Begehen Sie als Unternehmer diese 5 teuren Fehler?

Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter diese 5 teuren Fehler in Ihrem Unternehmen begehen, verschwenden Sie viel Geld. Nach diesem Beitrag werden Sie bei weniger Zeiteinsatz mehr erreichen, effizienter arbeiten und genau wissen, wie Sie diese Fehler vermeiden können. Sie vergeuden weniger Energie, Zeit, Geld und Nerven mit Tätigkeiten, die überflüssig sind. Stattdessen haben Sie danach mehr Zeit für die Dinge, die Ihnen etwas bedeuten, die Umsatz bringen und die Ihnen Freude bereiten.

Wenn das interessant klingt, sollten Sie weiterlesen.

1. Fehler: Wie verarbeiten Sie Anfragen und Bestellungen von Kunden?

Die meisten Unternehmen erhalten Anfragen oder Bestellungen von Kunden per E-Mail und antworten dann einfach per E-Mail. Doch dies ist aus mehreren Gründen ineffizient und teuer für Ihr Unternehmen. Sie sollten Anfragen per E-Mail automatisch weiterverarbeiten, damit diese nicht verloren gehen.

Den meisten Unternehmen fehlt ein klarer Überblick aller Kundenanfragen und Bestellungen, die jeder aus dem Team zu jedem Zeitpunkt einsehen kann. Inklusive Status der Anfrage oder Bestellung und dazugehöriger Timings. Jeder aus dem Innendienst oder Vertrieb muss wissen: 

  • Hat schon jemand mit dem Kunden einen Termin für ein Erstgespräch vereinbart? 
  • Ist der Kunde geeignet für eine Zusammenarbeit? 
  • Wie hoch ist das Auftragsvolumen? 
  • Wie schnell möchte der Kunde starten? 
  • Ist der Kunde Alleinentscheider oder muss er sich absprechen? 
  • Wurde die Ware schon bestellt? 
  • Bis wann bekommen wir eine Rückmeldung?

Außerdem müssen auch die internen Zuständigkeiten ganz klar geregelt sein. 

  • Wer kümmert sich bis wann um diese Anfrage? 
  • Was passiert, wenn die Person gerade krank ist oder Urlaub macht? 
  • Wo gibt es eine Übersicht, in der alle sehen, welche aktuellen Kundenanfragen eingegangen sind und was der Status ist? 
  • Haben Sie bereits einen Standardprozess, den Sie auch schriftlich für Ihr Team einsehbar dokumentiert haben? 
  • Wie wird kontrolliert, ob dieser Standardprozess eingehalten wird? 

Wie Sie sehen, gibt es hier viele offene Punkte, die nur wenige Unternehmen für sich geklärt und dokumentiert haben. Wenn Ihnen diese ganzen Punkte fehlen oder sie in etlichen E-Mails, Tabellen oder verschiedenen Tools verstreut sind, passiert garantiert eins: Sie verlieren Geld. 

Sie und Ihre Mitarbeiter müssen sich durch das Chaos wälzen und werden immer wieder wichtige Kunden, Anfragen oder Bestellungen vergessen oder einfach nicht finden. Sie trifft keine Schuld. Sie nutzen einfach das falsche System und das falsche Werkzeug.

Wie können Sie das Problem lösen?

Mit DASHDOJO können Sie dieses Problem ganz einfach beheben. In DASHDOJO können Sie alle Kundenanfragen, die Sie per E-Mail oder ein Kontaktformular erhalten haben, vollautomatisch als neue Aufgabe in DASHDOJO anlegen. Jeder aus Ihrem Vertriebsteam sieht dann ganz genau, dass die Anfrage eingegangen ist und was hier angefragt wurde.

Verwandeln Sie Anfragen von Kunden mit DASHDOJO automatisch in To-dos für Sie oder Ihr Vertriebsteam.

Die Aufgabe können Sie dann automatisch sich selbst oder einem Vertriebsmitarbeiter zuweisen. Der Zuständige wird über die neue Aufgabe informiert und kann dann übernehmen.

Falls der Mitarbeiter mal im Urlaub oder krank ist, geht trotzdem nichts verloren, da Sie die Aufgabe in der Übersicht sehen und einfach an einen anderen Mitarbeiter delegieren können.

Ab hier sollten Sie und Ihre Mitarbeiter den aktuellen Status einfach in DASHDOJO festhalten und dokumentieren. So kann jeder aus dem Team sehen, was der neuste Stand ist und was noch erledigt werden muss.

