Anleitung: DASHDOJO mit Zapier verbinden und Ihr Unternehmen einfach automatisieren

Unternehmer und Teams verschwenden täglich viel Zeit mit Routineaufgaben oder dem Übertragen von Daten. Ab sofort können Sie mit DASHDOJO Ihr komplettes Unternehmen einfach automatisieren.

DASHDOJO kann Informationen, Dateien und Daten aus mehr als 4.000 verschiedenen Software-Tools sowie Ihren E-Mails verarbeiten, filtern und als neue Aufgabe in DASHDOJO anlegen/delegieren. Es gibt Hunderttausende Einsatzmöglichkeiten, wie Sie dadurch viel Zeit und Geld sparen.

Falls Sie sich noch nicht mit DASHDOJO auskennen: Hier finden Sie die Anleitung, wie Sie DASHDOJO verwenden.

Diesen Blogartikel werde ich mit der Zeit ergänzen und überarbeiten.

Das liegt daran, dass wir die Möglichkeiten zur Automatisierung mit DASHDOJO weiter verfeinern und verbessern. Die neuen Funktionen werde ich in diesem Dokument mit der Zeit immer wieder ergänzen.

Hier einige Beispiele von dem, was bereits möglich ist:

  • Erstellen Sie automatisch eine neue Aufgabe, sobald eine neue Zeile in einem Excel oder Google Tabellen Dokument erstellt wurde und delegieren Sie die Aufgabe an einen Mitarbeiter oder Kunden.
  • Erstellen Sie automatisch eine neue Aufgabe für Ihren Kundenberater, der ein Onboarding mit dem Kunden machen soll, nachdem Ihr Kunde ein Produkt über einen Zahlungsanbieter wie PayPal, Digistore24, Elogpage oder Shopify gekauft hat.
  • Lassen Sie automatisch Ihre Philips Hue Lampe im Wohnzimmer kurz grün aufleuchten, sobald jemand aus Ihrem Team eine Aufgabe erledigt hat.
  • Nachdem ein Kunde sich über ein Bewerbungsformular wie Typeform, YouCanBookMe, Calendly etc. oder per E-Mail für ein Erstgespräch bei Ihnen eingetragen hat, legt DASHDOJO den Kunden vollautomatisch mit seinen Bewerbungsdetails an und delegiert den Kunden an Ihre Telefonverkäufer. Der Verkäufer wird automatisch per E-Mail informiert, sobald es eine neue Anfrage gibt, kann in der Aufgabenbeschreibung alle Bewerbungsdetails des Kunden sehen und ihn anrufen.

Dies sind nur ein paar Beispiele von dem, was jetzt bereits mit DASHDOJO möglich ist.

Was Sie für die Automatisierung mit DASHDOJO benötigen

Hier die Anleitung, um Ihr Unternehmen mit DASHDOJO zu automatisieren.

1. Erstellen Sie Ihren DASHDOJO Account

Falls Sie noch keinen Account bei DASHDOJO haben, benötigen Sie zuerst einen Account, den Sie hier erwerben können: https://www.dashdojo.com

2. Die Grundlagen von Schnittstellen (API) verstehen

Ich möchte Ihnen kurz sehr stark vereinfacht erklären, wie Schnittstellen funktionieren. Diese sind notwendig, um Automatisierungen möglich zu machen.

Software-Tools können Daten senden und empfangen. Doch jedes Software-Tool spricht seine eigene Sprache. Damit Software-Tools sich untereinander verstehen, müssen sie sich darauf einigen, welche Sprache sie sprechen.

