projektplan erstellen

Projektplan erstellen in 6 einfachen Schritten (Fehler vermeiden)

Sie möchten einen Projektplan für eines oder mehrere Projekte erstellen? In Excel oder einem Projektmanagement Tool? Sie wissen jedoch nicht genau, wie Sie am besten mit der Erstellung Ihres Projektplans beginnen sollen? Dann erhalten Sie in diesem Beitrag die genau Anleitung, wie es funktioniert.

Wer erstellt den Projektplan?

In der Regel erstellt ein Projektleiter oder Projektmanager den Projektplan zuerst alleine. Danach spricht er dann die verschiedenen Projektphasen mit den unterschiedlichen Stakeholdern bzw. Projektbeteiligten ab. Nur selten kann ein Projektleiter die einzelnen Arbeitsschritte komplett alleine planen. Das liegt einerseits daran, dass er einfach nicht alle Arbeitsschritte und deren Umfang kennt. Andererseits weiß der Projektleiter auch nicht, ob das Projektteam ggf. noch durch andere Projekte, Urlaubszeiten, Freigabephasen, Sicherheitsprüfungen anders eingespannt ist. Sie sollten jeden Projektplan daher immer mit allen Projektbeteiligten absprechen, bevor Sie Ihren erstellten Projektplan einem Kunden präsentieren.

Es wäre sehr peinlich und teuer, wenn Sie dem Kunden ein Timing versprechen, dass Sie nicht einhalten können. Und dass nur, weil Sie bestimmte Arbeitsschritte nicht bedacht haben. Dies ist zerstört nicht nur das Vertrauen zwischen Projektleiter und Auftraggeber, sondern kann unter Umständen sogar teuer für die Projektleiter werden.

Warum Sie Projektpläne niemals alleine erstellen sollten

Nehmen wir beispielsweise an, Sie sind ein Projektleiter in einer Agentur und wollen dem Kunden einen Website-Relaunch in 3 Monaten verkaufen. Der Kunde plant daraufhin eine große Media-Kampagne, bucht Werbeplätze und bereitet sich auf den Launch der neuen Website vor. Sie als Projektleiter haben sich jedoch nicht mit Ihrem Team abgesprochen und merken während des Projekts, dass die Softwareentwicklung doch einen Monat länger als geplant dauert. Für den Kunden kann so unter Umständen ein großer Schaden entstehen, den Sie als Agentur ggf. ausgleichen müssen.

Achten Sie also bei der Erstellung Ihres Projektplans immer darauf, alle Beteiligten ins Boot zu holen und den Projektplan auch detailliert mit Ihrem Kunden zu besprechen. Weisen Sie den Kunden auch auf mögliche Gefahren und Risiken hin. Er wird Ihnen garantiert mit noch mehr Vertrauen für zukünftige Projekte danken.

Warum wollen Sie den Projektplan erstellen?

Bevor Sie damit beginnen, den Projektplan zu erstellen, sollten Sie Ihr Ziel kennen. Warum möchten Sie den Projektplan erstellen? Nutzen Sie den Projektplan später für die Umsetzung des Projekts? Soll der Projektplan einem Kunden präsentiert werden? Benötigt Ihr Team eine Übersicht über die wichtigsten Meilensteine? Warum wollen Sie den Projektplan erstellen?

Sie sollten den Zweck des Projektplans bei der Erstellung zwingend berücksichtigen. Ansonsten machen Sie sich viel Arbeit, die überflüssig ist. Gerade Projektmanagement-Anfänger neigen häufig dazu, Projektpläne viel zu detailliert zu machen. Die Erstellung solch detaillierter Projektpläne kostet sehr viel Zeit und solche detaillierten Projektpläne sind im Tagesgeschäft vollkommen überflüssig.

Während des Projekt ändern sich ständig Anforderungen und Timings oder es passieren unvorhersehbare Ereignisse. Dadurch ist jeder Projektplan bereits kurz nach der Fertigstellung schon wieder veraltetet und nicht mehr aktuell. Wenn Sie extrem detaillierte Projektpläne immer aktuell halten wollen, vergeuden Sie sehr viel Zeit mit überflüssigen Aufgaben.

Projektplan erstellen und den fertigen Zustand definieren

Bevor Sie den Projektplan erstellen, sollten Sie mit den Auftraggebern und ggf. weiteren Stakeholdern/Projektbeteiligten genau definieren, wann das Projekt fertig und abgeschlossen ist. Nur wenn Sie Ihr Ziel klar vor Augen und schriftlich festgehalten haben, können Sie auch einen konkrete Plan entwickeln, um das Projekt umzusetzen.

