Begehen Ihre Mitarbeiter diese 7 teuren Fehler?

Ihre Mitarbeiter begehen täglich teure Fehler, die Sie und Ihr Unternehmen viel Geld kosten. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Fehler das sind und wie Sie diese einfach beheben. Erkennen Sie sich hier wieder?

Die vorgestellten Beispiele haben unsere Kunden oder ich selbst erlebt, bevor wir das Projektmanagement-Tool DASHDOJO verwendeten …

1. Zettelwirtschaft

Wenn Ihre Mitarbeiter Aufgaben auf Zetteln notieren, kostet Sie das viel Geld. Dann dadurch werden bewusst oder unbewusst Aufgaben vorenthalten. Niemand aus dem Team weiß genau, woran der andere arbeitet.

25.000 Euro Schaden durch Zettelwirtschaft

Ihr Kunde Herr Müller möchte telefonisch eine Bestellung aufgeben. Ihre Mitarbeiterin Frau Kaufmann nimmt die Bestellung auf und notiert sich alle Details auf einen Zettel. Die ganze nächste Woche ist Frau Kaufmann zufällig krank und kommt nicht ins Unternehmen. Die Bestellung stand nur auf einem kleinen Zettel, aber kein anderer Mitarbeiter wusste davon. Während der Woche fällt der Zettel auf den Boden und die Putzfrau schmeißt ihn in den Müll.

Frau Kaufmann kommt nach dem Urlaub zurück und hat die Bestellung von Herr Müller schon längst vergessen. Nach vier Wochen ruft Herr Müller wütend an und und wundert sich, warum die Ware immer noch nicht geliefert wurde. Frau Kaufmann entschuldigt sich, aber es ist nichts mehr zu machen. Herr Müller wird nie wieder bei Ihrem Unternehmen bestellen.

25.000 Euro Auftragswert und ein treuer Kunde sind für immer verloren.

2. E-Mail-Wahnsinn

Wenn Ihre Mitarbeiter eine lange E-Mail schreiben und gleich mehrere Kollegen auf CC. setzen, verlieren Sie garantiert Geld. Denn wer will schon lange E-Mails lesen, in denen 90 % der Informationen überflüssig sind? Meist werden solche E-Mails einfach archiviert. Auch wenn 10 % der Informationen für den entsprechenden Mitarbeiter sogar relevant sein könnten. Wenn Ihre Mitarbeiter Aufgaben oder Projekte detailliert per E-Mail diskutieren, gehen Informationen verloren und niemand fühlt sich angesprochen. E-Mails sind kein Projektmanagement-Tool.

Diese E-Mail kostet ein Jahresgehalt

Ihr Vertriebsmitarbeiter Herr Fuchs war beim Kunden. Der Termin lief super. Danach schickt Herr Fuchs das 10 Seiten lange Protokoll per E-Mail-Anhang an das ganze Agenturteam in CC. Er möchte allen von seinem tollen Termin erzählen.

Er geht davon aus, dass jeder sich die Zeit nimmt, die E-Mail und das vollständige Protokoll zu lesen. Herr Fuchs glaubt, dass jeder von selbst weiß, was danach zu tun ist. Schließlich hat er den Leute ja alle wichtigen Informationen geschickt. Was jetzt genau die nächsten Schritte sind, weiß er nicht. Das soll jemand aus dem Team bestimmen.

Nachdem die E-Mail gesendet wurde, geht der E-Mail-Wahnsinn los. Die ersten Teammitglieder reagieren und stellen Rückfragen. Andere wundern sich, warum sie überhaupt in dieser E-Mail auf CC stehen. Gleich ist auch noch Mittagspause. Deshalb fragt ein Kollege gleich mal in der Runde im Verteiler, wer heute sonst noch beim Chinesen essen gehen will.

Im Minutentakt füllt sich Ihr E-Mail-Postfach und ab E-Mail Nummer zwölf ignorieren Sie und auch alle anderen im Team die komplette Diskussion genervt.

