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Aufgabenmanagement-Tool Vergleich 2021

Sie suchen das perfekte Aufgabenmanagement-Tool im Vergleich und können sich nicht zwischen den Anbietern entscheiden? In diesem Artikel möchten wir Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen und Ihnen zeigen, auf welche Faktoren Sie bei Ihrem Aufgabenmanagement-Tool unbedingt achten sollten.

Was ist ein Aufgabenmanagement-Tool?

Wenn man etwas erledigen möchte, startet man normalerweise mit einem einfachen Zettel und erstellt sich eine Aufgabenliste oder To-do-Liste. Falls Sie nur wenige Aufgaben haben, ist das auch durchaus ausreichend und Sie benötigen wahrscheinlich noch kein Aufgabenmanagement-Tool.

Sobald man sehr viele Aufgaben hat oder mit anderen Menschen gleichzeitig an verschiedenen Aufgaben und Projekten arbeiten möchte, steigen viele vom Zettel auf Tabellen oder Excel-Listen um. Wer seine Aufgaben und Projekte jedoch mit Tabellen organisiert, muss viele Nachteile in Kauf nehmen und arbeitet Ineffizient. Tabellen lassen sich schlechter pflegen und eine Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern ist nahezu unmöglich oder sehr aufwändig.

In Tabellen haben Sie keine Möglichkeit, detailliert mit dem Team über Aufgaben zu diskutieren, sondern müssen parallel noch E-Mails schreiben. So müssen Sie Ihre Aufgaben in zwei verschiedenen Kanälen überwachen und pflegen. Wenn Sie eine neue Aufgabe an ein Teammitglied delegieren möchten, müssen Sie dem Teammitglied eine E-Mail schreiben, die Aufgabe delegieren und danach noch manuell die Aufgabe in eine Tabelle eintragen. Wie Sie sich vorstellen können ist das extrem umständlich und es passieren sehr schnell Fehler.

Aus diesen Gründen greifen diejenigen, deren Zeit wertvoll ist, auf Aufgabenmanagement-Tools zurück.

Aufgabenmanagement-Tools im Vergleich zu Projektmanagement-Tools

Es gibt sowohl Aufgabenmanagement-Tools als auch sogenannte Projektmanagement-Tools. Der Unterschied zwischen beiden Tool-Varianten ist meist eher fließend. Grundsätzlich gilt jedoch, dass Projektmanagement-Tools komplizierter sind und dazu dienen sollen, Projekte übergreifend zu planen. Aufgabenmanagement-Tools sollen eher dabei helfen, das Tagesgeschäft zu optimieren. Es gibt jedoch Aufgabenmanagement-Tools, die sich Projektmanagement-Tools nennen oder umgekehrt.

Schlussendlich ist die exakte Definition weniger wichtig. Entscheidend ist nur, dass Sie wissen, welche Funktionen Ihnen in einem Aufgabenmanagement-Tool wichtig sind und wie Sie am liebsten Ihre Aufgaben online verwalten wollen.

Was ist ein Aufgabenmanagement-Tool überhaupt?

Mit einem Aufgabenmanagement-Tool können Sie und Ihr Team online Aufgaben verwalten und überblicken. Ein Aufgabenmanagement-Tool ist sozusagen eine digitale, online verfügbare To-do-Liste für Sie und Ihr Team. Denn mit einem Aufgabenmanagement-Tool speichern Sie Ihre Aufgaben in der Cloud. Sowohl Sie als auch Ihre Teammitglieder erhalten separate Zugangsdaten und können sich dann über einen Browser in das Aufgabenmanagement-Tool einloggen.

Nachdem Sie sich eingeloggt haben, sehen sie sofort, wer an welchen Aufgaben arbeitet und welche Timings für die jeweiligen Aufgaben festgelegt worden sind. Sobald eine Aufgabe erledigt wurde, können Teammitglieder die Aufgabe abhaken und dann sehen alle anderen aus dem Team, welche Aufgaben noch aktuell bzw. offen und welche bereits fertig sind. Dies ist das absolute Minimum, was ein Aufgabenmanagement-Tool können sollte. Doch für die weitere produktive Zusammenarbeit sind noch einige weitere wichtige Funktionen notwendig.

