, Vertrieb und Unternehmensführung.

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