Nach sechs Wochen beruft Herr Fuchs ein Meeting mit dem ganzen Team ein. Er müsse „etwas Dringendes“ besprechen. Im Meeting ist er sauer darüber, dass die Projekte, die schon vor Wochen per E-Mail „gebrieft“ wurden, nicht fertig sind. Er habe doch alle wichtigen Infos geteilt. Keiner aus dem Team fühlt sich angesprochen.

3. Tabellenchaos

Wenn Mitarbeiter Excel-Tabellen nutzen, um Timings aktuell zu halten, bleibt niemand auf dem neusten Stand. Es funktioniert in der Praxis einfach nicht und jeder verliert den Überblick. Sie müssen ständig zwischen E-Mails und Tabellen hin- und herspringen. Informationen in Echtzeit sind unmöglich.

Excel-Projektmanagement ist Zeitverschwendung

Herr Huber ist Projektleiter in einem Maschinenbaubetrieb. Er arbeitet mit Tabellen, um einen Überblick über die Aufgaben, Zuständigkeiten, Timings und den aktuellen Status zu behalten. In seiner Excel-Liste stehen mittlerweile 800 Zeilen. Er dokumentiert darin sogar die überfälligen Aufgaben. Derzeit sind es 137 überfällige Aufgaben.

Es ist schwer, die Liste aktuell zu halten und zu pflegen. Der Projektleiter investiert dafür jeden Tag vier Stunden, weil er jeden Mitarbeiter einzeln nach dem neusten Stand fragen muss. Er muss außerdem schauen, ob er Neuigkeiten per E-Mail erhalten hat, die er dann wieder in die Liste einpflegt.

Jedes Mal, wenn er eine Zeile aktualisiert oder hinzufügt, muss er den oder die Zuständigen separat per E-Mail über das Update informieren. Danach legt er den neusten Stand wieder auf dem Server ab und schickt die Liste in die Runde. Sobald Herr Huber mit der Liste fertig ist, ist die Liste schon wieder veraltet. Informationen in Echtzeit sind unmöglich.

Projekte werden weiterhin per E-Mail diskutiert, weil das in Excel nicht möglich ist. Und so springen alle im Team ständig zwischen Excel- und E-Mails hin und her.

Beim letzten Status-Call mit dem Kunden war es mal wieder richtig peinlich. Herr Huber hat kurz vor dem Call seine Liste mit einem alten Status überschrieben und die komplette Liste war veraltet. Das passiert leider immer wieder. Ein ganzer Tag Arbeit ging deshalb verloren und er musste das Telefonat mit dem Kunden verschieben. Der Kunde hat sich schon mehrfach deshalb beschwert, aber Herr Huber weiß nicht, welches Tool er alternativ nutzen kann.

4. Der Datei-Friedhof

Wenn Mitarbeiter Dateien lokal speichern und wichtige Dateien ohne Struktur abgelegt werden, passieren schnell Fehler und Dateien werden versehentlich überschrieben. Ihre Mitarbeiter können außerdem nur lokal auf Projektdateien zugreifen. Ortsunabhängige Teamarbeit ist so unmöglich.

Falsches Dateimanagement kostet zwei Arbeitstage

Frau Rose ist Designerin in einer Werbeagentur. Sie leitet die Abteilung und arbeitet mit anderen Designern und Konzeptern an einer neuen Website für ein Pharma-Unternehmen. Bisher liegen die Dateien immer auf dem lokalen Server im Unternehmen. Doch die Ordner in jedem Projekt sind immer wieder anders strukturiert und keiner im Team hält sich an die korrekte Benennung der Dateien. Mal fehlen Ordner, mal das Datum, mal wird komplett vergessen, die Daten auf den Server zu laden.

Beim letzten Projekt gingen deshalb zwei Arbeitstage verloren.

Jemand aus dem Team hat versehentlich eine Datei falsch benannt und deshalb hat Frau Rose mit einer falschen Datei weitergearbeitet. Dort war die Website komplett anders aufgebaut, als eigentlich vom Kunden gewünscht.