Die Projektziel-Definition variiert je nach Branche und Projekt. Bei IT-Projekten wird vorher ein Lastenheft bzw. Pflichtenheft freigegeben. Bei Media- oder Marketingprojekten ein bestimmter Mediaplan oder konkrete Deliverables, die Sie als Agentur liefern müssen. Im Baubereich liegt Ihnen vielleicht bereits Bauplan vor und nach der Umsetzung muss das Objekt ggf. von einem Bauleiter oder Gutachter freigegeben werden.

In der Regel wurde vor der Erstellung des Projektplans auch schon ein Angebot vom Kunden freigegeben. Achten Sie unbedingt darauf, das im freigegebenen Angebot genau beschrieben ist, was Sie im Projekt leisten und wann das Projekt fertig ist.

So vermeiden Sie Scope Creep

Im Angebot sollten entweder die Deliverables beschrieben werden oder das Ihre Dienstleistung eine bestimmte Laufzeit haben und zu einem bestimmten Zeitpunkt enden. Ansonsten besteht das Risiko, dass Sie am Ende mehr leisten müssen, als Sie ursprünglich kalkuliert haben (Fachbegriff: „Scope Creep“). Dies ist nicht nur sehr ärgerlich, sondern führt auch dazu, dass Ihre Projekte unprofitabel werden. Wenn Sie ursprünglich 1.000 Arbeitsstunden kalkuliert haben, aber am Ende 1.200 Stunden leisten müssen, verlieren Sie viel Geld. Vor allem, wenn Sie beispielsweise mit freien Mitarbeitern arbeiten, die Sie auf Stundenbasis bezahlen.

Bevor Sie mit der Erstellung eines Projektplans beginnen, sollten Sie genau den Umfang oder Scope des Projekts mit dem Auftraggeber abgestimmt haben. Ansonsten ergibt es keinen Sinn, mit der Planung des Projekts zu starten.

Der beste Weg, um den Projektplan zu erstellen

Nachdem Sie genau den Umfang Ihres Projekts definiert haben und wissen, für wen Sie den Projektplan erstellen, können Sie mit der Planung beginnen. Es gibt Tausende Vorgehensweisen, die am Ende zu einem erfolgreichen Projektplan führen können.

Je nachdem, in welcher Branche Sie sich befinden, müssen Sie jedoch kurzfristiger oder langfristiger planen. Je länger Sie in die Zukunft planen müssen, desto weniger detailliert sollten die einzelnen Phasen geplant sein. Warum? Es macht einfach keinen Sinn, jeden kleinen Teilschritt, eng getaktet auf den Tag genau festzulegen. Dies ist viel Arbeit und nachdem Ihr Plan fertig ist, müssen Sie den kompletten Plan wieder aktualisieren, weil er veraltet ist und sich Änderungen ergeben haben.

Wie Sie einen Projektplan für ein kleines oder kurzfristiges Projekt erstellen, können Sie ruhig detaillierter planen. Vor allem, wenn es hier auf tagesgenaue Aktionen ankommt.

Projektplan erstellen: Meilensteine, statt Detailplanung

Aus Erfahrung hat sich jedoch die Planung mit Meilensteinen bewährt.

Statt einen extrem detaillierten Projektplan mit tollen Grafiken und theoretischen Timings zu erstellen, die später nichts mit der Realität zu tun haben, aber deren Erstellung viel Zeit in Anspruch nimmt, sollten Sie praktisch denken.

Überlegen Sie entweder alleine, mit ihrem Kunden oder mit ihrem Team was die wirklich wichtigen Meilensteine in Ihrem Projekt sind und welche wichtigen Timings sie zwingend einhalten müssen. Häufig sind dies weniger als 10 Termine pro Projekt.

Diese maximal 10 Termine lassen sich viel übersichtlicher planen, sortieren und bearbeiten, als ein gigantischer Projektplan mit hundert oder mehr Zeilen. Bleiben Sie praxisorientiert und überlegen Sie sich bei der Erstellung des Projektplans wirklich, welcher Detailgrad nötig ist. Natürlich können Sie auch ein Gantt-Diagramm nach der klassischen Projektmanagement-Methode erstellen, doch dies hat selten etwas mit der Realität zu tun.

So haben Sie schon mal einen guten Überblick darüber, welche Meilensteine zwingend erreicht werden müssen, um das Projekt erfolgreich zu machen. Nachdem Sie die Meilensteine kennen, sollten Sie die Meilensteine benennen und beschreiben.

Unter welchen Umständen wurden die Meilensteine erfolgreich erreicht? Was genau muss bis dahin erledigt werden?

Mit welchem Tool sollten man den Projektplan erstellen? Excel?

Mit welchem Tool Sie Ihren Projektplan erstellen sollten, liegt ganz an Ihnen. Es kann hilfreich sein, den ersten Projektplan für sich selbst in Excel zu erstellen, um einmal den Umfang eines größeren Projekts zu fassen. Im Tagesgeschäft ist Excel allerdings zu langsam und umständlich.

