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Produktivität steigern in 9 Schritten

Du möchtest Deine Produktivität steigern und produktiver werden? Du möchtest Deine Aufgaben oder Projekte schneller umsetzen und weniger Zeit verschwenden? Egal ob als Selbstständiger, Unternehmer oder Angestellter? Dann nutze die folgenden Tipps.

1. Produktivität steigern durch Online-Tools.

Arbeitest Du noch mit Stift und Papier, um Deine To-dos zu verwalten und den Überblick zu behalten? Dann hattest Du wahrscheinlich auch schon häufiger das Problem, dass Du Deine Zettel zu Hause vergessen oder verloren hast und nicht mehr wusstest, was zu tun ist.

Spätestens sobald Du mit anderen Menschen wie Freelancern, Teammitgliedern, Mitarbeitern oder Kunden zusammenarbeiten willst, funktioniert die Organisation mit Zetteln einfach nicht. Du verschwendest zu viel Zeit damit, Informationen zusammenzutragen und andere auf dem neuesten Stand zu halten.

Der erste Schritt, um Deine Produktivität zu steigern und produktiver zu werden, ist daher die Umstellung auf ein Produktivitätstool. Mit einem Produktivitätstool wie DASHDOJO kannst Du auf jedem Computer, Tablet oder Smartphone ortsunabhängig all Deine Aufgaben oder Projekte organisieren.

Du kannst in DASHDOJO beispielweise Deine To-dos eintragen, Timings für die Aufgaben festlegen, Ideen sammeln und Aufgaben an andere Teammitglieder delegieren. In dem Produktivitätstool DASHDOJO gibt es außerdem die Möglichkeit, direkt mit anderen Teammitgliedern zu diskutieren, Videokonferenzen zu halten und gemeinsam Dateien oder andere Informationen zu teilen.

Dadurch vermeidest Du Zettelchaos und E-Mail-Flut. Stattdessen bündelst Du Deine Arbeit und alle Deine Aufgaben an einem Ort. Alleine durch diese simple Änderung steigerst Du Deine Produktivität.

Aufgabenliste in DASHDOJO

2. Bündele Informationen und Wissen an einem Ort.

Menschen verschwenden jeden Tag viel Zeit mit der Suche nach Informationen. Einige Studien belegen, dass es ca. 60 % der Arbeitszeit sind. Stell Dir das einfach mal vor: Jeden Tag verbringst Du von den 8 Stunden Deiner Arbeitszeit fast 5 Stunden nur mit der Suche nach Informationen.

Kein Wunder. Die meisten Menschen nutzen, Zettel, Tabellen, E-Mails, Filehoster und diverse andere Software-Tools gleichzeitig und wichtige Informationen oder Dateien liegen an unterschiedlichen Orten verstreut. Vor allem, wenn Du mit anderen Personen zusammenarbeitest, ist es unmöglich, hier noch den Überblick zu behalten.

Person A schickt Dir Dateien per E-Mail, Person B nutzt einen Messenger, Person C einen Filehoster und Person D wieder ein anderes Tool.

Entscheide jetzt für Dich selbst, dass Du in Zukunft nur noch einen Ort für Deine gesamte Arbeit verwenden möchtest. Alleine durch diese Entscheidung sparst Du viel Zeit.

Ich hatte früher dieselben Probleme und es fiel mir schwer, den Überblick in meinem Unternehmen und Team zu behalten. Also habe ich DASHDOJO entwickelt, mit dem Du Dein gesamtes Unternehmen an einem Ort steuern und Deine Produktivität steigern kannst.

In DASHDOJO siehst Du alle Aufgaben, Informationen, Kommunikation und Dateien an einem Ort. So verschwendest Du keine Zeit mehr mit der Suche nach Informationen, sondern behältst ganz einfach den Überblick. Dein Team kann direkt im Tool Rückfragen stellen und ihr erspart Euch die komplette E-Mail-Kommunikation. Ihr könnte in DASHDOJO sogar Videokonferenzen halten.

3. Konkrete Timings steigern Deine Produktivität.

Kennst Du das parkinsonsche Gesetz? Es besagt, dass eine Aufgabe so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie Du zur Verfügung hast. Wenn Du eine To-do-Liste erstellst oder ein Ziel erreichen willst, solltest Du immer genau definieren, bis wann Du die Aufgabe erledigen willst.