Frau Rose wünscht sich einen Ort, an dem man nicht nur lokal im Büro, sondern ortsunabhängig auf alle Dateien zugreifen kann. Warum sieht man nicht automatisch, was die neuste Datei ist? So schwer kann das doch nicht sein!?

5. Unterschiedliche Kommunikationskanäle

Multitasking ist eine Lüge. Niemand kann gleichzeitig mehrere Dinge erledigen, ohne dabei Fehler zu machen. Obwohl diese Tatsache jeder versteht, verstreut fast jedes Unternehmen die Teamkommunikation auf unterschiedliche Kommunikationskanäle.

Die Suche nach der verlorenen Information

Frau Franke ist Geschäftsführerin eines Immobilienunternehmens und kennt das Problem. Den IT-Support erreicht sie am besten per E-Mail. Den Außendienst am besten per Telefon. Die Designer am besten per WhatsApp. Ihre Freelancer am besten per Telegram. Den Mitarbeitern im Büro ruft sie einfach Aufgaben zu, wenn sie etwas erledigen sollen.

Da sie unterschiedliche Kommunikationskanäle nutzt, verliert Frau Franke ständig den Überblick. Sie weiß nicht mehr genau, wem sie welche Aufgaben bis wann delegiert hat. Sie vergisst auch immer wieder wichtige Informationen. Wenn das nicht schon schlimm genug wäre: Ihrem Team geht es ganz genau so. Jeder im Team nutzt einfach ein Kommunikationsmedium, das ihm gerade im Moment am besten passt. Mal Zettel, E-Mail, Telefon, Messenger oder Meetings. Alle müssen lange suchen, bis sie wichtige Projektinformationen finden.

Es ist unmöglich bei so vielen Kanälen genau zu wissen, wer an welcher Aufgabe arbeitet.

Wenn Frau Franke oder Ihre Mitarbeiter wichtige Projektinformationen suchen, ist diese Suche so schwer wie die Suche nach Atlantis. Es beginnt eine Schatzsuche, die nicht immer ein glückliches Ende findet. Immer wieder verschwinden Informationen, Dateien und wichtige Hinweise wie im Bermuda Dreieck.

6. Meeting-Marathon

Die meisten Mitarbeiter sitzen häufiger in Meetings als auf ihrem Arbeitsplatz. Informationen, die leicht kompakt in wenigen Worten bei einem 1-zu-1-Gespräch zusammengefasst werden könnten, werden in zweistündigen Meetings diskutiert. Addiert man den Stundensatz aller Mitarbeiter, die im Meeting sitzen, verschwenden Unternehmen mindestens 20 % des Gehalts eines Mitarbeiters für unproduktive Meetings. Die meisten Meetings sind pure Geld- und Zeitverschwendung.

Jedes Meeting kostet 1.000 Euro

Herr Schlapp ist Projektleiter in einer Agentur und möchte mit dem Team den aktuellen Status für ein Projekt besprechen. Er setzt ein Meeting an und lädt alle ein, die am Projekt beteiligt sind. Insgesamt sind es sieben Personen: IT, Design, Beratung und Konzeption. Es gibt viel zu besprechen, also setzt er das Meeting für drei Stunden an.

Zuerst wird die Konzeption besprochen. Alle anderen sitzen währenddessen herum und unterhalten sich über private Themen. Dann spricht Herr Schlapp mit dem Design und prüft den aktuellen Status. Auch dieses Thema ist für die anderen Meeting-Teilnehmer irrelevant. Dann sprechen Beratung und IT, während die anderen nur darauf warten, dass das Meeting endlich vorbei ist. Obwohl das Meeting drei Stunden dauerte, waren gerade mal 20 Minuten pro Person relevant.

Zumindest hatten alle Meeting-Teilnehmer einen schönen Tag, weil es kostenlose Getränke, belegte Brötchen und Snacks auf Firmenkosten gab.

