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So schaden E-Mails Ihrem Unternehmen (7 Gründe)

Die meisten Unternehmen organisieren das Tagesgeschäft mit E-Mails. Doch wahrscheinlich haben Sie auch schon bemerkt, dass dies nicht gut genug ist. Immer wieder gehen wichtige Aufgaben, Termine oder Dateien verloren – oder es passieren teure Fehler. Es gibt einen besseren Weg.

Die 7 größten Probleme von E-Mails

1. Überflüssige E-Mails in CC.

Andere Leute nehmen Sie auf CC und Sie müssen zuerst die gesamte (meist lange) E-Mail lesen, nur um danach festzustellen, dass die E-Mail komplett überflüssig war. So etwas passiert häufig mehrfach pro Tag. Dadurch verlieren Sie den Fokus und wertvolle Zeit.

2. Diskussionen sind in mehreren E-Mails verstreut.

Je länger E-Mail-Diskussionen sind, desto verstreuter sind die Informationen. Meist müssen Sie mehrere E-Mails zusammensuchen, um alle relevanten Informationen zu finden. Die Informationen sind alle da, aber einfach schlecht sortiert.

3. Unklare Betreffzeilen.

Betreffzeilen von E-Mails beschreiben selten, worum es in der E-Mail geht. Irgendwann steht vorne nur noch „Re: Re: Re: Re: Re:“. Es ist sehr mühsam, wichtige Informationen in so langen E-Mail-Diskussionen zu finden.

4. E-Mail-Anhänge sind schwer zu finden.

Fast niemand benennt E-Mail-Anhänge klar und deutlich. Meist heißen die Dateien: „Bild.jpg“, „Text.doc“ oder „Scan.pdf“. Wie soll man hier jemals eine Datei wiederfinden?

5. Sie benötigen zusätzlich noch eine Tabelle.

Wenn Sie Aufgaben per E-Mail delegieren, müssen Sie parallel noch eine Tabelle oder Statusliste erstellen, um alle Aufgaben, Zuständigkeiten, Status und Liefertermine zu notieren. Wenn Sie eine neue E-Mail erhalten, müssen Sie die Tabelle wieder aktualisieren und im Team teilen. Ich erinnere mich noch gut daran, wie ich täglich 3 DIN A3 Seiten ausgedruckt habe, um die aktuellen Projekte im Team zu besprechen, weil wir keine bessere Lösung hatten.

6. E-Mails machen doppelte Arbeit.

Alle besprochenen Informationen und Neuigkeiten aus Meetings oder Telefonkonferenzen, müssen Sie danach nochmal zusammenfassen und dann den relevanten Personen übermitteln. Oder Sie machen schon wieder ein Meeting oder eine Videokonferenz, was wieder Zeit kostet. Sie machen sich doppelte Arbeit und Ihr Team muss Informationen lesen/sehen, die teilweise überflüssig sind.

7. Sie können E-Mails nicht zurückrufen.

Wenn Sie eine wütende E-Mail versehentlich an einen Kunden schicken, statt an Ihr Team, beendet der Kunde ziemlich sicher die Zusammenarbeit. Sie können Ihre E-Mail nicht zurückrufen. Ich kenne eine Projektleiterin, der genau das passiert ist. Das Unternehmen, in dem sie arbeitete, verlor daraufhin 5 Millionen Euro pro Jahr und die Projektleiterin verlor ihren Job. Alles nur, weil sie versehentlich die falsche Person in CC nahm.

Wie teuer sind E-Mails in Ihrem Unternehmen?

Haben Sie sich in den oben genannten Punkten wiedererkannt? Dann können Sie sich vielleicht vorstellen, welchen großen Schaden E-Mails in Ihrem Unternehmen jeden Tag verursachen.

E-Mails sind das falsche Werkzeug für die Organisation im Tagesgeschäft.

Sie und Ihr Team begehen teure Fehler, verschwenden viel Zeit und somit auch viel Geld. Ein Großteil des Gehalts, dass Sie für Ihre Mitarbeiter zahlen, wird für die Suche von Informationen in etlichen E-Mails vergeudet.

Wenn Sie dieses Problem in den Griff kriegen, könnte Ihr Team Ziele schneller erreichen und das Tagesgeschäft effizienter bewältigen. Sie könnten mit weniger Mitarbeitern, mehr Umsatz machen. Doch …

Wie können Sie dieses Problem lösen?

Reduzieren Sie Ihre E-Mail-Flut und behalten Sie einfacher den Überblick, indem Sie Ihre Kommunikation zentralisieren. In DASHDOJO können Sie alle Gespräche und Diskussionen im Team oder mit Kunden übersichtlich gliedern und alles ist genau da, wo es hingehört.

Mit DASHDOJO können Sie interne E-Mails in Ihrem Unternehmen vollständig ersetzen.

Doch nicht nur das. DASHDOJO ist die Komplettlösung für effiziente Teamarbeit. Auch wenn Sie an mehreren Standorten miteinander arbeiten oder nicht alle gleichzeitig im Büro sind.

  1. Gemeinsam produktiver arbeiten: Laden Sie Ihr Team und sogar Ihre Kunden in Ihren Online-Arbeitsbereich bei DASHDOJO ein.
  2. Aufgaben in Projekte gliedern: In jedem Projekt liegen dann alle Diskussionen, To-dos, Dateien und alle wichtigen Informationen, die Sie zur erfolgreichen Umsetzung eines Projekts benötigen.
  3. Zugriffsrechte steuern: Entscheiden Sie, wer aus Ihrem Team oder welcher Kunde auf Zugriff ein Projekt hat.
  4. E-Mails an DASHDOJO weiterleiten: Leiten Sie wichtige E-Mails von Ihrem Postfach an DASHDOJO weiter. Die E-Mails werden dann automatisch dem entsprechenden Projekt zugeordnet. So können Sie beispielsweise wichtige E-Mails von Kunden im Team besprechen und danach antworten.
  5. Kommunikation und To-dos an einem Ort: In DASHDOJO sehen Sie jederzeit genau, woran Ihr Team arbeitet und was der neuste Stand ist. Sie benötigen keine zusätzlichen Tabellen, Zettel oder Tools mehr und können an einem Ort produktiv arbeiten. Alle bleiben auf dem neusten Stand.

Ihre zwei Möglichkeiten

  1. Entweder vergeuden Sie und Ihr Team weiterhin Zeit und Geld, weil alles in E-Mails verstreut ist.
  2. Oder Sie bündeln Ihre Kommunikation an einem übersichtlichen Ort und steigern Ihre Effizienz.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Flut reduzieren, Ihre Produktivität steigern und die Übersichtlichkeit im Tagesgeschäft verbessern möchten, können Sie DASHDOJO hier kostenlos testen.

Blogartikel von

ARTUR NEUMANN

Artur Neumann ist Gründer von DASHDOJO und teilt hier Tipps in den Bereichen Projektmanagement, Vertrieb und Unternehmensführung.