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Projektmanagement-Tools Vergleich 2021

Sie suchen die perfekten Projektmanagement-Tools für Ihre Situation? Möchten Sie gerne im Vergleich sehen, worauf Sie bei der Wahl der richtigen Projektmanagement-Software achten müssen? Dann sind Sie hier richtig. In diesem umfangreichen Beitrag vergleichen wir die unterschiedlichen Projektmanagement-Tools und helfen Ihnen bei der Entscheidungsfindung. So können Sie schnell und leicht das beste Projektmanagement-Tool für Ihre individuelle Situation finden.

Wenn Sie ein einfaches Projektmanagement-Tool suchen, sollten Sie DASHDOJO ausprobieren. Hier klicken und testen.

Wozu benötigt man Projektmanagement-Tools?

Die meisten Unternehmer, Selbstständigen, Führungskräfte oder Angestellten organisieren ihre Aufgaben, Projekte und To-dos in Tabellen, E-Mails oder sogar auf Zetteln. Dies ist für den Anfang auch vollkommen ausreichend. Doch je größer ein Team wird, desto schwieriger wird es, den Überblick über alle Projekte und Aufgaben zu behalten. Irgendwann sind Tabellen, E-Mails und Zettel nicht mehr gut genug. Man erstickt dann in einer Flut von E-Mails und muss immer wieder aufwändige Tabellen aktualisieren, die sehr fehleranfällig sind.

Diese Ineffizienz vergeudet viel Zeit, Energie und Konzentration Ihres Teams. Es gibt diverse Studien, die belegen, dass die meisten Menschen ca. 60 % ihrer Arbeitszeit damit vergeuden, herauszufinden, wer an welcher Aufgabe arbeitet und was als nächstes zu tun ist.

Wenn ein Mitarbeiter 3000 Euro Bruttogehalt pro Monat erhält, würden Sie als Unternehmer oder Führungskraft ca. 1.800 Euro monatlich mit Ineffizienz vergeuden. Monat für Monat.

Kluge Unternehmer und Führungskräfte investieren daher in ein Projektmanagement- oder Aufgabenmanagement-Tool. Dieses Tool erleichtert die Zusammenarbeit und spart viel Zeit.

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Ab wann lohnen sich Projektmanagement-Tools?

Da gute Projektmanagement-Tools Geld kosten, sollten Sie sich überlegen, ob sich ein Projektmanagement-Tool für Sie lohnt. Ein Projektmanagement-Tool ergibt dann Sinn, wenn Sie eine Vielzahl von Aufgaben bewältigen möchten. Auch wenn Sie Ziele effektiver planen wollen oder mit anderen Menschen zusammenarbeiten.

Hier eine grobe Richtlinie: Wenn Sie alleine arbeiten und mindestens 5 Projekte bewältigen müssen. Sobald Sie eine langfristige Planung für die Meilensteine in Ihrem Unternehmen erstellen wollen. Oder spätestens sobald Sie mit einem Mitarbeiter, Freelancer oder Kunden arbeiten.

Sobald Sie im Team arbeiten, benötigen Sie einen zentralen Ort, an dem alle Projekte, Aufgaben, Timings, Dateien und Informationen liegen. Es ist häufig notwendig, dass Sie und Ihr Team oder Kunde nachträglich noch sehen, was früher wann erledigt wurde.

Machen Sie Schluss mit Tabellen, E-Mails und Zetteln – nutzen Sie ein simples Projektmanagement-Tool

Sie können natürlich versuchen, alles mit E-Mails und Tabellen festzuhalten. Dies wird sehr schnell chaotisch und macht Ihnen mehr Arbeit als Ihnen zu helfen. Gute Online-Tools, die Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten, erhalten Sie schon für 99 Euro monatlich. Da Sie und ihr Teammitglied sehr schnell viele Stunden pro Woche einsparen, lohnt sich diese Investition. Sowohl finanziell als auch im Hinblick auf die stressfreie Arbeitsweise und die Zeiteinsparung.

Wenn wir annehmen, dass Ihre Zeit 50 €/Stunde wert ist, müssten Sie lediglich zwei Stunden pro Monat einsparen, damit sich das Investment in ein Projektmanagement-Tool lohnt.

Aus Erfahrung steigt die Effizienz und Effektivität um ein Vielfaches und viele Kunden, die Projektmanagement-Tools wie DASHDOJO verwenden sparen ca. 5 Stunden pro Woche Zeit – pro Mitarbeiter bzw. Teammitglied. Kurz gesagt: Spätestens sobald Sie mit einer weiteren Person arbeiten, sollten Sie in ein Projektmanagement-Tool investieren. Sonst verschwenden Sie einfach Geld und Zeit verschwenden.