Die Aktualisierung von Excel-Listen nimmt für Projektleiter sehr viel Zeit in Anspruch, die Sie besser in die Umsetzung und Steuerung des Projekts investieren sollten.

Stattdessen sollten Sie die Meilensteine in ein einfaches Projektmanagement-Tool am besten ein Online-Tool einpflegen. In unserem Projektmanagement-Tool DASHDOJO können Sie ganz bequem und übersichtlich alle Meilensteine für Ihr Projekt anlegen und einpflegen. So hat jeder aus Ihrem Team die Meilensteine im Blick.

Für die Erstellung Ihres Projektplans in Excel, erhalten Sie hier eine kostenlose Vorlage für Ihren Projektplan.

Was muss alles in einen Projektplan?

Fragen Sie sich auch, was in Ihren Projektplan muss? Die Antwort ist ganz einfach. Besprechen Sie einfach mit Ihrem Auftraggeber, was ihm wichtig ist und fügen Sie die gewünschten Elemente in Ihrem Projektplan ein. Es kommt stark auf die Branche und das Projekt an, was alles in Ihren Projektplan muss. Sparen Sie sich Zeit und sprechen Sie direkt mit den Beteiligten, statt zu grübeln und sich überflüssige Arbeit zu machen, weil Sie den Plan zu umfangreich machen.

Projektplan erstellen und mit Ihrem Team teilen

Wie anfangs in diesem Blogbeitrag schon erwähnt, sollten Sie den erstellten Projektplan und alle Meilensteine zwingend mit dem Projektteam besprechen. So stellen Sie sicher, dass der Projektplan, den Sie erstellt haben, auch wirklich realistisch ist.

Den erstellten Projektplan mit dem Kunden besprechen

Ein Projekt ist immer nur dann erfolgreich, wenn Sie transparent mit allen Projektbeteiligten arbeiten. Versprechen Sie niemals Timings oder Meilensteine, die Sie nicht unter Berücksichtigung aller Risiken einhalten können. Ich empfehle außerdem, dass sie jedes Timing nochmal um 20 % nach hinten verschieben, wenn Sie wirklich sichergehen wollen. Nehmen wir an, eine Projektphase dauert 10 Tage. Dann sollten Sie 12 Tage dafür kalkulieren. Wenn die Softwareentwicklung 30 Tage dauert, sollten Sie 36 Tage kalkulieren. Wenn das Design 14 Tage dauert, planen Sie noch 3 weitere Tage zu Sicherheit ein.

Als Projektleiter und Unternehmen sollten Sie Ihre Versprechen immer halten. Wenn Sie einem Kunden versprechen, dass das Projekt am Freitag um 15 Uhr fertig ist, sollten Sie das Arbeitsergebnis nicht um 15.01 Uhr liefern. Mit Verspätungen und geplatzten Versprechen zerstören Sie in Sekunden das Vertrauen, das Ihnen Ihr Kunde entgegenbringt.

Gerade wenn Sie Dienstleister sind, kaufen Kunden nicht Ihre Dienstleistung, sondern Sie kaufen VERTRAUEN, dass Sie die Dienstleistung liefern können. Dieser Unterschied ist enorm wichtig. Wenn Sie durch falsche Versprechen das Vertrauen zum Kunden zerstören, wird der Kunde zurecht an Ihnen und Ihrer Kompetenz zweifeln und Sie in Zukunft nicht mehr beauftragen.

Warum viele Projekte scheitern und was Sie dagegen tun können

Viele Projektleiter machen sich sehr viel Arbeit damit, Projektpläne zu erstellen. Trotzdem scheitern sehr viele Projekte und werden nicht pünktlich fertig. Nur zwei bis drei Prozent aller Projekte werden wie geplant realisiert. Warum ist das so?

Ein häufiger Grund ist, dass Projektleiter sich von Ihren Kunden oder Auftraggebern überreden lassen. Projektleiter versuchen häufig, dem Kunden entgegenzukommen und schaufeln sich dadurch ihr eigenes Grab.

Ein Projektleiter erstellt einen Projektplan und präsentiert den Projektplan dem Auftraggeber oder Kunden. Der Kunde ist verärgert und wundert sich darüber, dass das Projekt so lange dauert. Er will, dass das Projekt schneller realisiert wird. Der Kunde verhandelt mit dem Projektleiter und will das Timing verkürzen.