7. Anspannung & Dauerstress

Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter den Überblick verlieren und Projekte zu scheitern drohen, sind Sie automatisch gestresst. Gescheiterte Projekte sind nicht nur teuer, weil Sie Kunden verlieren oder draufzahlen müssen. Sie sind auch teuer, weil ein chaotisches, stressiges Arbeitsumfeld negative Auswirkungen auf die Produktivität und Qualität Ihrer Mitarbeiter hat. Gute Mitarbeiter werden Ihr Unternehmen verlassen oder die Motivation verlieren, weil es zu chaotisch läuft. Auch Ihre persönliche Gesundheit wird darunter leiden.

Dabei ist die Lösung für all diese Probleme einfacher als Sie vielleicht denken.

Wie Sie einfach diese 7 teuren Fehler lösen

Haben Sie sich und Ihre Mitarbeiter in einigen Bereichen wiedererkannt? Dann geht es Ihnen genauso wie den meisten Unternehmen. Die meisten Unternehmer sind exzellent in ihrem Fachgebiet, haben aber nur wenig Erfahrung im Projektmanagement.

Es ist nicht Ihre Schuld, dass es so läuft wie es läuft. Es ist aber Ihre Schuld, wenn Sie jetzt einige Fehler erkannt haben und nichts im Unternehmen verbessern oder ändern wollen. Denn die Konsequenzen all dieser teuren Fehler sind: weniger Überblick, verlorene Rechnungen, weniger Umsatz und weniger Gewinn, höhere Kosten, weniger Freiheit für Sie als Unternehmer und ein Leben im Dauerstress.

Fassen wir die 7 teuren Fehler erneut zusammen:

  1. Zettelwirtschaft
  2. E-Mail-Wahnsinn
  3. Tabellenchaos
  4. Der Datei-Friedhof
  5. Unterschiedliche Kommunikationskanäle
  6. Meeting-Marathon
  7. Anspannung & Dauerstress

Was können Sie jetzt tun, damit Sie mit einem Mal all diese Fehler beheben und Mitarbeiter in Zukunft effizienter und profitabler zusammenarbeiten können?

Die Lösung ist einfach: arbeiten Sie mit einem einfachen Projektmanagement-Tool und bündeln Sie die komplette Kommunikation und Arbeit Ihres Teams an einem Ort. Ein Projektmanagement-Tool ist ein Online-Tool, auf das jeder im Team mit seinen persönlichen Zugangsdaten zugreifen kann.

Dort findet jeder im Team alle Projekte, Aufgaben, Timings, Zuständigkeiten, Dateien, Projektinformationen und die komplette Teamkommunikation in Echtzeit.

DASHDOJO ist ein einfaches und günstiges Projektmanagement-Tool, mit dem jedes Team einfach starten kann. Sie können Ihr Team kostenfrei einladen und DASHDOJO kostenlos testen.