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. DASHDOJO lernt Sprachen von mehr als 4.000 Software-Tools. Zudem müssten auch alle 4.000 Software-Tools die Sprache „DASHDOJO“ lernen. Dadurch hätten wir und auch alle Software-Anbieter sehr viel Aufwand, da jeder 4.000 Sprachen für die Eingabe von Informationen und 4.000 Sprachen für die Ausgabe von Informationen lernen müsste. Dieser Weg würde Hunderte Jahre und viele Entwicklungsstunden kosten. Diese Lösung ist ineffizient und unbezahlbar.
  2. Alternativ einigen sich alle 4.000 Software-Tools und DASHDOJO auf eine neue, gemeinsame Sprache. Diese Sprache heißt „Zapier“. Das bedeutet wir Software-Anbieter bereiten unsere Daten so auf, dass Sie in die Sprache Zapier übersetzt werden und zudem, dass wir die Sprache Zapier verstehen. Wenn das alle 4.000 Anbieter machen, können sie sich mühelos untereinander verständigen und miteinander arbeiten. So muss jeder Software Anbieter nur ein Mal seine Ausgabedaten und einmal die Eingabedaten in die Sprache Zapier übersetzen und kann sich dadurch an das komplette Zapier Netzwerk anbinden. Genau für diesen Weg haben wir uns mit DASHDOJO entschieden, weil Sie sich als DASHDOJO Kunde dadurch sofort mit mehr als 4.000 Software-Tools verbinden können.

3. Erstellen Sie Ihren Zapier-Account

Damit DASHDOJO sich mit nahezu jedem von Ihnen gewünschten Software-Tool verbinden kann, benötigen Sie einen kostenlosen Zapier Account. Zapier ist ein Schnittstellen-Anbieter, bei dem alle großen und bekannten Software-Tools vertreten sind. Wie Schnittstellen funktionieren habe ich in Punkt 2 eben erklärt. Zapier umfasst derzeit eine Anbindung an über 4.000 Apps, die mühelos miteinander „kommunizieren“ können, wodurch die Automatisierung möglich wird. Erstellen Sie hier Ihren Zapier Account.

So ist Zapier aufgebaut

Wenn Sie DASHDOJO mit Zapier verbinden, stehen Ihnen unendliche Möglichkeiten zur Automatisierung offen. Sie können DASHDOJO sofort mit allen dort verfügbaren Software-Tools verbinden. Nachdem Sie Ihren Account erstellt haben, sollten Sie Ihren ersten „Zap“ erstellen.

  1. Zap (Die Automatisierung): Jeder Zap beschreibt eine Automatisierung. Automatisierungen empfangen Daten von einem „Trigger“ (Software 1) und leitetet die Daten an eine „Action“ (Software 2) weiter.
  2. Trigger (Der Auslöser): Der Trigger ist der Auslöser der Automatiserung. Jedes Software-Tool bietet eigene Trigger an. Also WANN soll die Automatisierung starten und WELCHE Daten sollen dabei an die Action übertragen werden? Ein Beispiel: Immer wenn Sie in Outlook eine E-Mail mit einem Anhang erhalten, soll die Automatisierung (also der Zap) starten.
  3. Action (Die Handlung): Die Action beschreibt wohin die Daten des Triggers weitergereicht und verarbeitet werden sollen. Jedes Software-Tool bietet eigene Actions an. Ein Beispiel: Wenn Sie eine E-Mail mit Anhang erhalten, soll der Anhang immer automatisch in DASHDOJO in einer neuen Aufgabe gespeichert werden.

Nochmal kurz zusammengefasst: Sie definieren einen Zap (die Automatisierung). Die Automatisierung wird dann ausgelöst (getriggert), wenn etwas in einem Software-Tool oder Ihrem E-Mail-Postfach passiert. Danach werden die Daten mit einer Action (der Handlung) an ein anderes Software-Tool übertragen. Sie definieren bei der Einrichtung Ihres Zaps genau, wohin und auf welche Weise die Daten automatisch von A nach B verarbeitet oder übertragen werden sollen. Damit haben Sie eine einfache Automatisierung erstellt.