Falls Sie bereits mehrere Mitarbeiter haben ist ein Projektmanagement-Tool absolut essenziell. Denn je mehr Menschen zusammenarbeiten desto mehr Zeit wird mit Ineffizienz vergeudet. Die Kurve der Ineffizienz steigt dabei exponentiell an. Für jedes weitere Teammitglied wird also exponentiell mehr Zeit verschwendet, wenn Sie kein Projektmanagement-Tool verwenden.

Die Einsatzmöglichkeiten im Vergleich

Es gibt unterschiedliche Gründe, weshalb Sie aktuell nach einem Projektmanagement-Tool oder einer Projektmanagement-Software suchen. Unternehmer und Führungskräfte suchen nach einem einfachen Projektmanagement-Tool, weil sie ihre Aufgaben, Projekte und ihr Team übersichtlich und digital organisieren wollen.

  • Hier einige Aufgaben, die Sie mit den richtigen Projektmanagement-Tools leichter erledigen können:
  • Aufgaben und Projekte schnell delegieren und den Überblick über alle To-dos behalten
  • Teamkommunikation im Projektmanagement-Tool zentral bündeln und übersichtlicher organisieren
  • Direkt mit Kunden an Projekten zusammenarbeiten
  • Vertriebsaktivitäten und Kundenkommunikation verwalten und im Blick behalten
  • Marketingkampagnen oder Content effizienter planen und realisieren
  • Rechnungen, Zahlungseingänge und Bestellungen überwachen und dadurch die Liquidität verbessern
  • Agile Produktentwicklung beschleunigen

Dies sind jedoch nur einige von vielen verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie Projektmanagement-Tools erfolgreich einsetzen können.

Software, App oder Online-Tool?

Es gibt Projektmanagement-Tools als herunterladbare Software, App oder ein Online-Tool. Hier erfahren Sie, welche Art von Tool Sie wählen sollten.

1. Projektmanagement-Tool als Software zum Herunterladen

Eine Projektmanagement-Software müssen Sie auf Ihren Computer herunterladen. Dies hat den Nachteil, dass alle Projektpläne und Informationen auch nur lokal auf Ihrem Computer gespeichert werden. Sie müssen alle Daten des Projektmanagement-Tools manuell beispielsweise auf einer externen Festplatte oder in der Cloud sichern. Im stressigen Alltag werden solche manuellen Sicherungen häufig vergessen. Daher kann es schnell passieren, dass wichtige Projektpläne in Ihrer Projektmanagement-Software verloren gehen. Die von Ihnen verwendete Projektmanagement-Software sollte alle Daten automatisch in der Cloud speichern, wenn Sie dies vermeiden wollen.

Ein weiterer Nachteil an Projektmanagement-Software, die nur lokal auf einem Computer gespeichert und verwendet wird, ist die Ortsgebundenheit. Wenn Sie einen Projektplan auf einem Computer im Büro erstellen, können Sie nicht von unterwegs auf diese Projektplan zugreifen. Sie müssen immer den Computer im Büro nutzen, um den Projektplan sehen zu können. Ein weiterer Nachteil an klassischer herunterladbarer Projektmanagement-Software, ist dass Sie nur alleine auf die Projektpläne und Projektinformationen zugreifen können.

Niemand aus ihrem Team kann die Details und Projektpläne sehen, da die Daten lokal auf Ihrem Computer liegen. Dies ist sehr ärgerlich und nicht zweckmäßig. Schließlich wollen Sie mit Ihrem Projektmanagement-Tool die Zusammenarbeit im Team verbessern, statt Informationssilos zu schaffen. Aus den genannten Gründen raten wir von einer klassischen Projektmanagement-Software-Lösung ab.

2. Projektmanagement-Tools als App

Projektmanagement-Tools als App sind etwas besser als klassische Projektmanagement-Tools als Software zum Herunterladen. Wenn Sie eine App verwenden, speichert dieses Projektmanagement-Tool in der Regel Informationen in der Cloud. Sie können also jederzeit auch von unterwegs auf Ihre Daten, Projektpläne und die Teamkommunikation zugreifen. Es ist außerdem einfach, in einer Projektmanagement-App Pläne und Informationen mit Ihrem Team zu teilen.

Der einzige Nachteil an Projektmanagement-Apps ist, dass Sie diese Art von Projektmanagement-Tool nur auf Mobilgeräten verwenden können. Oder Sie müssen immer die App auf dem Computer installieren. Ein Smartphone ist nicht ideal, um Projekte und Aufgaben effizient zu organisieren. Der Bildschirm ist einfach zu klein und das Smartphone besitzt keine richtige Tastatur. Gerade wenn Sie längere Gespräche und Diskussionen mit Ihrem Team führen möchten, brauchen Sie eine richtige Tastatur. Dies gilt auch für Erklärungen, Briefings und technische Beschreibungen.