Mit dieser einfachen Änderung stellen Sie sicher, dass keine Anfrage mehr von Kunden verloren geht und steigern Ihren Umsatz. Ihre Mitarbeiter müssen auch nicht mehr wichtige Informationen in verschiedenen E-Mails suchen, sondern alles steht sauber und klar in DASHDOJO an einem Ort.

2. Fehler: Wie delegieren Sie Aufgaben und kommunizieren im Team?

Unternehmen organisieren das Tagesgeschäft standardmäßig mit E-Mails. Doch wahrscheinlich haben Sie auch schon bemerkt, dass dies nicht gut genug ist. Immer wieder gehen wichtige Aufgaben, Termine oder Dateien verloren – oder es passieren teure Fehler. 

Die größten Probleme von E-Mails sind:

  • Überflüssige E-Mails in CC
  • Diskussionen sind in mehreren E-Mails verstreut
  • Unklare Betreffzeilen
  • E-Mail-Anhänge sind schwer zu finden
  • E-Mails ermöglichen keinen Überblick
  • Nicht alle sind auf dem neuesten Stand
  • Verwechslung von E-Mail-Adressen 

Wenn Sie Aufgaben an Mitarbeiter delegieren, schreiben Sie Ihnen in der Regel eine E-Mail. Dann müssen Sie die Aufgabe nochmal separat in einer Tabelle dokumentieren, damit Sie sich daran erinnern können, welche Aufgabe Sie an welchen Mitarbeiter delegiert haben. Bei jeder Änderung müssen Sie diese Tabelle wieder aktualisieren. Dies ist enorm zeitaufwändig.

Wie können Sie das Problem lösen?

Mit DASHDOJO können Sie interne E-Mails vollständig ersetzen und dadurch viel einfacher alles im Blick behalten.

Mit DASHDOJO ersetzen Sie alle internen E-Mails. Die gesamte interne Kommunikation findet jetzt in unserer Plattform statt. Alles ist ordentlich, strukturiert und übersichtlich. Sie und Ihr Team können Informationen und Dateien schnell und leicht finden.

Sie können in DASHDOJO außerdem mit wenigen Klicks Aufgaben an Ihr Team delegieren. Ihre Mitarbeiter werden automatisch über die neue Aufgabe informiert und die Aufgabe wird zur Aufgabenliste hinzugefügt. In den Aufgabendetails können Sie dann die Aufgabenbeschreibung, Timings und Dateien hinterlegen, die für die erfolgreiche Umsetzung der Aufgabe notwendig sind.

Sobald Ihre Mitarbeiter die Aufgabe erledigt haben oder sich ein Status ändert, können diese den Stand aktualisieren und Sie sehen in Echtzeit alle Updates.

So wissen Sie jederzeit, woran Ihr Team arbeitet und was noch zu tun ist. Sie müssen nicht mehr zwischen E-Mails, Tabellen und Filehostern springen, sondern alles ist an einem Ort.

In DASHDOJO sehen Sie und Ihr Team jederzeit, wer woran arbeitet und was der aktuelle Stand ist. Sie können die Ansicht beliebig filtern und einfach alles im Blick behalten.

3. Fehler: Wie dokumentieren Sie Projekte und Aktivitäten?

Das Projekt ist vorbei und nun möchten Sie alle Arbeitsschritte und wichtigen Entscheidungen nochmal dokumentieren. Schließlich müssen Sie sich rechtlich absichern und vergangene Entscheidungen festhalten. Sie möchten vermeiden, dass ein Kunde nach Monaten zu Ihnen kommt und nachträglich unrechtmäßige Ansprüche stellt. Wie machen Sie das?

Die Antwort lautet für die meisten Unternehmen: mit E-Mails oder gar nicht. 

Gerade als Dienstleister ist dies jedoch sehr wichtig. Sie sollten immer belegen können, wann eine Kunde eine wichtige Entscheidung getroffen und welche Empfehlung sie gegeben haben.

Denn nur dann sind Sie auch rechtlich auf der sicheren Seite und können auch nachträglich noch nachvollziehen, was in der Vergangenheit passiert ist. Dies ist auch wichtig für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Wie können Sie das Problem lösen?

Alle Aktivitäten werden in DASHDOJO automatisch mit einem Zeitstempel versehen. Sie können Ihre Kunden direkt in DASHDOJO einladen und mit Ihnen an Projekten oder Aufgaben arbeiten.