Fortgeschrittene Automatisierungen

Zapier bietet ihnen die Möglichkeit, auch komplexere Automatisierungen zu erstellen. Wie? Indem Zapier in Schritt 1 die Daten aus dem Trigger verwendet, filtert, verarbeitet oder auf bestimmte Bedingungen prüft und erst DANACH an die Action weitergibt. Ein Beispiel: Nur wenn die E-Mail-Betreffzeile den Text „Rechnung“ enthält wird der Anhang der E-Mail in DASHDOJO gespeichert, ansonsten wird nur der E-Mail-Text gespeichert (nicht der Anhang). Es gibt noch tausende andere Möglichkeiten, um fortgeschrittene Automatisierungen zu erstellen.

So verbinden Sie DASHDOJO mit Zapier

  1. Loggen Sie sich mit Ihrem Administrator-Benutzer (meist der Käufer von DASHDOJO) in Ihren DASHDOJO-Account ein.
  2. Klicken Sie oben rechts auf Profil > Dojo-Einstellungen.
  3. Hier finden Sie ein Feld mit dem Namen „Zapier API code“.
  4. Kopieren Sie den Schlüssel. Bitte teilen Sie den Schlüssel nicht mit Fremden, da Sie dadurch eine Verbindung zu Ihrem DASHDOJO Account herstellen könnten.
  5. Loggen Sie sich danach in Zapier ein.
  6. Erstellen Sie Ihren ersten „Zap“ also Ihre erste Automatisierung.
  7. Geben Sie bei Trigger in der Suche „DASHDOJO“ ein. Wählen Sie hier DASHDOJO aus.
  8. Klicken Sie dann solange weiter, bis Sie sich in Ihren DASHDOJO Account einloggen bzw. den API code einfügen sollen.
  9. Fügen Sie den API code ein, den Sie vorher in Ihren Dojo-Einstellungen kopiert haben.
  10. Klicken Sie auf speichern.

Ab sofort müssen Sie Ihren DASHDOJO Account nicht mehr manuell verbinden, sondern der Login wurde in Zapier gespeichert und Sie können beliebig viele Zaps/Automatisierungen in Zapier anlegen.

Was tun, wenn Ihr API Schlüssel verloren geht oder gestohlen wurde?

  1. Falls Ihr API Schlüssel verloren geht oder Sie die Verbindung zu Zapier sicher unterbrechen wollen, können Sie sich wieder in DASHDOJO einloggen.
  2. Gehen Sie dort auf Profil > Dojo-Einstellungen.
  3. Klicken Sie danach auf die zwei kleinen Pfeile und danach auf speichern.
  4. Dadurch wird der alte API-Schlüssel gelöscht und funktioniert nicht mehr in Zapier. Achtung: Sie müssen dann auch alle bereits eingerichteten Zaps neu anlegen.

Welche Trigger bietet DASHDOJO derzeit an?

DASHDOJO bietet Ihnen derzeit eine Reihe von Triggern. Schreiben Sie uns bitte eine Nachricht an [email protected], wenn Sie weitere Trigger benötigen. Diese Trigger werden mit der Zeit oder auf Kundenwunsch erweitert.

Aktuell bieten wir Ihnen diese Trigger an:

Alle Trigger beziehen sich immer auf ein von Ihnen vorher ausgewähltes Projekt.

1. New Task: Ihr Zap/Ihre Automatisierung wird ausgelöst, nachdem eine neue Aufgabe in DASHDOJO in einem von Ihnen vorher ausgewählten Projekt erstellt wurde.

2. Task Status Changed: Ihr Zap/Ihre Automatisierung wird ausgelöst, nachdem der Status einer Aufgabe in DASHDOJO in einem von Ihnen vorher ausgewählten Projekt verändert wurde.

3. Task Completed: Ihr Zap/Ihre Automatisierung wird ausgelöst, nachdem eine Aufgabe in DASHDOJO in einem von Ihnen vorher ausgewählten Projekt auf „erledigt“ gesetzt wurde.