Wenn Sie jedoch nur per Mobilgerät auf die Projektmanagement-App zugreifen können, arbeiten Sie und Ihr Team ineffizient. Ein weiterer Nachteil ist das Teilen von Dateien. Auf einem Smartphone oder Tablet haben Sie nicht alle Dateien, die Sie für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts benötigen. So müssten Sie also konstant zwischen Computer, Tablet oder Smartphone hin und herwechseln. Kurz gesagt: Auch ein Projektmanagement-Tool, das ausschließlich als App erhältlich ist, bremst ihren Arbeitsalltag. Es ist nicht für den produktiven Einsatz geeignet.

3. Projektmanagement-Online-Tools: Die beste Lösung

Wie Sie bereits erfahren haben, sind Projektmanagement-Tools als Download oder als reine App nicht für den Arbeitsalltag geeignet. Beide Varianten haben zu viele Nachteile. Die ideale Lösung ist daher ein Projektmanagement-Online-Tool. Bei einem Projektmanagement- oder Aufgabenmanagement-Online-Tool können Sie sich aus jedem beliebigen Browser direkt in Ihren Online-Arbeitsbereich einloggen. Nach dem Login sehen Sie dann alle Projekte, Aufgaben, Dateien, Pläne, Beschreibungen und können ihre Teammitglieder in den Arbeitsbereich einladen. So können Sie jederzeit,auch von unterwegs, mit Ihrem Team an Projekten oder Aufgaben zusammenarbeiten.

Sie sehen die neuesten Updates, Texte, Kommunikationen, Dateien und Aktualisierungen in Echtzeit.

Ganz ohne Download oder lästiges Herunterladen irgendwelcher Apps. Ihr privater Online-Arbeitsbereich ist geschützt und Sie erhalten nur Zugriff darauf, wenn Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort eingeben. Auch Ihr Team kann nur mit entsprechenden Zugangsdaten auf die Informationen zugreifen. Sie als Administrator oder Geschäftsführer können in der Regel einstellen, auf welche Projekte, Informationen und Dateien Ihre Teammitglieder zugreifen dürfen.

Falls jemand Ihr Unternehmen verlässt, können Sie mit wenigen Klicks den Zugang des Mitarbeiters sperren oder löschen.

Einige Projektmanagement-Online-Tools bieten Ihnen und Ihrem Team die Möglichkeit, über Projekte und Aufgaben direkt online zu diskutieren. Sie können hier online Aufgabenbeschreibungen, Briefings oder Dokumente hochladen, damit ihr Team produktiv arbeiten kann. So hat Ihr Team direkten Zugriff auf alle für die Projekte relevanten Informationen.

Gerade jetzt in Zeiten von Remote-Work (ortsunabhängiger Arbeit) und Homeoffice wird dieser ortsunabhängige Zugriff auf Projektdateien und Informationen immer wichtiger. Aus diesem Grund ist meine klare Empfehlung: Wählen Sie ein Projektmanagement-Online-Tool, das Sie ortsunabhängig effektiv bedienen können.

Ein beliebtes Projektmanagement-Online-Tool ist DASHDOJO. Hier können Sie das Tool unverbindlich testen.

Projektmanagement-Tools Vergleich: Aufgabenmanagement oder Projektmanagement?

Im ersten Teil dieses Artikels habe ich Ihnen gezeigt, welche Arten von Projektmanagement-Tools es gibt. Wir haben festgestellt, dass Projektmanagement-Online-Tools die beste Variante sind. Denn dort können Sie ortsunabhängig auf alle Projekte, Aufgaben, Dateien und die Teamkommunikation zugreifen.

Viele Unternehmer, Selbstständige und Führungskräfte suchen nach Projektmanagement-Tools. Doch viele von ihnen benötigen gar kein Projektmanagement-Tool, sondern eher ein Aufgabenmanagement- oder auch auf Englisch Task-Management-Tool. Hier die Unterschiede:

Projektmanagement-Tools

Ein Projektmanagement-Tool wird in der Regel eher benötigt, wenn es um komplexe Projekte mit vielen Aufgabenphasen und vielen Beteiligten geht. Früher wurden bei Projektmanagement-Tools noch Gantt Diagramme oder andere Projektpläne erstellt, die ein Modell der Wirklichkeit darstellen sollen. Man versucht hierbei, die Realität in Bildern und Grafiken abzubilden. Diese Projektmanagement-Tools sind in der Regel sehr kompliziert und teuer. Ein weiteres Problem vieler Projektmanagement-Tools ist, dass nur wenige Mitarbeiter diese Tools wirklich bedienen können und wollen.