Die wichtigsten Funkionen eines guten Aufgabenmanagement-Tools

Wenn Sie das richtige Aufgabenmanagement-Tool für sich und Ihr Team aussuchen, sollten Sie Ihre eigenen Anforderungen kennen. Es gibt einige grundsätzliche Funktionen, die absolut immer notwendig sind und die ich sehr empfehlen kann:

Teammitglieder und Kunden in das Tool einladen

Falls Sie nicht gerade alleine arbeiten, sollte das Aufgabenmanagement-Tool, mit dem Sie arbeiten die Zusammenarbeit im Team ermöglichen. Es sollte Ihnen die Möglichkeit bieten, Ihre Teammitglieder, Freelancer und auch Kunden einzuladen. Wichtig ist, dass ihre Teammitglieder andere Rechte haben sollten als Freelancer und Kunden. Teammitglieder sollten in der Lage sein, neue Projekte anzulegen und Teams zusammenzustellen. Freelancer und Kunden sollten hingegen nicht alle Projekte und Teammitglieder oder andere Kunden und Freelancer sehen dürfen. Andernfalls würden Kunden sich zurecht über den Datenschutz ihrer Projekte beschweren. Das Aufgabenmanagement-Tool sollte Ihnen also einfache Möglichkeiten bieten, um bestimmte Rechte der Nutzer einzuschränken.

Das Aufgabenmanagement-Tool muss Aufgaben in Projekte gliedern können

Da Sie und Ihr Team in der Regel nicht an nur einem Projekt arbeiten, sondern an unterschiedlichen Projekten, sollten sie diese Gliederung auch in Ihrem Aufgabenmanagement-Tool abbilden können. Nur wenn Sie im Aufgabenmanagement-Tool unterschiedliche Projekte anlegen und dann den Projekten die relevanten Aufgaben zuordnen können, werden Sie den Überblick behalten. Ansonsten würden sich unterschiedliche Aufgaben für unterschiedliche Projekte vermischen und Sie enden im Chaos. Das Aufgabenmanagement-Tool sollte Ihnen also die Möglichkeit bieten, Projekte anzulegen und klar zu definieren, wer aus Ihrem Team an diesem Projekt mitarbeiten soll bzw. darf.

Klare Verantwortlichkeiten Tool definieren

Wenn Sie im Team arbeiten, müssen Sie ganz genau definieren, wer verantwortlich für welche Aufgabe ist. Früher dachte ich, dass man einfach sagen kann: „Hier ist die Aufgabe lieber Designer, kümmert euch darum.“ Doch mittlerweile weiß ich, dass Sie als Geschäftsführer oder Führungskraft genau definieren müssen wer exakt aus dem Team für die Aufgabe verantwortlich ist. Eine Person pro Aufgabe. Weisen Sie Aufgaben niemals einem Team oder mehreren Personen zu.

Ansonsten wird die Aufgabe immer wieder hin und hergeschoben und niemand erledigt sie. Aus diesem Grund muss auch Ihr Aufgabenmanagement-Tool ganz klar eine Aufgabe an nur eine Person zuweisen. Diese Person braucht ganz klar einen Ansprechpartner an den sie sich bei Fragen wenden kann. In Ihrem Aufgabenmanagement-Tool sollte also klar zu sehen sein, wer die Aufgabe erstellt hat und wer die Aufgabe erledigen muss. So wissen alle zu jeder Zeit wer, wem welche Aufgabe delegiert hat. Und der Zuständige weiß, dass er verantwortlich für die Aufgabe ist.