Die 10 Vorteile von DASHDOJO als Projektmanagement-Tool

  1. Mehr Überblick: Aufgaben, Status, Timings, Projekte, Dateien, Projektinformationen und Teamkommunikation an einem Ort bündeln und jederzeit den Überblick über das Tagesgeschäft behalten.
  2. Mehr Umsatz mit Neukunden und Bestandskunden: Nie wieder wichtige Aufträge, Leads und Kundenbestellungen vergessen. Jederzeit sehen, bei welchem Kunden Sie sich noch melden müssen und was der letzte Stand ist.
  3. Mehr Zeit und Gewinn: Verschwenden Sie weniger Zeit mit der Informationssuche und sparen Sie Zeit. Dadurch machen Sie mehr Gewinn.
  4. Weniger Stress: Wenn alles im Unternehmen chaotisch läuft, müssen Sie den ganzen Tag Feuerwehrmann oder Feuerwehrfrau spielen. Bringen Sie Ihr Unternehmen in ruhige Gewässer und behalten Sie leicht den Überblick. Wenn alle im Team ruhiger und fokussierter arbeiten, produzieren Sie bessere Ergebnisse.
  5. Bessere Mitarbeiter: Kein guter Mitarbeiter möchte bei einer chaotischen Truppe arbeiten. High Potentials sind anspruchsvoll und möchten gerne mit anderen, strukturierten Profis arbeiten. Die besten Mitarbeiter bekommen Sie nur, wenn Ihre derzeitigen Mitarbeiter strukturiert und professionell sind.
  6. Weniger Fehler: Wenn Informationen oder Dateien verloren gehen, passieren früher oder später immer teure Fehler.
  7. Remote-Work: Gerade in der heutigen Zeit ist ortsunabhängige Zusammenarbeit in Teams notwendige Voraussetzung. Mit einem Projektmanagement-Tool kann ihr Team von überall auf der Welt produktiv zusammenarbeiten. Ihre Mitarbeiter müssen nicht im Büro sein, sondern können sich ortsunabhängig von jedem Computer, Tablet oder Smartphone mit ihren Zugangsdaten in den Online-Arbeitsbereich einloggen. Dadurch haben sie jederzeit Zugriff auf alle Projektinformationen und Dateien.
  8. Informationen in Echtzeit: In einem Projektmanagement-Tool sieht Ihr Team alle Aufgaben und Zuständigkeiten in Echtzeit. Rückfragen sind überflüssig, weil alles sauber und strukturiert im Tool dokumentiert ist.
  9. Automatisierung: Mit DASHDOJO können Sie Routineaufgaben komplett automatisch delegieren und erledigen lassen. Erstellen Sie wiederkehrende Aufgaben oder delegieren Sie automatisch Aufgaben an bestimmte Mitarbeiter, nachdem ein spezifisches Ereignis geschehen ist. Beispiel: Ein Kunde kauft ein Produkt und vollautomatisch wird danach eine Aufgabe für Ihren Vertrieb, Ihre Buchhaltung oder Ihre Logistik angelegt. Das ist möglich, weil DASHDOJO Schnittstellen zu mehr als 3.000 Software-Tools anbietet. So können Sie Ihr Unternehmen einfach automatisieren.
  10. Einfache und schnelle Einarbeitung oder Umstellung: Sie können weiter grübeln und nachdenken. Doch der Schritt zu mehr Zeit, Gewinn, Produktivität und Freiheit ist einfach. Wir haben DASHDOJO bewusst so einfach gestaltet, dass Sie und Ihr Team sich in wenigen Minuten einarbeiten können. Auch die Umstellung auf DASHDOJO funktioniert in wenigen Minuten. Wir helfen Ihnen gerne dabei und geben Ihnen sogar eine Einführung.

Rechenbeispiel: Ab wann lohnt sich DASHDOJO?

Wenn Sie diesen Beitrag gelesen und Ihre Mitarbeiter einen oder mehrere dieser hier aufgelisteten Fehler begehen, lohnt sich ein Projektmanagement-Tool garantiert für Sie. Ich möchte Ihnen dazu einige Beispiele machen.

Unser Projektmanagement-Tool DASHDOJO kostet einen Fixpreis pro Monat für Ihr gesamtes Unternehmen. Ganz egal, wie viele Mitarbeiter Sie haben. Ihr Team, Ihre Freelancer und auch Ihre Kunden zahlen nichts, sondern für sie ist es immer kostenlos.

Sie können in DASHDOJO so viele Aufgaben, Projekte, Anleitungen, Mitarbeiter, Freelancer, Kunden oder Deals anlegen wie Sie möchten. Sie erhalten außerdem 500 Gigabyte Speicherplatz für Ihre Dateien und Dokumente, die Sie direkt in DASHDOJO hochladen können.

Sie können alle Funktionen in DASHDOJO uneingeschränkt nutzen. Es gibt nur einen Tarif, der sich nicht verändert, egal wie groß Ihr Unternehmen später wird.

