Projektplan & Projektplaner mit Excel (inkl. kostenloser Vorlage)

Sie suchen einen fertigen Projektplan oder Projektplaner für Excel? Dann können Sie sich hier die fertige Vorlage von uns kostenfrei herunterladen. Die Frage lautet jedoch? Ist Excel für Projektpläne, als Projektplaner oder für als Projektmanagement-Tool überhaupt geeignet?

Projektplan und Projektplaner mit Excel erstellen

Wenn Sie Ihre Aufgaben, Projekte und Timings einfach überblicken wollen, greifen viele Leute zuerst einmal zu Microsoft Excel. Dieses Programm kennt so gut wie jeder und daher ist es der erste Versucht, um einen Projektplan zu erstellen.

In der Regel benötigt ein Projektplan oder Projektplaner in Excel folgende Informationen:

  1. Aufgabenersteller: Wer hat die Aufgabe erstellt?
  2. Aufgabenname: Um welche Aufgabe handelt es sich?
  3. Projektname: Zu welchem Projekt gehört die Aufgabe?
  4. Verantwortlicher für die Aufgabe: Wer muss die Aufgabe erledigen?
  5. Startdatum der Aufgabe: Wann beginnt die Arbeit an der Aufgabe?
  6. Liefertermin für die Aufgabe: Bis wann muss die Aufgabe fertig sein?
  7. Aufgabenstatus: In welcher Phase befindet sich die Aufgabe?
  8. Ein Feld für Kommentare: Welche wichtigen Anmerkungen muss man beachten.

Die acht Felder sind relevant, wenn Sie einen einfachen und effektiven Projektplaner in Excel erstellen wollen. In der von uns zur Verfügung gestellten Vorlage erhalten Sie Excel-Tabellen mit genau diesen Attributen. Schauen wir uns nun die Vorteile und die Nachteile von Excel als Projektmanagement-Tool an.

Projektplan und Projektplaner mit Excel erstellen: Die Vorteile

Fast jeder hat schon man Microsoft Excel benutzt und weiß grob wie das Tool funktioniert. Sobald Stift und Papier also nicht mehr ausreichen, um Projekte zu planen und den Überblick über alle Aufgaben zu behalten, greifen Unternehmer oder Führungskräfte zuerst einmal zu Microsoft Excel. Für den Anfang ist das auch ausreichend und Sie können damit grob den Überblick behalten. Irgendwann wird jedoch auch Excel zu komplex. Spätestens dann, wenn Sie mit mehreren Teammitgliedern arbeiten und mit gleichzeitig an mehreren Projekten kollaborieren wollen.

Projektplan und Projektplaner mit Excel erstellen: Die Nachteile

Auch wenn Excel für den Anfang ein einfacher Weg ist, um mit einem Projektplan zu starten, hat es jedoch auch viele Nachteile. Sobald Sie mit mehreren Menschen zusammenarbeiten, müssen Sie konstant die Excel-Dateien in der Runde verschicken oder manuell irgendwo hochladen. Wenn jemand versehentlich eine alte Datei bearbeitet oder die falsche Datei hochlädt, sind Fehler vorprogrammiert und wichtige Informationen gehen verloren. Wenn Sie gerade nicht im Büro sind und Ihre Aufgaben im Homeoffice oder auf Reisen organisieren wollen, dann funktioniert das nicht. Schließlich müssten Sie dann immer einen USB-Stick mit der neuesten Excel-Datei mitnehmen, was extrem ärgerlich ist.

Ein weiterer Nachteil ist, dass Sie Aufgaben in Excel nur manuell delegieren können. Nehmen wir an, Sie möchten eine Aufgabe an einen Mitarbeiter delegieren. In der Regel schreiben Sie ihm dafür eine E-Mail oder Nachricht. Danach müssen Sie manuell die Aufgabe in Excel eintragen, nach Absprache des Timings mit dem Mitarbeiter dieses Timing in die Excel-Liste eintragen und dann die Excel-Liste hochladen. Wenn das Timing sich ändert, müssen Sie den neuesten Stand der Excel-Liste herunterladen, das Timing ändern und dann wieder die Excel-Liste hochladen. Diese Arbeit ist enorme Zeitverschwendung und führt zu vielen Fehlern.

Wenn Sie Excel als Projektplan oder Projektplaner nutzen wollen, gibt es einen weiteren Nachteil. Sie haben in Excel keine Möglichkeit, Aufgaben im Team zu besprechen oder zu diskutieren. Sondern Sie müssen einerseits Excel als Projektmanagement-Tool nehmen und zusätzlich noch einen weiteren Kommunikationskanal wie beispielsweise E-Mails verwenden. Dies bedeutet, dass sie im ohnehin schon stressigen Arbeitsalltag mehrere Tools verwenden müssen. Je mehr Kommunikationskanäle Sie nutzen, desto komplexer und verwirrender wird es. Auf diese Art und Weise der ineffektiven Zusammenarbeit gehen wichtige Informationen schnell verloren.

Projektplan oder Projektplaner: Was ist besser als Excel?

Wenn Sie aktuell noch all Ihre Aufgaben, Projekte und Timings mit Excel verwalten, haben Sie sicherlich schon gemerkt, dass diese Arbeitsweise ineffizient ist. Excel wurde damals entwickelt, um Tabellen darzustellen und Zahlen zu berechnen. Excel ist kein Aufgabenmanagement-Tool oder Projektmanagement-Tool. Mittlerweile gibt es einen einfacheren Weg, um Projekte und Aufgaben effizient im Team zu planen.

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  4. Sie und Ihr Team können Beschreibungen, Dateien, Dokumente oder Bilder zu jedem Projekt und jeder Aufgabe hinterlegen.
  5. Und sogar über Projekte und Aufgaben direkt im Aufgabenmanagement-Tool DASHDOJO diskutieren.
  6. Alle Teammitglieder haben in Echtzeit Zugriff auf alle neusten Updates, Dateien und Informationen an einem Ort.
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Da DASHDOJO bewusst sehr einfach und übersichtlich gehalten ist, wird Ihnen und Ihrem Team der Umstieg von Excel auf DASHDOJO sehr leicht fallen. Sie werden DASHDOJO intuitiv in wenigen Minuten verstehen. Wenn Sie also genug von Tabellenchaos und E-Mail-Wahnsinn haben und einen modernen und effizienten Weg suchen, um all Ihre Aufgaben, Projekte und Timings im Blick zu behalten, sollten Sie DASHDOJO jetzt hier testen:

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Blogartikel von

ARTUR NEUMANN

Artur Neumann ist Gründer von DASHDOJO und teilt hier Tipps in den Bereichen Projektmanagement, Vertrieb und Unternehmensführung.

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