Auch wenn Du Aufgaben an Mitarbeiter delegieren möchtest, musst Du jedes Mal exakt definieren, bis wann die Person das fertige Ergebnis liefern soll. Wenn Du das nicht tust, wirst Du Deine Produktivität zerstören.

Du wirst feststellen, dass Deine To-do-Liste immer länger wird, aber Du nichts von der Liste erledigt hast. Auch Dein Team schafft viel weniger als Du eigentlich angenommen hast.

Definiere IMMER ein Timing bzw. einen Liefertermin und halte Dich daran. Vereinbare auch mit Deinem Team, dass jedes Timing wichtig ist. Falls jemand ein Timing nicht einhalten kann, muss die Person Dich unbedingt informieren. Durch dieses Commitment, steigerst Du garantiert Deine Produktivität.

Genau deshalb ist es in DASHDOJO Pflicht, ein Timing für eine Aufgabe zu hinterlegen. So kann jeder im Team genau sehen, bis wann eine bestimmte Aufgabe erledigt werden muss. Nur mit einem klaren Timing kann Dein Team auch seine eigenen Aufgaben priorisieren.

Überfällige Aufgaben werden in DASHDOJO rot markiert.

Delegiere niemals Aufgaben, ohne ein klares Timing zu definieren.

4.Produktivität steigern durch klare Verantwortlichkeiten.

Wann immer Du Aufgaben an Teammitglieder delegierst, darf es immer nur genau einen Aufgaben- oder Projektverantwortlichen geben.

Viele Führungskräfte machen den Fehler, dass Sie Aufgaben an mehrere Mitarbeiter delegieren und beispielsweise sagen: „Das Designteam soll sich um das Projekt kümmern.“

Doch das funktioniert nicht. Es ist wichtig, dass es bei jedem Projekt und jeder Aufgabe nur EINEN Verantwortlichen gibt. Sonst fühlt sich am Ende niemand für die Erfüllung der Aufgabe verantwortlich.

Auch wenn Du eine Aufgabe in DASHDOJO delegieren willst, kannst Du ganz bewusst nur eine Person auswählen. So gibt es immer einen klaren Verantwortlichen bei jeder Aufgabe.

So hat die Person das Gefühl von Verantwortung und wenn etwas schief läuft, weißt Du genau, wen Du fragen kannst. Sofern Du tatsächlich dieselbe Aufgabe an mehrere Personen delegieren willst, solltest Du einfach mehrere Aufgaben in DASHDOJO anlegen und die Aufgaben einzeln den entsprechenden Personen zuweisen.

Durch diese Aufteilung kannst Du ganz genau sehen, wer die Aufgabe schon erledigt hat und wer nicht. Definiere immer klar, wer für die Umsetzung einer bestimmten Aufgabe oder eines Projekts verantwortlich ist. Dadurch werden Du und Dein Team eure Produktivität steigern und produktiver werden.

5. Organisiere Deine Aufgaben in Projekten.

Wenn Du viele Aufgaben und Projekte hast, wird es irgendwann sehr chaotisch und Du verlierst leicht den Überblick. Um klar zu sehen, wie weit ein Projekt ist und was noch zu tun ist, solltest Du Deine ganzen Aufgaben in Projekte oder Gruppen organisieren.

In DASHDOJO kannst Du Projektgruppen erstellen und den Projektgruppen wieder Teilprojekte zuweisen. Nehmen wir beispielsweise an, Du bist Agenturinhaber und arbeitest mit dem Kunden „Müller GmbH“ zusammen.

Für diesen Kunden musst Du jetzt mehrere Projekte umsetzen. Zum Beispiel:

  1. Newsletter
  2. Verkaufsseite
  3. Event-Organisation

In DASHDOJO könntest Du jetzt die Gruppe „Müller GmbH“ anlegen und der Gruppe dann die entsprechenden Projekte zuordnen wie Du hier sehen kannst.

Projekte in DASHDOJO einfach organisieren.