Für die meisten Unternehmen sind komplexe Projektmanagement-Tools mit vielen Funktionen einfach zu kompliziert.

Aus unserer Erfahrung suchen die meisten Unternehmer und Führungskräfte einfach nur einen effizienten Weg, um alle Aufgaben, Projekte und Informationen im Blick zu behalten. In dem Fall sind klassische Projektmanagement einfach zu viel des Guten. Ein weitere Nachteil ist, dass komplexe Tools mehr Arbeit machen, als sie Zeit sparen. Je mehr Funktionen ein Projektmanagement-Tool hat, desto mehr Zeit müssen Sie und Ihr Team investieren, um dieses Projektmanagement-Tool zu pflegen.

Wenn Sie drei Stunden täglich damit verbringen, Timings zu aktualisieren fehlt Ihnen wertvolle Zeit, die Sie mit der produktiven Erledigung Ihrer Aufgaben verbringen könnten. Achten Sie bei der Wahl Ihres Projektmanagement-Tools also darauf, dass es nicht zu überladen und kompliziert ist. Denn sonst schrecken Sie Ihr Team ab und Ihr Team wird das Tool nicht verwenden. So zahlen Sie für Funktionen, die Sie und Ihr Team eigentlich gar nicht im Arbeitsalltag benötigen. Es gibt einen besseren Weg.

Aufgabenmanagement-Tools

Wenn Projektmanagement-Tools Ihnen zu teuer und zu kompliziert sind, dann könnten eventuell Aufgabenmanagement-Tools die bessere Wahl sein. Aufgabenmanagement-Tools zeigen Ihnen und Ihrem Team, wer bis wann welche Aufgabe erledigen muss. Dies ist sozusagen eine digitale To-do-Liste für Ihr Team. Aufgabenmanagement-Tools sind deutlich leichter und meist auch günstiger als Projektmanagement-Tools. Der Nachteil an diesen Tools ist jedoch, dass Sie in der Regel keinen Überblick über das gesamte Projekt und die Meilensteine haben. So verlieren Sie schnell den Überblick über das Gesamtbild.

Hybride Projektmanagement-Tools: Die perfekte Lösung

Ihnen sind Projektmanagement-Tools zu kompliziert und Aufgabenmanagement-Tools zu einfach? Dann sind hybride Projektmanagement-Tools wahrscheinlich genau das Richtige für Sie. Mit dieser Art von Tools haben Sie einerseits einen Überblick über das Projekt, können aber gleichzeitig einfach Aufgaben innerhalb Ihres Teams delegieren. Diese Art, um online seine Aufgaben und Projekte zu organisieren kann sehr effizient sein. Ein etabliertes Tool, das Sie ausprobieren können, ist DASHDOJO. Hier klicken und unverbindlich testen:

DASHDOJO vereint die Übersichtlichkeit eines Projektmanagement-Tools mit der Einfachheit eines Aufgabenmanagement-Tools. Bei DASHDOJO haben Sie außerdem die Möglichkeit, direkt mit Ihrem Team über Projekte oder Aufgaben zu diskutieren. Sie sparen sich dadurch Tabellen, E-Mail-Ping-Pong und Zettelwirtschaft.

Projektmanagement-Tools: Kostenlose Freeware oder Kostenpflichtige Tools?

Grundsätzlich lassen sich alle Projektmanagement-Tools in zwei Kategorien einteilen. Die Tools, die so tun, als wären sie kostenlos und die Tools, für die Sie nur Geld zahlen. Auch wenn die Kategorisierung etwas sarkastisch wirkt, ist sie dennoch wahr. Denn immer wieder sehe ich Projektmanagement-Tools, die angeblich zu 100 Prozent gratis oder Freeware sind und keinen Haken haben. Die Realität ist jedoch, das kein Mensch aus reiner Freude viele Tausend Euro Entwicklerkosten und Serverkosten bezahlen und ein solides Projektmanagement-Tool bereitstellen wird.

Warum Freeware-Tools gefährlich sind: die versteckten Nachteile

Stellen Sie sich vor, dass bei Ihnen um die Ecke eine Bäckerei öffnen würde, bei der Sie und alle anderen aus der Umgebung sich jeden morgen komplett kostenlos Brötchen und Teilchen abholen können. Würden Sie da nicht auch stutzig werden? Natürlich. Sie würden die Produkte aus der Bäckerei nicht mal mit einer Kneifzange anfassen, geschweige denn essen. Schließlich muss der Inhaber der Bäckerei hier andere Motive verfolgen. Genau so ist es auch mit kostenlosen Projektmanagement-Tools.