Klare Timings in Ihrem Aufgabenmanagement-Tool

Neben klaren Verantwortlichkeiten, wer welche Aufgabe erledigen soll, benötigt Ihr Aufgabenmanagement-Tool auch einen Ort, um klare Timings oder Liefertermine für eine Aufgabe zu hinterlegen. Wenn Sie einem Teammitglied eine Aufgabe zuweisen und nicht genau definieren, bis wann Sie das fertige Ergebnis benötigen, erhalten Sie das fertige Ergebnis niemals. Denn das Teammitglied wird immer Aufgaben vorziehen, für die es ein konkretes Timing gibt. Ihr Aufgabenmanagement-Tool muss also so eingestellt sein, dass niemand im Team eine Aufgabe erstellen kann, ohne ein konkretes Timing, eine Deadline oder einen Liefertermin anzulegen. Ansonsten hätten Sie schnell hunderte Aufgaben ohne Timing, die Ihr Team nur verwirren und ablenken.

Aufgabenzustände in Ihrem Aufgabenmanagement-Tool

Die nächste wichtige Funktion, die jedes Aufgabenmanagement-Tool benötigt, sind klar Aufgabenzustände. Bei einer klassischen To-do-Liste gibt es nur zwei Aufgabenzustände. Entweder steht eine Aufgabe auf der Liste und sie wird gerade noch bearbeitet oder ist geplant. Oder die Aufgabe wurde bereits durchgestrichen und ist schon erledigt. Das Problem daran ist, dass die Aufgaben, die nur für die Zukunft geplant sind, aber aktuell nicht konkret bearbeitet werden, sich mit den Aufgaben verschmischen, die gerade konkret bearbeitet werden. Dies führt schnell zu Chaos. Aus diesem Grund benötigt Ihr Aufgabenmanagement-Tool die Möglichkeit, einen Status hinter die Aufgaben zu legen.

Das Aufgabenmanagement-Tool sollte mindestens diese Aufgabenphasen ermöglichen:

  1. Geplant = die Aufgabe wird nicht aktiv bearbeitet.
  2. In Arbeit = die Aufgabe wird produktiv bearbeitet.
  3. Wartend = die Aufgabe kann nicht weiter bearbeitet werden, weil externe Faktoren stören. Möglicherweise melden sich Kunden oder Lieferanten nicht rechtzeitig zurück oder irgendwelche anderen externen Quellen sind die Fehlerursache. Hier sollten Sie oder der Projektleiter einschreiten und genau untersuchen, was hier unternommen werden kann.
  4. Test nötig = Ein leitender Mitarbeiter muss die Aufgabe auf Qualität prüfen und freigeben, damit Sie erfolgreich abgeschlossen werden kann.
  5. Erledigt = Die Aufgabe wurde vollständig abgeschlossen und ist erledigt.

Wie Sie sehen, sind all diese Aufgabenzustände enorm wichtig für die tägliche Produktivität im Unternehmen. Ihr Aufgabenmanagement-Tool sollte diese Aufgabenzustände anbieten. Dies ist notwendig, damit Sie und Ihr Team wirklich produktiv arbeiten können.

Teamkommunikation und Diskussionen in Ihrem Aufgabenmanagement-Tool

Wenn Sie wirklich die Produktivität in Ihrem Unternehmen steigern und mehr Gewinn machen wollen, sollte Ihr Aufgabenmanagement-Tool auch die Teamkommunikation direkt im Tool selbst ermöglichen. Andernfalls müssen Sie und Ihr Team noch E-Mails verwenden und dann sind alle wichtigen Informationen an unterschiedlichen Orten und in unterschiedlichen E-Mails verstreut. Das Aufgabenmanagement-Tool sollte wie folgt strukturiert sein:

  • Sie benötigen einerseits eine Projektdetailseite, damit das Team übergreifend über das Projekt sprechen kann. Auf dieser Projektdetailseite sollten Teammitglieder oder Projektleiter relevante Informationen hinterlegen können. Wie beispielsweise Briefings, Links oder Dokumente und Bilder. Auf der Projektseite sollte das Team außerdem miteinander diskutieren können.
  • Neben der Projektdetailseiten benötigt Ihr Aufgabenmanagement-Tool auch eine Detailseite für jede einzelne Aufgabe. Eine sogenannte Aufgabendetailseite. Auf dieser Seite können die Zuständigen der jeweiligen Aufgabe auch wieder Briefings, weitere Informationen, Links, Dokumente oder Bilder hinzufügen, damit die Aufgabe näher beschrieben und schnell gelöst werden kann.
  • Die Bearbeiter der Aufgabe sollten außerdem auf der Aufgabendetailseite miteinander diskutieren können, falls es noch Rückfragen gibt.