Du kannst dann in DASHDOJO entscheiden, wer aus Deinem Team an welchem Projekt mitarbeiten soll. Einige Mitarbeiter sollen nur den Newsletter umsetzen, während andere sich um das Event kümmern. Die Zugriffsrechte kannst Du ganz einfach über das Projektteam einstellen.

Gehe nun alle Deine Kunden und Projekte durch und erstelle in DASHDOJO eine Struktur, die Dir dabei hilft, jederzeit den Überblick zu behalten. Natürlich kannst Du die Struktur auch nachträglich noch anpassen.

Wenn Du fertig bist, kannst Du Aufgaben an die entsprechenden Mitarbeiter oder Dich selbst delegieren. So sind Deine Aufgaben den entsprechenden Projekten zugeordnet und mit der Such- und Filterfunktion in DASHDOJO siehst DU genau, welche Aufgabe zu welchem Projekt gehört und was der aktuelle Status ist. Durch diesen besseren Überblick und die Ordnung steigerst Du einfach Deine Produktivität.

6. Dokumentiere Dein Wissen und steigere Deine Produktivität.

Wahrscheinlich ist Dir gar nicht bewusst, wie viel Wissen in Deinem Kopf steckt. Du kennst verschiedenste Details Deines Unternehmens, die Du bisher aber noch niemandem erklärt hast. Wenn Du Deine Produktivität steigern und weniger IM Unternehmen, sondern mehr AN Deinem Unternehmen arbeiten willst, musst Du zwingend Dein Wissen dokumentieren und mit Deinen Mitarbeitern teilen.

Ein guter Geschäftsführer versucht immer, sich selbst überflüssig zu machen.

Warum? Nur wenn Dein Unternehmen theoretisch auch ohne Dich funktioniert und auf Autopilot laufen könnte, hast Du ein echtes Unternehmen geschaffen. Ansonsten bist Du immer noch ein Selbstständiger, der jede Kleinigkeit selbst machen und entscheiden muss – egal wie viele Mitarbeiter Du bereits hast.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Du ein Unternehmen aufbaust, das viel wertvoller ist. Wenn Du alle Prozesse, Arbeitsabläufe und Vorgehensweisen in Deinem Unternehmen schriftlich oder in Videos dokumentierst, hast Du ein Unternehmen geschaffen, das Du verkaufen kannst.

Durch einen Unternehmensverkauf kannst Du auf einen Schlag sehr viel Vermögen aufbauen. Ein Käufer wird sich jedoch nur für Dein Unternehmen interessieren, wenn er Dein Unternehmen auch ohne Deine Hilfe führen könnte.

Damit das klappt, solltest Du alle internen Prozesse und Abläufe dokumentieren.

Genau dafür kannst Du in DASHDOJO die Wiki-Funktion nutzen. In Wikis hast Du Platz, um Prozesse und Arbeitsabläufe festzuhalten. So erleichterst Du Mitarbeitern die Einarbeitung, kannst Ihnen Anleitungen oder Schulungen zur Verfügung stellen und viele Rückfragen erledigen sich von selbst.

Wikis, Schulungen und Prozesse in DASHDOJO erstellen.

In den Wikis kannst Du Texte oder Videos für Deine Mitarbeiter hinterlegen und Ihnen genau erklären, wie sie bestimmte Dinge erledigen sollen. Ermutige auch Deine Mitarbeiter, Wikis zu erstellen. Denn dadurch helfen sie Dir dabei, Dein Unternehmen noch wertvoller und Deinen Alltag entspannter zu machen.

7. Delegiere und steigere Deine Produktivität.

Wahrer Erfolg und Wohlstand entsteht nur dann, wenn Du Aufgaben automatisierst. Für mich bedeutet Automatisierung entweder:

  1. das Du Aufgaben durch Technologie komplett automatisch erledigen lässt
  2. oder Aufgaben an Mitarbeiter, Freelancer oder Kunden delegierst.

Nur wenn Du weißt, wie man Aufgaben erfolgreich an andere delegiert, kannst Du ein wirklich erfolgreiches Unternehmen aufbauen und Deine Produktivität maximieren.

Es ist ganz einfach.