Freeware Projektmanagement-Tools spionieren entweder Ihre Daten aus, verkaufen ihre Daten weiter oder nutzen Ihre Rechenleistung ungefragt, um Bitcoins zu minen. All das, nur weil Sie sich 99 Euro monatlich sparen wollten. Bitte nehmen Sie daher Abstand von kostenlosen Tools, da sich darin immer ein Haken verbirgt, den sie erst später erkennen. Niemand ist so verrückt, dass er zehntausende Euro Entwicklerkosten und Serverkosten pro Monat zahlt, ohne einen Gegenwert dafür zu verlangen.

Projektmanagement-Tools lohnen sich finanziell immer

Wenn Sie also wirklich ein gutes Projektmanagement-Tool oder Aufgabenmanagement-Tool suchen, dann sollten Sie auch etwas Geld in das Tool investieren. Der Mehrwert dieses Tools steht außer Frage. Sie werden ab Tag eins bereits mehr Gewinn in Ihrem Unternehmen machen, weil Sie und Ihr Team deutlich weniger Zeit verschwenden.

Probiere Sie hier das hybride Projektmanagement-Tool DASHDOJO kostenfrei aus.

Projektmanagement-Tools: Gantt, Kanban oder Listen?

Wie Sie bereits erfahren haben, kann die Komplexität eines Projektmanagement- oder Aufgabenmanagement-Tools stark variieren. Manche Unternehmen benötigen auf den ersten Blick komplexe Diagramme und Charts, anderen wollen einfach nur mehr Überblick im Team und Aufgaben pünktlicher erledigen. Wenn Sie Ihr Projektmanagement-Tool überlegen, auf welche Weise alle Aufgaben und Projekte in Ihrem Projektmanagement-Tool dargestellt werden sollen. Hier der Überblick:

Projektmanagement-Tools mit Gantt-Diagrammen

Gantt-Diagramme oder auch Balkendiagramme sind der klassische Weg, um Projektphasen und Projekte abzubilden. Der Name kommt vom Erfinder Henry L. Gantt. Bei einem Gantt Diagramm stehen links die Teilaufgaben oder Teilprojekte eines Projekts und daneben das Start und das Lieferdatum für jede Teilaufgabe. Rechts daneben ist ein Kalender. In diesem Kalender wird jede Teilaufgabe je nach Dauer farblich hinterlegt.

Das Gantt-Diagramm ist ein Versuch, alle Abläufe und Projekte auf der Zeitachse darzustellen und so den Überblick zu behalten. Grundsätzlich kann das Gantt-Diagramm oder -Chart dabei helfen, ein besseres Gefühl für die noch zu verbleibende Zeit in einem Projekt zu bekommen, doch Projektmanagement-Tools, die auf Gantt-Charts basieren, haben auch Nachteile. Einerseits ist es sehr mühsam, diese Gantt-Charts zu erstellen und zu aktualisieren. Der Projektleiter versucht, alle Teilprojektschritte eines Projekts im Voraus zu definieren und zu erahnen. Die Realität ist jedoch, dass er diese Schritte und deren Dauer immer Raten muss.

Ein Projektmanagement-Tool-Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel aus meiner eigenen Erfahrung: Mein Team und ich mussten einen Messestand für ein Industrieunternehmen für die Hannover Messe planen, den Angela Merkel besucht hat. Eines der Highlights war eine Multi-Touch-Display, auf dem der Besucher Objekte ablegen konnte, die mit dem Display interagierten. Ich hatte zu dem Zeitpunkt noch nie so ein Projekt geplant und wusste auch nicht, wie aufwändig die Entwicklung eines solchen Multi-Touch-Displays war.

Also musste ich diverse Annahmen über den zeitlichen Verlauf des Projekts treffen, die ich dann im aktiven Projekt immer wieder korrigiert habe. Ein Gantt-Chart habe ich dafür jedoch nicht erstellt, da ich sonst jeden Tag eine Stunde mit dem Herumschieben von Timings verbracht hätte.

Ein weiterer Nachteil von Projektmanagement-Tools mit Gantt-Diagrammen ist, dass die Aufgaben und Projekte alle nur binär angezeigt werden. Entweder sind die Projekte geplant oder erledigt. Ich weiß jedoch nicht genau, was der detaillierte Status einer Aufgabe ist: wird die Aufgabe bearbeitet und läuft alles wie geplant? Wartet jemand im Team auf internes Feedback? Wartet mein Team auf kritische Informationen von einem Lieferanten oder Kunden, die das Projekt verzögern könnten? Und so weiter.