Doch es ist unmöglich einen Plan zu verkürzen. Achten Sie immer auf das magische Dreieck im Projektmanagement. Dinge dauer so lange wie sie dauern. Es gibt nur zwei Wege, um einen solide erstellten Projektplan zu verändern und damit ein Projekt schneller zu realisieren: Entweder muss man die Kosten erhöhen und mehr Personal erstellen oder man reduziert die Leistung und den Umfang des Projekts. Doch weder die eine Option noch die andere sind immer möglich.

Zwei Beispiele, warum Projekte scheitern, obwohl Sie einen Projektplan erstellen

Ein Beispiel: Kurzfristig 10 neue IT-Mitarbeiter einzustellen, die den Website-Relaunch beschleunigen sollen, bringt selten etwas, da die Mitarbeiter sich noch nicht mit dem Projekt auskennen und ggf. auch nicht gleichzeitig an unterschiedlichen Komponenten arbeiten können. Wahrscheinlich würde das auch den Budgetrahmen des Auftraggebers sprengen.

Bei Immobilienprojekten ergibt es beispielsweise auch keine Möglichkeit, den Umfang des maßgeblich Projekts zu reduzieren. Schließlich können Sie bei einem geplanten Hochhaus mit 20 Etagen nicht einfach 10 Etagen weglassen.

In der „Verhandlung“ um das Timing mit dem Kunden knicken viele Projektleiter ein und wollen dem Kunden entgegenkommen. Doch genau das ist der falsche Schritt. Sie vereinbaren dann häufig mit dem Kunden, dass das Projekt schneller realisiert wird, ohne die Ressourcen zu erhöhen oder den Umfang zu reduzieren. Doch meist ist das Timing so unrealistisch, dass das Projekt schon vor Beginn zum Scheitern verurteilt ist.

Sprechen Sie Projektpläne immer mit dem Team ab

Diesen Fehler sollten Sie als Projektleiter unbedingt vermeiden. Lassen Sie sich keinesfalls auf Verhandlungen mit dem Kunden ein. Sie haben bereits den Projektplan erstellt, alles sorgfältig geplant und mit dem Projektteam besprochen. Der Projektplan, den Sie dem Kunden präsentieren hat Hand und Fuß und ist solide. Wenn etwas verändert werden soll, dann müssen sich zwingend die eingesetzten Ressourcen erhöhen oder der Umfang reduzieren.

Auch wenn der Kunde in dem Moment vielleicht enttäuscht oder verärgert ist, sollten Sie dem Kunden klarmachen, dass Sie die erfolgreiche Umsetzung des Projekt sicherstellen wollen und nichts versprechen möchten, dass sie nicht einhalten können. Nach wenigen Minuten sind die meisten Kunden dann glücklich und vertrauen auf Ihre Kompetenz.

Projektplan erstellen und Änderungen immer absprechen

Viele Projektleiter machen außerdem den Fehler, dass Sie den Projektplan sorgfältig erstellen, den Plan einem Kunden präsentieren und dann ganz spontan mit dem Kunden Änderungen am Plan machen. Auch das ist sehr riskant und ich rate stark davon ab, so vorzugehen.

Wenn ein Kunde Änderungswünsche am Projektplan hat, sollten Sie als Projektleiter die Änderungen aufnehmen und sammeln. Nach dem Termin sollten Sie sich dann genug Zeit nehmen, um alle Änderungswünsche durchzugehen und mit Ihrem Projektteam zu besprechen. Nur die realistischen Änderungen sollten Sie im Plan aufnehmen.

Wenn der Kunde beispielsweise den Umfang des Projekts oder das Timing ändern möchte, sollten Sie entweder weitere Kosten für die Umsetzung berechnen, um Scope Creep zu vermeiden oder die Änderungswünsche Ihres Kunden ablehnen.

Nach dem Projektplan erstellen das Tagesgeschäft meistern

Gratulation! Sie haben einen soliden Projektplan erstellt, der sogar vom Kunden und von Ihrem Team freigegeben wurde. Jetzt geht es um die erfolgreiche Umsetzung Ihres Projekts. Für das Tagesgeschäft und die erfolgreiche Umsetzung benötigen Sie einen Ort, um die Abstimmung mit dem Projektteam durchzuführen, Aufgaben zu delegieren, den Aufgabenstatus zu verfolgen und alle projektrelevanten Dokumente zu teilen.

Moderne Unternehmen nutzen dafür ein einfaches Projektmanagement-Tool. Mit unserem Aufgaben- und Projektmanagement-Tool DASHDOJO können Sie Ihr Projekt effizient und effektiv überblicken und steuern. Wir haben DASHDOJO entwickelt, damit Ihre Projekte profitabel, stressfrei und strukturiert ablaufen.

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Blogartikel von

ARTUR NEUMANN

Artur Neumann ist Gründer von DASHDOJO und teilt hier Tipps in den Bereichen Projektmanagement, Vertrieb und Unternehmensführung.

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