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Projektmanagement Aufgaben, Ziele, Verteilung, Priorisierung

Projektmanagement Aufgaben sind vielseitig, spannend und herausfordernd. In diesem Beitrag erfahren Sie, welchen Aufgaben ein Projektmanager gewachsen sein muss.

Welche Aufgaben hat das Projektmanagement?

Die Aufgaben eines Projektmanagers unterscheiden sich je nach Branche, Erfahrung und Unternehmen. Im IT-Projektmanagement müssen Sie als Projektmanager andere Aufgaben erledigen, als ein klassischer Projektmanager im Schiffsbau. Ein Projektmanager plant, steuern und kontrolliert ein Projekt durch alle Projektphasen hinweg. Bei der Steuerung nutzt er die geeignete Projektmanagement-Methode, die für sein Projekt sinnvoll ist.

Dies sind typische Projektmanagement Aufgaben:

  • Neue Projekte akquirieren und verkaufen (meist von Bestandskunden)
  • Kundenerwartungen managen / Erwartungsmanagement
  • Kunden bei Entscheidungen beraten
  • Das Projektteam zusammenstellen
  • Projektziele mit dem Auftraggeber abstimmen und definieren
  • Definition des Leistungsumfangs im Projekt
  • Steuerung magisches Dreieck
  • Organisatorische Vorbereitung des Projekts im Hinblick auf Ressourcen, Timings, Finanzen
  • Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten
  • Onboarding, Mentoring, Steuerung und Führung des Teams
  • Konfliktmanagement und Mediation innerhalb des Teams
  • Informationsfluss innerhalb des Teams und mit dem Kunden
  • Koordination der kompletten Kommunikation
  • Etablierung und Definition von Qualitätsstandards für das Projekt
  • Dokumentation und Berichte
  • Projektsteuerung
  • Projektcontrolling im Hinblick auf Profitabilität, Timings und Fortschritt
  • Einführung und Pflege von Projektmanagement-Tools oder Aufgabenmanagement-Tools
  • Überwachen und Einhalten des Budgets
  • Risikomanagement
  • Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings
  • Abschluss und Übergabe des Projekts

Was gehört alles zum Projektmanagement?

Welchen Aufgaben muss ein Projektmanager gewachsen sein? Ein Projektmanager hat sehr viele Aufgabenbereiche, weil er das Bindeglied zwischen Kunde/Auftraggeber und Projektteam ist. Für diese Tätigkeit müssen Projektmanager sowohl sehr ausgeprägte rationale als auch emotionale Fähigkeiten besitzen. Da diese Kombination bei Menschen selten ist, verdienen Projektmanager überdurchschnittlich viel Geld.

Immer den Überblick behalten

Jeder Projektmanager muss einerseits immer den Überblick über Timings, Budget und Leistung erhalten (Markoebene) und gleichzeitig von Zeit zu Zeit in die Details eintauchen. Dafür muss er den Kunden/Auftraggeber verstehen, seine Anforderungen an das Team kommunizieren und auch die Erwartungen des Kunden/Auftraggebers managen.

Kundenwünsche filtern und Erwartungen managen

Unerfahrene Projektmanager leiten jeden Kundenwunsch, ohne Prüfung auf Zweckmäßigkeit oder Machbarkeit, direkt an das Projektteam weiter. Dadurch verschwenden Sie viel Zeit, verursachen Stress und ein Projekt entgleitet Ihnen schnell. Erfahrene Projektmanager gehen reflektierter und ruhiger vor, da sie gleichzeitig auch Kundenberater sind.

Die Motivation im Team hoch halten

Auf der anderen Seite muss ein guter Projektmanager jedoch auch sein Team im Blick behalten. Wenn Kunden etwas wollen, das nicht machbar ist oder mit ständigen Änderungen das Team verwirren, muss der Projektmanager auch den Kunden zügeln und führen.

Die Persönlichkeiten im Team verstehen und damit umgehen

Projektmanager kennen die Persönlichkeiten Ihres Teams und wissen genau, wie ein Mitarbeiter aus dem Team denkt und welche Eigenarten er hat. Dadurch wissen Projektmanager genau, wie sie mit den einzelnen Mitarbeitern umgehen müssen, damit diese Höchstleistung erbringen können und gleichzeitig glücklich mit ihrer Arbeit sind.

Konflikte schlichten, konstruktiv nach vorne schauen

Interne Konflikte oder Konflikte mit dem Kunden muss der Projektmanager schlichten und moderieren. Dabei hat er immer den Fokus auf das erfolgreiche Projekt und die gemeinsame konstruktive Lösung.

Projektmanagement Aufgaben sind vielseitig und anspruchsvoll

Wie sie sehen können, ist der Projektmanager ein Allround-Talent. Deshalb werden in der Regel erfahrene Experten als Projektmanager eingesetzt. Denn Sie haben eine breite Palette von sozialen Fähigkeiten und zudem noch tiefes Wissen in ihrer Branche. Doch auch Quereinsteiger können im Projektmanagement Karriere machen.

Bei mir war es ähnlich. Ich habe damals direkt nach meinem Kommunikationsdesign Studium als Digitaler Projektmanager gestartet. Nach wenigen Monaten hatte ich die Möglichkeit, ein internationales, interdisziplinäres Team zu führen und Multimillionen-Euro Projekte auf der ganzen Welt für Konzerne umzusetzen.

Ich war zu dem Zeitpunkt bereits neben dem Studium für kleine Kunden selbstständig tätig und bekam deshalb ein Jobangebot in einer der weltweit größten Agenturen. Zudem schenkten Kunden mir in den ersten Projekten als Angestellter schnell ihr Vertrauen, wodurch ich schnell immer größere Projekte steuern durfte.

Wenn auch Sie eine Karriere als Projektmanager anstreben, können Sie entweder eine Projektmanagement Zertifizierung ablegen oder als Quereinsteiger in einer niedrigen Karrierestufe (wie beispielsweise Junior Projektmanager) starten. Sofern Sie Projekte erfolgreich und profitabel führen, bekommen Sie schnell mehr Verantwortung und somit auch mehr Geld.

Als PM Online-Tools einführen und etablieren

Wenn Sie als Projektmanager in Projekten einfach den Überblick behalten wollen, sollten Sie den Umgang mit professionellen Projektmanagement-Tools lernen. Diese Tools helfen Ihnen dabei, alle Timings im Blick zu behalten, die Teamkommunikation zu bündeln und dadurch Projekte noch schneller, profitabler und effizienter zu realisieren. Klicken Sie hier und probieren Sie unser Projektmanagement-Tool DASHDOJO kostenfrei aus.

Blogartikel von

ARTUR NEUMANN

Artur Neumann ist Gründer von DASHDOJO und teilt hier Tipps in den Bereichen Projektmanagement, Vertrieb und Unternehmensführung.

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