Dort wird dann festgehalten, wer was wann gemacht hat und Sie sind auf der sicheren Seite. Wenn ein Kunde eine bestimmte Datei freigegeben hat, steht in DASHDOJO auch noch Monate oder Jahre nach dem Projekt, wann dies passiert ist. Sie können alle Aktivitäten nachvollziehen und Belegen.

Alle Aktivitäten werden in DASHDOJO automatisch zur besseren Nachvollziehbarkeit dokumentiert.

4. Fehler: Wie häufig veranstalten Sie Meetings?

Meetings gehören einfach zu Arbeitsleben dazu. Doch nur wenige Unternehmer denken über deren Effektivität nach. Meetings kosten Geld. Viel Geld. Wenn fünf Mitarbeiter zwei Stunden in einem Raum sitzen, sind das schnell mehrere Hunderte Euro kosten. 

Dabei sind die meisten Meetings absolute Zeitverschwendung. Viele Mitarbeiter nutzen die Meetings nur, um eine Pause zu machen und auf Kosten der Firma Getränke zu trinken. 

Meetings werden so gut wie nie vorbereitet. Plötzlich hat man eine Einladung in seinem Kalender und weiß noch nicht mal genau, warum. In Wirklichkeit könnten Sie sich 90 Prozent Ihrer Meetings sparen. Die anderen 10 Prozent sind nur dazu da, damit Ihre Mitarbeiter sich ab und zu sehen und Small-Talk halten.

Produktive sind Meetings aber selten. Stattdessen hätte es auch gereicht, die relevanten Personen individuell anzuschreiben und ihnen die ausschließlich für sie relevanten Informationen zukommen zu lassen. Dies ist viel effizienter als alle in ein Meeting einzuladen, bei dem sie nur 10 Prozent der Informationen benötigen.

Wie können Sie das Problem lösen?

Dank DASHDOJO werden Meetings überflüssig. Jeder aus dem Team kennt bereits den neusten Stand und ein Meeting würde Ihrem Team keine neuen Informationen geben.

In DASHDOJO steht bei jedem Projekt ganz genau, was gerade los ist. Sie finden dort die Dateien, Informationen, Termine, relevanten To-dos und so weiter. 

Es gibt jedoch manchmal Momente, in denen Sie trotzdem gerne ein Meeting veranstalten möchten. Oder Sie möchten Aufgaben mit Kunden besprechen. Aus diesem Grund haben wir in DASHDOJO die Videokonferenz-Funktion integriert. Sie können direkt in DASHDOJO mit einem Klick Videokonferenzen starten und Ihre Gäste per Einladungslink einladen.

In DASHDOJO können Sie mit einem Klick Videokonferenzen starten.

Egal ob es Ihr Team oder Kunden sind. Ihre Gäste benötigen keinen DASHDOJO Account und auch keine App. Sondern jeder Teilnehmer kann bequem am Computer, Tablet oder Smartphone aus jedem beliebigen Browser teilnehmen. Einfacher geht es nicht.

5. Fehler: Wo ist Ihr digitales Handbuch?

Die meisten werden hier wahrscheinlich „Welches Handbuch?“ antworten. Und genau das ist der Punkt. In Ihrem Unternehmen haben Sie über die Jahre sehr viel Wissen über Ihre Branche gesammelt.

Wissen über Marketing, Verkauf, Produktentwicklung, Risiken, Kunden, Mitarbeiter und so weiter. Doch meist existiert dieses Wissen nur in Ihrem Kopf oder im Kopf mancher Mitarbeiter.

Sobald Sie oder ein Mitarbeiter krank sind, weiß niemand mehr Bescheid. Doch wenn es Ihr Ziel ist, produktiver zu arbeiten, sich mehr aus Ihrem Unternehmen herauszunehmen und mit weniger Aufwand mehr zu erreichen, sollten Sie unbedingt damit beginnen, internes Wissen, Arbeitsabläufe und Prozesse festzuhalten.

Es gibt einen weiteren Grund, warum Sie interne Prozesse unbedingt dokumentieren sollten. Falls Sie einmal planen Ihr Unternehmen zu verkaufen, steigt dadurch automatisch der Wert Ihres Unternehmen.

Ein Käufer sieht sofort, dass Ihr Unternehmen sauber strukturiert ist und kann nahtlos das Management Ihres Unternehmens übernehmen.

Wie können Sie das Problem lösen?

In DASHDOJO gibt es den sogenannten „Wiki“-Bereich. Hier können Sie digitale Handbücher, Anleitungen, Schulungen und anderes Wissen Ihres Unternehmens hinterlegen.