Stell Dir vor, Du bekommst für die Umsetzung eines Projekts 10.000 Euro. Wenn ein Mitarbeiter die Aufgabe für 5.000 Euro erledigen kann und Du eine Stunde benötigst, um die Aufgabe zu erklären bzw. zu delegieren, dann hast Du 5.000 Euro Gewinn pro Arbeitsstunde gemacht. Wenn Du das Projekt selbst machst, benötigst Du vielleicht 40 Stunden zur Erledigung der Aufgabe.

In diesen 40 Stunden könntest Du schon wieder viele andere Projekte an Dein Team delegieren und dadurch Deine Produktivität maximieren.

Alle Menschen haben nur 24 Stunden Zeit pro Tag. Die erfolgreichsten Menschen nutzen diese Zeit nicht, um 24 Stunden zu arbeiten, sondern möglichst viel zu delegieren.

Du solltest jede Aufgabe delegieren, die Dich im Einkauf weniger kostet als der Gewinn, den Du dadurch erwarten kannst.

In DASHDOJO kannst Du Deine Freelancer oder Mitarbeiter einladen und Aufgaben mit wenigen Klicks delegieren. Du siehst jederzeit, woran Dein Team arbeitet und was der aktuelle Status der Aufgabe ist. Dein Team kann direkt in DASHDOJO Rückfragen stellen und Du steuerst Dein Unternehmen effizient an einem Ort.

8. Steigere Deine Produktivität durch Automatisierung.

Wenn Du alle bisher vorgestellten Tipps umgesetzt hast, um Deine Produktivität zu steigern, kannst Du zudem noch Automatisierung einsetzen, um produktiver zu werden. Automatisierungen helfen Dir dabei, Routineaufgaben komplett automatisch zu erledigen.

Wir bieten Automatisierungen in DASHDOJO an. Du kannst DASHDOJO mit dem Automatisierungstool Zapier verbinden und dadurch Daten von mehr als 3000 Software-Tools an DASHDOJO senden. Auch DASHDOJO kann dann mit mehr als 3000 Software-Tools kommunizieren und Daten austauschen.

Durch diese Automatiserungen kannst Du beispielsweise automatisch neue Kundenanfragen auf Typeform, Jotform oder Perspective in DASHDOJO laden, daraus automatisch eine neue Aufgabe erstellen und die Aufgabe automatisch Deinem Vertriebsmitarbeiter zuweisen.

So siehst Du genau, was der Status ist und ob sich Dein Vertriebsmitarbeiter schon beim Kunden gemeldet hat. Mit Automatisierungen wird DASHDOJO also zum effizienten CRM-System und Du steigerst die Produktivität in Deinem Vertriebsteam.

Aber auch Millionen andere Anwendungsmöglichkeiten eröffnen sich durch die Verknüpfung zwischen DASHDOJO und Zapier. Wann immer Du manuell Daten von anderen Tools in DASHDOJO übertragen möchtest, kannst Du das einfach die Automatisierung erledigen lassen und dadurch viel Zeit sparen.

Mit DASHDOJO kannst Du auch wiederkehrende Aufgaben für Dich oder Dein Team anlegen. Zum Beispiel die monatliche Inventur der Ware, der wöchentliche Finanzbericht oder das Montagsmeeting. DASHDOJO legt wiederkehrende Aufgaben automatisch an und Dein Team kann sich dann darum kümmern, die Aufgaben zu erledigen.

9. Vermeide die größten Produktivitätsfehler.

Um Deine Produktivität zu steigern, solltest Du dich immer auf die Grundlagen beziehen. Hochproduktive Menschen reduzieren Dinge, statt immer mehr hinzuzufügen. Sie nutzen EIN Tool, statt unterschiedlicher Kanäle. Sie konzentrieren sich darauf, die üblichen und scheinbar langweiligen Dinge, außerordentlich gut zu machen.

Genau auf diesem Prinzip basiert DASHDOJO. DASHDOJO bietet Dir ein einfaches und minimalistisches Design, dass nur ein Ziel hat: Produktivitätssteigerung. Überzeuge Dich einfach selbst davon, wie einfach es ist und probiere DASHDOJO kostenfrei aus.

Blogartikel von

ARTUR NEUMANN

Artur Neumann ist Gründer von DASHDOJO und teilt hier Tipps in den Bereichen Projektmanagement, Vertrieb und Unternehmensführung.