Gantt-Charts helfen NICHT beim der aktiven Projektarbeit

Mein Team hat bei einem Projektmanagement-Tool mit Gantt-Diagrammen außerdem keine Möglichkeit, sich auszutauschen und über Aufgaben und Projekte zu diskutieren. Viele Teammitglieder können mit solchen komplizierten Diagrammen außerdem nichts anfangen und ignorieren diese Charts komplett. Die meisten Menschen/Mitarbeiter interessiert nur, was sie an dem heutigen Tag erledigen müssen. Den großen Überblick über das Projekt muss der Projektleiter für sich behalten. Dies ist der wichtigste Grund, weshalb ich von Projektmanagement-Tools abrate, die mit Gantt-Diagrammen arbeiten.

Nur Projektleiter schauen sich Gantt-Diagramm an

Die einzige Person in Ihrem Team, die bei Projektbeginn so ein Chart erstellen und ansehen wird, ist möglicherweise Ihr Projektleiter. Niemand sonst aus Ihrem Team interessiert sich dafür. Dafür dass der Projektleiter nur einmal diesen Chart anschauen wird, benötigen sie kein teures Projektmanagement-Tool mit Gantt-Diagrammen. Falls es wirklich nötig ist, kann der Projektleiter sein Chart leicht mit Excel oder Microsoft Project erstellen.

Das Gantt-Diagramm ist jedoch für den täglichen Gebrauch absolut überflüssig. Die meisten Mitarbeiter werden einen großen Bogen, um diesen Chart machen. Gantt-Diagramme basieren in Ihrem Ursprung auf dem sogenannten Wasserfall-Modell. Hier geht man davon aus, dass es bei jeden Projekt ein Lieferdatum gibt, was weit in der Zukunft liegt. Danach versucht man, rückwärts zu planen und alle Schritte aufeinander folgend aufzubauen, die zur Erreichung des fertigen Projekts führen.

Gantt-Diagramme sind in der Praxis unrealistisch

Wenn Sie jedoch schon mal ein Projekt geleitet haben, wissen Sie selbst, dass nichts so läuft, wie man es ursprünglich geplant hat. Statt einem komplizierten Gantt-Chart, das sehr wartungsintensiv ist, sollten Sie daher einer einfach grobe Meilensteine festlegen. Diese Meilensteine beschreiben wichtige Stellen im Projekt, damit das ganze Projekt erfolgreich realisiert werden kann. Wie beispielsweise Freigaben, IT-Prüfungen, Drucktermine, Präsentationen, Events und so weiter. Diese Meilensteine sind wichtige Teilziele, auf die Sie und Ihr Team hinarbeiten können. Um das Tagesgeschäft erfolgreich zu meistern, benötigen Sie jedoch keine Gantt-Diagramme, sondern eine andere Lösung.

Projektmanagement-Tools mit Kanban-Boards

Deutlich besser als Gantt-Diagramme sind sogenannte Kanban-Boards. Kanban kommt vom Automobilhersteller Toyota. Es geht im Ursprung darum, Teilaufgaben zu isolieren und komplett abzuschließen, bevor wieder neue Aufgaben oder „Loops“ geöffnet werden. Wie funktioniert das? Bei einer klassischen To-do-Liste schreiben Sie Ihre offenen To-dos untereinander auf. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, streichen Sie diese Aufgabe durch.

Das Problem: Wenn Sie viele offene Aufgaben haben, verlieren Sie den Überblick. Denn plötzlich vermischen sich die Aufgaben, die geplant sind, aber noch nicht aktiv bearbeitet wurden mit den Aufgaben, die gerade konkret in Arbeit sind. Bei einer klassischen To-do-Liste haben Sie also nur zwei Phasen einer Aufgabe: Geplant und erledigt. Bei Projektmanagement-Tools, die mit Kanban-Boards arbeiten, wird noch eine dritte Phase hinzugefügt. Die Phase „in Arbeit“. Traditionell heißen die Phasen im Kanban: „Backlog“, „In progress“ und „Done“.

Warum das Kanban-Modell besser ist

Bei Projektmanagement-Tools mit Kanban-Boards kann man meist mehrere Phasen hinzufügen und die Phasen werden nebeneinander dargestellt. Sie und Ihr Team können dann die unterschiedlichen Projekte und Aufgaben in die entsprechende Phase „schieben“ und so besser den aktuellen Stand der Aufgabe oder des Projekts sehen. Diese Arbeitsweise ermöglicht die moderne sogenannte agile Arbeitsweise in Aufgaben und Projekten. In unserer schnelllebigen Welt ist die agile Arbeitsweise die Weiterentwicklung des Wasserfall-Modells. Das Wasserfall-Modell wird meist mit Gantt-Diagrammen abgebildet wird, während agile Arbeitsweise häufig mit Kanban-Boards abgebildet wird.

