DASHDOJO Anleitung: So nutzt Du das Aufgaben- und Projektmanagement-Tool erfolgreich

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Du suchst nach einer Anleitung oder einem Handbuch für das Aufgaben und Projektmanagement-Tool DASHDOJO? Dann erfährst Du in diesem Beitrag wie Du das Tool erfolgreich für Dich nutzt.

Anmerkung: Mit der Zeit werde ich diese Anleitung um weitere Punkte ergänzen, da ständig neue Funktionen in DASHDOJO hinzukommen. Wenn Du also noch Fragen hast, melde Dich bitte unter [email protected] Wir werden Deine Fragen gerne beantworten.

Verstehe DASHDOJO in weniger als 8 Minuten

Um DASHDOJO richtig zu verstehen, sollten Du und Dein Team diese Beiträge lesen:

  1. Was ist DASHDOJO und wie funktioniert das einfache Aufgaben- und Projektmanagement-Tool für Remote-Teams?
  2. Was sind die Grundlagen des DASHDOJO Systems?

Außerdem benötigst Du für die Benutzung einen Account bei DASHDOJO. Hier kannst Du Dir Deinen Zugang sichern: https://www.dashdojo.com/

Perfekt! Jetzt können wir mit dem „technischen“ Teil starten.

Bei der Entwicklung von DASHDOJO war mir vor allem die Einfachheit und intuitive Bedienung sehr wichtig. Doch Projektmanagement ist wie Kampfkunst. Am Anfang musst Du die Bewegungsabläufe lernen und verstehen. Mit der Zeit werden sie Teil von Dir und es wird leicht.

Bei der Verwendung von DASHDOJO musst Du zuerst das „Wieso?“ verstehen, bevor Du das „Wie?“ lernst. Genau so ist auch diese Anleitung aufgebaut.

1. Dein Start in DASHDOJO und erste Schritte

Du kannst Dich hier in DASHDOJO einloggen: https://dashdojo.com/login

Nutze für den Login bitte Deine E-Mail-Adresse und Dein Passwort. Falls Du Dein Passwort vergessen hast, kannst Du es über den Link „Passwort vergessen?“ einfach zurücksetzen. Wenn Du dort dein Passwort eingibst, bekommst Du eine E-Mail mit einem Zurücksetzen-Link.

Sobald Du auf diesen Link klickst, gelangst Du auf eine Website, auf der Du Dein neues Passwort festlegen kannst. Wenn Du dieses neue Passwort verwenden möchtest, klicke einfach auf speichern unten auf der Seite.

Wenn Du Dein Passwort kennst, kannst Du Dich ganz normal einloggen. Nachdem Du Dich das erste Mal in DASHDOJO einloggst, siehst Du noch keine Aufgaben und bist die einzige Person in Deinem sogenannten „Dojo“ (Trainingsraum). Dein Dojo ist sozusagen ein Workspace für Dein Unternehmen.

2. Jedes DOJO besteht aus folgenden Elementen:

1. Sensei

Der Sensei ist der oder diejenige, der den Zugang bei DASHDOJO gekauft hat. Senseis können alle Projekte und Aufgaben ihres Dojos sehen und Team-Mitglieder hinzufügen oder entfernen. Sie können zudem auch Projekte (und somit auch Aufgaben) löschen.

2. Team-Mitglieder

Team-Mitglieder sind sozusagen die Schüler des Dojos. Du kannst Kunden, Kollegen, Freelancer oder andere wichtige Leute in Dein Dojo einladen, damit sie gemeinsam mit Dir an Projekten arbeiten.

3. Dojo-Sprache

Der Sensei muss definieren, in welcher Sprache das Dojo geführt wird. Aktuell gibt es die Möglichkeit, DASHDOJO auf Englisch und Deutsch zu nutzen. Je nachdem welche Sprache der Sensei einstellt, wirkt sich dies auf die Dojo-Benachrichtigungen aus wie zum Beispiel: Passwort-zurücksetzen-Link und Einladungslinks. Das Besondere: Jedes Team-Mitglied kann aber auch seine eigene Sprache wählen, die unabhängig von der Dojo-Sprache angezeigt wird. Die Dojo-Sprache definiert, die Sprache der Oberfläche und der Menüs. Die Projektnamen, Aufgabennamen, Aufgabenbeschreibungen und Kommentare der Mitglieder werden jedoch nicht übersetzt, sondern bleiben im Original bestehen.

4. Projekten

Jedes Team-Mitglied kann Projekte anlegen und archivieren. Nur Senseis können Projekte löschen. Zu jedem Projekt gehört auch eine Projektseite. Auf der Projektseite kann das Projektteam die Projektbeschreibung oder wichtige Projekt-Dokumente hinterlegen. Zudem kann jeder aus dem Projektteam auch Kommentare hinterlassen. Jedes Projekt besteht aus einem Projektteam. Jeder aus dem Projektteam kann Team-Mitglieder zum Projekt hinzufügen oder entfernen. Standardmäßig sind alle Mitglieder des Dojos Teil eines neuen Projekts. Ein Projekt besteht aus Aufgaben.

5. Aufgaben

Aufgaben müssen immer einem Projekt zugeordnet sein. Jede Aufgabe hat eine Projektbeschreibung, einen Aufgabenersteller, einen Verantwortlichen (also denjenigen, der die Aufgabe machen oder kontrollieren soll), ein Startdatum, ein Enddatum und einen Aufgabenstatus.

