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Projektphasen im Projektmanagement inkl. 6 Beispiele

Projektphasen im Projektmanagement helfen Ihnen und dem Projektteam dabei, das Projekt in wichtige Meilensteine zu teilen und die Überblick zu behalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Projektphasen es gibt und was Sie bei jeder Phase im Projektmanagement beachten sollten.

In welche Projektphasen Sie Ihr Projekt teilen wollen, liegt an Ihnen. Das ist die Aufgabe als Projektmanager. Es kommt auf die Größe Ihres Projekts und die Komplexität an. Es gibt auch kein richtig oder falsch, sondern am Ende geht es darum, das Projekt erfolgreich abzuschließen und die Auftraggeber glücklich zu machen. Dennoch lassen sich alle Projekte ca. in diesen Projektphasen einteilen. Ich zeige Ihnen, welche Punkte Sie bei den einzelnen Projektphasen beachten sollten. Über alle Phasen hinweg sollten Sie ein Projektmanagement-Tool verwenden, wenn Sie wirklich effizient zusammenarbeiten wollen.

1. Die Vorbereitung: Die wichtigste aller Projektphasen

In der ersten Projektphase geht es darum, das Projekt vorzubereiten. Worum soll es bei dem Projekt gehen? Was ist genau ist der Scope of Work? Was genau muss getan werden? Welche Ressourcen stehen für das Projekt zur Verfügung? Wer ist am Projekt beteiligt? Wie sind die Entscheidungswege und wer erteilt freigeben?

All diese und weitere Fragen sollten Sie vor dem Projektstart unbedingt klären. So sind Sie und Ihr Projektteam bestens auf das Projekt vorbereitet und Sie erleben keine bösen Überraschungen während des Projekts.

Wenn Sie in der ersten Projektphase alle Details geklärt und sich optimal vorbereitet haben, beginnt nahtlos die nächste Phase im Projektmanagement.

2. Projektplanung

Nachdem Sie und Ihr Team das Projekt optimal vorbereitet haben, sollten Sie die zweite der Projektphasen beginnen und einen Projektplan erstellen. Der Plan umfasst in der Regel das Timing inklusive aller Meilensteine. Sie sollten außerdem definieren, welche Ressourcen und Mitarbeiter am Projekt beteiligt sind. Wie man einen detaillierten Projektplan erstellt, erfahren Sie in diesem Artikel. Hier erhalten Sie die Projektplan Vorlage für Excel.

3. der Projektphasen: Projektinitiierung

Nachdem Sie den kompletten Projektplan erstellt haben und dieser vom Auftraggeber und dem Projektteam freigegeben wurde, folgt die Projektinitiierung. In der Regel sollten Sie ein Kick-Off-Meeting oder sogar einen ganztägigen Kick-Off-Workshop mit allen Projektbeteiligten vereinbaren und durchführen. Je nachdem wie komplex das Projekt ist und wie lange es voraussichtlich dauert wird.

Bei dieser Kick-Off-Veranstaltung besprechen Sie gemeinsam mit dem Projektteam alle Projektdetails und Meilensteine. Sie weisen zudem auf eventuelle Risiken und Erfolgsfaktoren hin, die bei der Umsetzung beachtet werden müssen. In der Projektphase Projektinitiierung sollten Sie außerdem die Kommunikationswege und Entscheidungswege im Team definieren, damit jeder genau weiß, wie die Zusammenarbeit abläuft.

Sie sollten zudem genau erklären, mit welchen Projektmanagement-Tools das Projekt umgesetzt werden soll. Eventuell können Sie sogar eine Einführung in das Projektmanagement-Tool geben. Achten Sie darauf, dass Sie ein einfaches Projektmanagement-Tool verwenden, das jeder im Team leicht verwenden und verstehen kann.

4. Phasen: Projektdurchführung und Projektcontrolling

Nach der Projektphase Projektinitiierung folgt die Durchführung des Projekt und das Projektcontrolling. Auch genannt: Das Tagesgeschäft. Sie delegieren Aufgaben an das Team und kontrollieren, ob alle Aufgaben wie geplant im Timing erledigt werden. Bei Bedarf lösen Sie mit dem Team Herausforderungen und stellen sicher, das die Arbeitsergebnisse in der gewünschten Qualität geliefert werden.

Spätestens in dieser Phase benötigen ein Projekt- oder Aufgabenmanagement-Tool. Mit diesem Tool können Sie und Ihr Team jederzeit genau sehen, wer an welcher Aufgabe arbeitet, ob die Aufgabe korrekt umgesetzt wird und ob die Personen noch im Timing liegen. Mit einem Projektmanagement-Tool wie DASHDOJO können Sie sogar die komplette Teamkommunikation an einem Ort zentralisieren und weitesgehend auf E-Mails verzichten. Dadurch behalten Sie noch leichter den Überblick.

5. der Projektphasen: Projektabschluss

Wenn das Projekt fertiggestellt wurde, folgt die Projektphase des Projektabschlusses. Hier wird das Arbeitsergebnis final vom Kunden freigegeben und eventuell veröffentlicht. Kurz vor dem Projektabschluss wird es manchmal nochmal stressig, weil letzte Arbeiten perfektioniert werden. Doch danach haben Sie und Ihr Team es geschafft. Sie können mit dem nächsten Projekt beginnen.

6. der Projektphasen: Dokumentation und Übergabe

Je nachdem, ob der Kunde dies gewünscht/gebucht hat, folgt nach dem offiziellen Projektabschluss nochmal eine Projektübergabe. Hier werden alle Projektdateien und Informationen für den Auftraggeber aufbereitet und die Ergebnisse des Projekts strukturiert präsentiert. Das komplette Projektmaterial übergeben Sie dann dem Kunden.

Ein Projektmanagement-Tool für alle Projektphasen

Die meisten Projekte sind schon stressig genug. Doch viele Projektleiter machen sich das Leben schwer, indem sie in den Projektphasen die falschen Projektmanagement-Tools verwenden. Statt in E-Mail-Wahnsinn, Tabellenchaos, endlosen Meetings, Zettelwirtschaft und Dauerstress zu ersticken, sollten Sie ein einfaches Projektmanagement-Tool verwenden, das Ihnen bei der erfolgreichen Zusammenarbeit im Team hilft.

Mit DASHDOJO können Sie die Zusammenarbeit im Team vereinfachen, alle Informationen und Projektdaten an einem bündeln und Ihr Projekt noch schneller und profitabler umsetzen.

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Blogartikel von

ARTUR NEUMANN

Artur Neumann ist Gründer von DASHDOJO und teilt hier Tipps in den Bereichen Projektmanagement, Vertrieb und Unternehmensführung.

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