Mit diesem Aufbau hilft Ihnen Ihr Aufgabenmanagment-Tool wirklich bei der produktiven Arbeit und spart viel Zeit.

Automatische Benachrichtigungen in Ihrem Aufgabenmanagement-Tool

Wenn Sie ein Aufgabenmanagement-Tool einsetzen, sollte es außerdem die Möglichkeit bieten, Aufgaben und Projekten zu folgen und automatisch auf dem Laufenden zu bleiben. Sie sollten also je nach Wunsch automatisch eine Benachrichtigung, zum Beispiel per E-Mail, erhalten, sobald Details oder der Status einer Aufgabe geändert wurde. So wissen Sie ganz genau, wann es Neuigkeiten gibt. Andernfalls müssten Sie sich regelmäßig in das Aufgabenmanagement-Tool einloggen und schauen, was der neuste Stand der Aufgaben ist. Diese Benachrichtigungsfunktion ist sehr praktisch und spart Zeit.

Suchfunktion und Filterfunktion in Ihrem Aufgabenmanagement-Tool

Wenn Sie viele Aufgaben und Projekte haben, sollte es in Ihrem Aufgabenmanagement-Tool eine einfache Möglichkeit geben, nach Projekten oder Aufgaben zu suchen und die Aufgaben zu filtern. Es ist außerdem sinnvoll, wenn Sie mit einem Klick schnell sehen, welche Aufgaben an Sie delegiert wurden, die also Ihre To-dos sind. Und mit einem anderen Klick sehen können, welchen Status die Aufgabe hat, die Sie an andere Teammitglieder delegiert haben. So behalten Sie sehr gut alles im Blick und verpassen keine wichtigen Timings mehr.

Aktivitätenprotokolle im Aufgabenmanagement-Tool

Eine weitere sehr wichtige Funktion ist ein Aktivitätenprotokoll. Wenn das Aufgabenmanagement-Tool ein Aktivitätenprotokoll hat, werden alle Änderungen an einer Aufgabe automatisch dokumentiert und festgehalten. Dies enthält beispielsweise Änderungen von Aufgabenbeschreibungen, Statusänderungen, Dateiuploads, Kommentaren und so weiter. Das ist relevant, weil Sie dann auch noch nachträglich genau sehen, wer aus dem Team welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt gemacht hat. Es kann auch hilfreich sein, wenn Sie direkt mit Kunden in Ihrem Aufgabenmanagement-Tool zusammenarbeiten und nachträglich Freigaben oder Entscheidungen Ihrer Kunden dokumentieren müssen.

Das einfachste und beste Aufgabenmanagement-Tool finden

In diesem Artikel haben Sie genau erfahren, welche Anforderungen und Funktionen ein gutes und modernes Aufgabenmanagement-Tool erfüllen sollte. Sie können nun besser einschätzen, welche Art von Tool Sie benötigen und welche Funktionen Ihnen wichtig sind.

Wenn Sie alle vorgestellten Funktionen in einem Tool wünschen, dann sollten Sie das Aufgabenmanagement-Tool DASHDOJO testen. DASHDOJO ist ein einfaches und übersichtliches Tool, das alle Funktionen enthält, die ich in diesem Artikel vorgestellt habe.

Mit DASHDOJO können Sie und Ihr Team all Ihre Aufgaben, Projekte und Timings im Blick behalten und Projekte profitabel realisieren.

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