4. Task Comment Added: Ihr Zap/Ihre Automatisierung wird ausgelöst, nachdem jemand einen Kommentar in einer Aufgabe in DASHDOJO in einem von Ihnen vorher ausgewählten Projekt geschrieben hat.

Welche Actions bietet DASHDOJO derzeit an?

DASHDOJO bietet Ihnen derzeit eine Action an. Schreiben Sie uns bitte eine Nachricht an [email protected], wenn Sie weitere Actions benötigen. Diese Actions werden mit der Zeit oder auf Kundenwunsch erweitert.

Aktuell bieten wir Ihnen diese Action an:

1. Create Task (neue Aufgabe erstellen):

Andere Software-Tools (Trigger) können DASHDOJO Informationen senden. Die Informationen werden in DASHDOJO als neue Aufgabe angelegt. Dabei müssen Sie folgende Parameter entweder statisch oder auf Basis der vom Trigger gesendeten Informationen dynamisch festlegen:

Name: Der Name der neuen Aufgabe.

Project: Zu welchem Projekt gehört die neue Aufgabe.

Executor: Wer ist für die Aufgabe zuständig bzw. an wen soll die Aufgabe delegiert werden.

Owner: Wer soll als Aufgabenersteller definiert werden.

Status: Was ist der Aufgabenstatus.

Started At: Wann soll die Aufgabe beginnen?

Finished At: Bis wann soll die Aufgabe erledigt werden?

Description: Hier können Sie die Aufgabenbeschreibung anlegen. Die Aufgabenbeschreibung kann auch einen HTML-Code enthalten, wodurch Sie den Text etwas formatieren können. Diese HTML Codes funktionieren:

  • Zeilenumbruch: <br/>
  • Neuer Absatz: <p>Absatz1</p>, <p>Absatz 2</p> usw.
  • Text fett schreiben <b>fetter Text</b>
  • Text unterstreichen <u>unterstrichener Text</u>
  • Text kursiv schreiben <i>kursiver Text</i>
  • Überschriften: <h1>Überschriftgröße groß</h1>, <h2>Überschriftgröße mittel</h2>, <h3>Überschriftgröße klein</h3> usw.

Notify: Hier können Sie die Werte „True“ oder „False“ wählen. Also: soll der Executor (der Aufgabenverantwortliche) über die neue Aufgabe per E-Mail informiert werden oder nicht.

Wir arbeiten gerade noch an einer Lösung, um auch Dateianhänge in der neuen Aufgabe zu übertragen/anzuhängen. Diese Funktion wird in Kürze freigeschaltet.

Benötigen Sie Unterstützung? Wir richten Ihre Automatisierungen für Sie ein

Vielleicht haben Sie schon ansatzweise verstanden, welche genialen Automatisierungen jetzt mit DASHDOJO möglich sind. Wenn Sie Automatisierungen richtig einsetzen, können Sie damit sehr viel Zeit und sehr viel Geld sparen. Doch nicht nur das. Sie machen auch weniger Fehler bei Routineaufgaben oder dem Übertragen von Daten.

Ich weiß, dass dieser Blogbeitrag etwas technisch und nicht so einfach zu begreifen ist. Sie müssen sich nicht mit den Details der Automatisierungen beschäftigen, denn wir richten Ihre Automatisierungen kostenlos ein, wenn Sie Kunde von DASHDOJO sind.

Wie können Sie den kostenlosen Automatisierungs-Service wahrnehmen?

  1. Erstellen Sie einen Account bei DASHDOJO: https://www.dashdojo.com
  2. Vereinbaren Sie danach ein kostenfreies Erstgespräch mit unserem Team unter diesem Link
  3. Wir besprechen dann genau, welche Automatisierungen Ihnen helfen können und richten diese kostenfrei für Sie ein.

Sie haben noch Fragen zur Automatisierung mit DASHDOJO?

Dann schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an [email protected] oder vereinbaren Sie ein kostenfreies Beratungsgespräch mit unserem Team: hier klicken und gratis Beratung sichern.

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