Erstellen Sie Schulungen oder Schulungsvideos für Mitarbeiter im Support, Vertrieb oder Marketing. Zeigen Sie Ihren Mitarbeiter wie sie Upsells bei Kunden durchführen können. Bieten Sie technische Anleitungen für die Tools, die sie täglich verwenden. Dieses Wissen wird in der Regel in internen Wikis gespeichert. 

Erstellen Sie in DASHDOJO mit der Wiki-Funktion digitale Handbücher, Schulungen oder Richtlinien für Ihre Mitarbeiter und bündeln Sie internes Wissen übersichtlich.

Wikis sind sozusagen Ihr internes Weiterbildungsportal. Auch Ihre Mitarbeiter sollten Arbeitsabläufe und Wissen hier sammeln und es sollte normal sein, dass jeder hier Trainings für die anderen erstellt.

Ansonsten passiert es schnell, dass ein Mitarbeiter viel wissen hat und sonst kein anderer Bescheid weiß. Um das Problem zu lösen, müssen Sie also wieder ran und die Feuerwehr spielen.

Starten Sie noch heute damit, Ihr internes Wissen übersichtlich zu bündeln und mit Mitarbeitern zu teilen.

Ihr nächster Schritt

Ich habe Ihnen heute fünf einfache Wege vorgestellt, mit denen Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen massiv steigern können. Sie werden Ihren Umsatz erhöhen und gleichzeitig die Kosten senken, weil Sie mit weniger Aufwand einfach mehr erreichen.

Unsere einfache Plattform DASHDOJO hilft Ihnen dabei. Sie müssen danach nicht mehr zwischen unterschiedlichen E-Mails, Tabellen, Messengern, Kommunikationskanälen, Tabellen und Filehostern springen, sondern können gemeinsam mit Ihrem Team an einem zentralen Ort arbeiten. Vielleicht fragen Sie sich jetzt …

Wie lange dauert die Einarbeitung in DASHDOJO?

Wir haben DASHDOJO bewusst so gestaltet, dass die Einarbeitung für jeden schnell und leicht ist. Sie und Ihr Team werden DASHDOJO in wenigen Minuten verstehen, nachdem Sie den kurzen Einführungskurs angesehen haben. Bei Fragen bieten wir Ihnen jederzeit Unterstützung per E-Mail oder Telefon an und sind immer gerne für Sie da.

Warum sollten Sie jetzt starten?

Die meisten Unternehmen halten einen Eimer mit Löchern und versuchen, oben immer mehr Wasser einzufüllen. Mehr Kunden, mehr Mitarbeiter, mehr Marketing, mehr Arbeit und mehr Zeit.

Doch wenn die Basis Ihres Unternehmens chaotisch und ineffizient läuft, müssen Sie sehr viel arbeiten und viel Geld investieren, um minimale Gewinne zu erwirtschaften. Wenn Sie Aufgaben delegieren wollen, fällt die Aufgabe wieder auf Sie zurück und Sie haben noch mehr Arbeit. Jeden Tag, an dem Sie ineffiziente Prozesse weiter nutzen, verschwenden Sie Energie, Zeit und Geld.

Ich weiß, es ist ein Teufelskreis. Einerseits haben Sie keine Zeit, um sich darum zu kümmern, weil alles so chaotisch ist. Andererseits müssten Sie sich aber darum kümmern, damit es nicht mehr so chaotisch läuft.

All diese Probleme könnten Sie einfach mit DASHDOJO lösen. Ich verspreche Ihnen, dass die Einarbeitung für Sie und Ihr Team sehr schnell und leicht ist. Sie können DASHDOJO bereits am ersten Tag vollproduktiv nutzen und werden sofort spüren, wie Ihre Effizienz und der Überblick steigen. 

Ihre zwei Optionen

Entweder schuften Sie weiter und verschwenden viel Geld, weil jemand immer wieder teure Fehler macht.

Oder Sie gehen das Thema endlich an und werden Herrscher*in über Ihr Unternehmen.

Die Entscheidung liegt selbstverständlich bei Ihnen.

Wenn Sie bereit sind und die Effizient Ihres Teams steigern möchten, können Sie DASHDOJO komplett kostenlos testen.

Bei Fragen sind wir jederzeit gerne unter [email protected] für Sie erreichbar.

Blogartikel von

ARTUR NEUMANN

Artur Neumann ist Gründer von DASHDOJO und teilt hier Tipps in den Bereichen Projektmanagement, Vertrieb und Unternehmensführung.