Durch agile Arbeitsweise und Kanban-Boards können Sie Timings für ein Projekt festlegen und dann im Tagesgeschäft sehen, wie umfangreich oder komplex die Lösung ist, die Sie zum Liefertermin des Projekts liefern.

Agiles arbeiten mit der Kanban-Methode: Praxisbeispiel

Am einfachsten lässt sich diese agile Arbeitsweise bei einem Softwareprodukt erklären. Nehmen wir an, Sie möchten in zwei Monaten ein Softwareprodukt veröffentlichen. Da sie mit sehr vielen Ungewissheiten arbeiten müssen und sehr viele Annahmen darüber treffen müssen, wie viele Funktionen Ihr Team in diesen zwei Monaten entwickeln kann, wird bei der agilen Arbeitsweise einfach gar nicht oder nur grob definiert, wie genau das Softwareprodukt aussieht, das sie in zwei Monaten veröffentlichen. Stattdessen wird einfach nur festgelegt, dass sie ein Produkt veröffentlichen. Was das Produkt dann genau kann und welche Funktionen bis dahin fertig werden, bleibt noch offen.

Warum agiles arbeiten mit der Kanban-Methode realistischer ist

Dieser Ansatz ist deutlich realistischer und sinnvoller als das klassische Wasserfall-Modell, bei dem einfach etwas großes Versprochen wird und nicht eingehalten werden kann. Natürlich müssen auch Projekte mit dem Kanban-Modell effizient geführt und kontrolliert werden. Doch jeder Projektleiter weiß, dass eine exakte Definition aller Funktionen zum Zeitpunkt X so gut wie unmöglich ist. Projektmanagement-Tools, die mit Kanban-Boards arbeiten, unterstützen diesen agilen Ansatz. Es gibt jedoch diverse Probleme bei der Arbeit mit Kanban-Boards. Alle Probleme haben einen Ursprung: die wenigsten Menschen wissen, wie man richtig mit Kanban-Boards arbeitet.

Kanban und agiles Arbeiten will gelernt sein

Die größten Fehler bei der Arbeit mit Kanban-Boards sind, dass die darin gelisteten Aufgaben viel zu umfangreich und groß sind. Hier werden beispielsweise ganze Projekte, die Tage oder Wochen dauern als Element für das Kanban-Board angelegt. Da die Aufgaben auf dem Board so komplex sind, hängen dieselben Aufgaben häufig Tagen, Wochen oder sogar Monate in der Phase „in Arbeit“ und dadurch wird der Sinn von Kanban-Boards völlig verworfen.

Kanban-Boards sind auf sehr intensive Zusammenarbeit ausgelegt und erfordern eine tägliche Abstimmung im Team. Es dürfen nur Elemente in die Phase in Arbeit „geschoben“ werden, die das Teammitglied in weniger als einem Tag erledigen kann. Ansonsten bleiben Aufgaben lange in der Phase, ohne dass der Projektleiter wirklich einschätzen kann, wie weit die Person schon mit der Aufgabe ist. Diese blinden Flecke führen zu massiven Verzögerungen in Projekten, Fehlern und Korrekturschleifen.

Ein weiterer Nachteil von Kanban-Boards ist, dass die wenigsten Menschen diese grafische Darstellung interpretieren und verstehen können. Es ist nicht üblich, Aufgaben oder Projekte von links nach rechts darzustellen. Dies wäre so, als würden Sie diesen Text wie in der chinesischen Sprache von oben nach unten schreiben. Obwohl der Inhalt derselbe wäre, hatten die meisten Menschen extreme Schwierigkeiten damit. Aus diesen Gründen ist die Kanban-Ansicht in Projektmanagement-Tools zwar besser als das Gantt-Diagramm, jedoch immer noch nicht ideal.

Projektmanagement-Tools mit listenbasiertem Kanban

In meiner Arbeit als Projektleiter stellte ich fest, dass Gantt-Diagramme zu wartungsintensiv sind und Kanban-Boards die meisten Teammitglieder nur verwirren. Aus diesem Grund habe ich meine eigene Ansicht entwickelt: Listenbasiertes Kanban. Diese Ansicht vereint die traditionelle und bekannte Ansicht von To-do-Listen mit den detaillierten und hilfreichen Aufgabenphasen eines Kanban-Boards. In meinem Online-Tool DASHDOJO können Sie diese Art von Projektmanagement-Tool in Aktion sehen. Bei listenbasiertem Kanban wird nicht nur aufgeschrieben, welche Aufgaben es gibt, sondern Sie sehen auch, in welcher Phase sich die Aufgabe gerade befindet.