Beantworten Sie für sich diese Fragen:

Wie viel ist es Ihnen wert, …

  • Wenn Sie mindestes einen zusätzlichen Kunden pro Monat gewinnen?
  • Wenn Sie mindestes einen neuen Auftrag mehr pro Monat erhalten?
  • Wenn Sie mindestes eine Rechnung mehr an einen Kunden pro Monat stellen können?
  • Wenn mindestes ein Projekt pro Monat 20 % profitabler ist?
  • Wenn Sie mindestes eine Zahlung mehr von Kunden erhalten?
  • Wenn Ihr Vertriebsmitarbeiter in jedem Gespräch besser vorbereitet ist?
  • Wenn Ihre Mitarbeiter gerne zur Arbeit kommen, weil alles strukturiert läuft?
  • Wenn Ihre Mitarbeiter ein Meeting pro Woche weniger machen müssen, weil Sie bereits den kompletten Überblick haben?
  • Wenn Ihre Mitarbeiter täglich 60 Minuten sparen, weil Sie Informationen nicht mehr mühsam zusammensuchen müssen?

Kurz gesagt:

DASHDOJO lohnt sich für jedes Unternehmen. Die Kosten refinanzieren sich bereits am ersten Tag nach dem Einsatz.

So führen Sie das Projektmanagement-Tool ein

Wenn sie den Beitrag bis hier gelesen haben, kennen Sie bereits die Vorteile und den Nutzen von DASHDOJO. Falls Sie sich gerade überlegen, was der einfachste Weg ist, um so ein Tool in Ihrem Unternehmen zu etablieren, gebe ich Ihnen gerne folgende Empfehlungen:

1. DASHDOJO ist extrem einfach und intuitiv.

Wir haben das Projektmanagement-Tool bewusst so übersichtlich gehalten, das jeder im Team es schnell und leicht in wenigen Minuten erlernen kann. Nachdem Sie oder Ihre Mitarbeiter unsere Anleitung oder unser Vorstellungsvideo gesehen, haben, kann jeder es sofort bedienen. Auch die Umstellung dauert nur wenige Minuten.

2. Definieren Sie einen DASHDOJO Projektleiter.

Jedes Unternehmen benötigt einen Projektleiter. Auch die Einführung einer Software ist ein Projekt, das gesteuert werden muss. Sie können nur von den Vorteilen profitieren, wenn jemand aus Ihrem Team das Projekt steuert und führt. Diese Person sollte sich die Anleitung für DASHDOJO anschauen und das Tool selbstständig ausprobieren.

Sobald die Person mit DASHDOJO vertraut ist, sollte Ihr DASHDOJO Projektleiter Ihnen als Geschäftsführer das Tool vorstellen. Danach können Sie schrittweise Mitarbeiter aus Ihrem Team in DASHDOJO einladen und ein Testprojekt machen. Wenn Ihr Testteam sich mit dem Tool vertraut gemacht hat, können Sie immer mehr Mitarbeiter einladen und nach und nach komplett umsteigen.

3. Kostenfreie Schulung

Wir bieten derzeit noch allen Kunden, die DASHDOJO ein Jahr im Voraus buchen eine kostenfreie Schulung für Ihre Mitarbeiter an. Ich persönlich nehme mir zwei Stunden Zeit, um alle Fragen Ihres Teams in einer Videokonferenz zu beantworten. Sie können DASHDOJO testen und danach entscheiden.

Ab wann sollten Sie auf DASHDOJO umsteigen?

Wenn Sie mit der Produktivität Ihres Teams unzufrieden sind und wissen, dass Sie viel Potenzial vergeuden, sollten Sie noch heute DASHDOJO testen und Ihr Unternehmen in Zukunft noch produktiver führen.

An jedem Tag, an dem Mitarbeiter die anfangs erwähnten Fehler begehen, vergeuden Sie viel Geld, Zeit und Freiheit. Erleichtern Sie Ihr Leben und steigern Sie Ihren Gewinn, indem Sie jetzt DASHDOJO testen.

Bei Fragen sind wir jederzeit gerne für Sie da. Auch telefonisch. Wir helfen Ihnen gerne bei der erfolgreichen Umsetzung / Umstellung.

Blogartikel von

ARTUR NEUMANN

Artur Neumann ist Gründer von DASHDOJO und teilt hier Tipps in den Bereichen Projektmanagement, Vertrieb und Unternehmensführung.

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