Dadurch haben Sie und Ihr Team sofort im Blick, welche Aufgabe wie geplant läuft und welche noch mehr Aufmerksamkeit benötigt. Ich habe bereits mit mehr als hundert verschiedenen Menschen Projekte gemeinsam umgesetzt und gemerkt, dass diese Art von Darstellung für jeden sehr schnell verständlich ist. Es ist der einfachste Weg, um agil und modern zu arbeiten, ohne die Teammitglieder zu verwirren. Bei DASHDOJO haben wir die klassischen Aufgabenphasen des Kanban noch etwas erweitert, weil ich immer wieder gemerkt habe, dass diese Phasen sehr wichtig für die produktive Zusammenarbeit sind.

Hier die Phasen in dem Projektmanagement-Tool DASHDOJO:

  • Geplant: Die Aufgabe wird noch nicht aktiv bearbeitet.
  • In Arbeit: Die Aufgabe wird gerade aktiv bearbeitet und läuft rund.
  • Wartend: Jemand möchte die Aufgabe bearbeiten, aber wartet noch auf externe Informationen, Freigaben oder Entscheidungen von einem Kunden oder Lieferanten außerhalb Ihres Unternehmens. Man spricht hier von einem sogenannten externen Flaschenhals oder externen „Bottleneck“. Dieser Verzug gefährdet die pünktliche Fertigstellung der Aufgabe und des Projekts. Sie als Projektleiter müssen hier eingreifen und den Kunden oder Lieferanten darüber informieren, dass jeder verstrichene Tag das Projekt gefährdet. Machen Sie dem anderen klar, dass die Verantwortung gerade bei ihm liegt. So erhalten Sie in der Regel schnelles Feedback.
  • Test nötig: Ähnlich wie die Aufgabenphase „Wartend“, jedoch ist der Flaschenhals intern. Ein leitender Mitarbeiter muss eine Aufgabe, die eigentlich bereits erledigt ist, dringend freigeben, damit sie abgeschlossen werden kann. Wenn eine Aufgabe länger in der Phase „Test nötig“ liegt, müssen Sie als Projektleiter eingreifen und dem Zuständigen die Dringlichkeit verdeutlichen.
  • Erledigt: Die Aufgabe wurde fertiggestellt und wird nicht mehr aktiv bearbeitet.

Diese fünf Aufgabenphase finden Sie genau so in DASHDOJO als listenbasierte Kanban-Ansicht. Hier können Sie DASHDOJO unverbindlich testen:

Projektmanagement-Tools: das Fazit

Wie Sie in diesem Artikel gesehen haben, gibt es viele unterschiedliche Arten von Projektmanagement-Tools, die teilweise sehr komplex werden. Wenn Sie sich jedoch bewusst machen, worum es wirklich geht und was sie eigentlich erreichen möchten, sollte Ihnen die Wahl sehr leicht fallen. Am Ende des Tages suchen Sie den möglichst einfachen, schnellen und günstigen Weg, um die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu verbessern. Ohne Schnick-Schnack und überflüssige Funktionen für die Sie zahlen müssen, die aber niemand im Team benutzt oder versteht. Für 99,99% der Unternehmen, die einfach nur produktiver arbeiten wollen, ist ein einfaches Tool die perfekte Lösung.

Sie benötigen weder Gantt-Diagramme, noch Kanban-Boards, sondern einfach nur eine bessere in der Cloud gespeicherte Aufgabenliste für ihr Team. Das Tool sollte ihnen außerdem die Kommunikation im Team ermöglichen, damit sie weniger Zeit mit E-Mails oder Meetings vergeuden. Viele Unternehmen, deren Mitarbeiter keine Technikprofis sind und die eher Berührungsängste mit Technologieprodukten haben, suchen eine technisch einfache Lösung, auf die das Team sehr schnell ohne große Erklärung umsteigen kann.

Probieren Sie das hybride Projektmanagement-Tool DASHDOJO aus

Genau aus diesem Grund habe ich DASHDOJO entwickelt. DASHDOJO ist ein einfaches Projektmanagement-Tool, das ideal für alle ist, die einen einfachen, schnellen und effizienten Weg suchen, um den Überblick im Unternehmen zu behalten. DASHDOJO ist besonders beliebt bei Unternehmen, die bisher mit Tabellen, E-Mails oder Zetteln gearbeitet haben und merken, dass diese Art der Organisation nicht mehr ausreicht. Wenn Sie Ihr Aufgaben- und Projektmanagement einfach und schnell digitalisieren und effizienter gestalten wollen, dann ist DASHDOJO genau das richtige Tool für Sie und Ihr Team.

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