Als Aufgabenstatus gibt es standardmäßig:

  • Geplant (Aufgabe wird noch nicht bearbeitet),
  • Wartend (aktuell kann an der Aufgabe nicht gearbeitet werden, weil es Probleme gibt),
  • In Arbeit (diese Aufgabe wird von dem Verantwortlichen umgesetzt),
  • Test nötig (die Aufgabe muss vor der finalen Lieferung noch einmal final getestet bzw. die Qualität überprüft werden)
  • und zuletzt Erledigt (die Aufgabe ist fertig und abgeschlossen).

Jede Aufgabe besteht zudem aus einer Aufgabenbeschreibung, Dokumenten / Dateien und Kommentaren. Jedes Team-Mitglied, das im Projektteam ist, kann alle Attribute einer Aufgabe ändern.

Alle Änderungen an einer Aufgaben werden auf der Aufgabendetailseite in den Aktivitäten festgehalten (mit genauer Zeit). Somit kann jeder auch nachträglich noch genau nachvollziehen, wann was passiert ist.

Falls Du mehrere Unternehmen hast, könnte es sinnvoll sein, mehrere Dojos zu erstellen. Bestelle dafür einfach einen neuen Zugang und nutze nach Wunsch dieselbe E-Mail-Adresse beim Kauf. Damit wird das neue Dojo direkt im Menü sichtbar.

Als Administrator bist Du der „Sensei“ also der Meister dieses Dojos. Du kannst Team-Mitglieder hinzufügen, alle Projekte sehen und Aufgaben verwalten.

3. Ändere Deine persönlichen Einstellungen

Bevor Du neue Team-Mitglieder einlädst und Aufgaben anlegst, solltest Du Deine persönlichen Einstellungen festlegen. Klicke oben rechts auf Dein Profilbild > Persönliche Einstellungen. Hier kannst Dein Profilbild hochladen. Passe ggf. zudem Deinen Namen und Deine Dojo-Sprache an. Speichere die Änderungen, nachdem Du fertig bist.

3.1 So kannst Du Dein Profilbild in DASHDJO ändern

  1. Klicke oben rechts auf Profil > Persönliche Einstellungen.
  2. Klicke auf den Button „Hochladen“ und wähle Dein Wunsch-Profilbild aus.
  3. Falls Du Dein Profilbild ändern möchtest, wähle einfach eine neues Bild aus.
  4. Du kannst Dein Profilbild jederzeit entfernen, indem die Maus über Dein Bild bewegst und dann auf den Mülleimer klickst.
  5. Klicke auf Speichern, nachdem Du die Änderungen durchgeführt hast.

4. Ändere Deine DOJO Einstellungen

4.1 So kannst Du die Sprache Deines Dojos ändern

  1. Klicke auf Dein Profilbild.
  2. Danach auf DOJO-Einstellungen.
  3. Hier kannst Du die Sprache Deines Dojos ändern.
  4. Klicke aus speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
  5. Jedes Team-Mitglied kann seine persönliche Sprache wählen. Dies ist vor allem für internationale Teams interessant.
  6. Die Dojo-Sprache beeinflusst, in welcher Sprache Systembenachrichtigungen und Einladungen versendet werden.
  7. Die persönliche Sprache beeinflusst die Sprache der Benutzeroberfläche und der Aufgabenbenachrichtigungen.

4.2 So kannst Du die DOJO-Url ändern

  1. Klicke auf Profil > Dojo-Einstellungen.
  2. Wähle Deine Wunsch-URL aus.
  3. Klicke auf speichern.
  4. Die URL hat keine Auswirkungen, sondern ist einfach nur eine Möglichkeit der Personalisierung.

4.3 So kannst Du den Dojo-Namen ändern

  1. Der DOJO-Name sollte so lauten wie Dein Unternehmen.
  2. Klicke auf Profil > Dojo-Einstellungen.
  3. Trage unter DOJO-Name den Namen Deines Unternehmens ein.
  4. Klicke auf Speichern.
  5. Dadurch wissen Deine Team-Mitglieder immer genau, von welchem Dojo die Einladungen oder Aufgaben-Benachrichtigungen versendet wurden.

4.4 So kannst Du die Dojo-Zeitzone ändern

  1. Klicke dafür oben rechts auf Profil > DOJO Einstellungen.
  2. Wähle die Zeitzone aus, in der Dein Dojo hauptsächlich arbeitet. Die Zeitzone ist relevant, weil auf Basis der Zeitzone die Aktivitäten dokumentiert werden. Wenn Du die Zeitzone änderst, ändern sich auch rückwirkend die Aktivitätendaten aus dem Aktivitäten-Log innerhalb der Aufgaben. Die Zeitzone hat jedoch keine Auswirkungen auf Timings.

5. Lade Team-Mitglieder in Dein Dojo ein

Nachdem Du Deine persönlichen Einstellungen und Dojo-Einstellungen vorgenommen hast, kannst Du jetzt Team-Mitglieder einladen.

  1. Klicke dazu auf Profil > DOJO-Einstellungen.
  2. Ganz unten findest Du einen grauen Button mit „Team-Mitglieder einladen“. Klicke darauf.
  3. Es öffnet sich ein neues Fenster. Gib hier die E-Mail-Adresse Deines Team-Mitglieds ein. Dein Team-Mitglied kann später seine E-Mail-Adresse ändern. Klicke danach auf „Einladung verschicken“.
  4. Damit bekommt die Person automatisch eine E-Mail mit einem Einladungslink. Über diesen Einladungslink kann Dein Team-Mitglied Deinem Dojo beitreten.
  5. Füge kostenfrei so viele Team-Mitglieder hinzu wie Du möchtest. Nachdem sie die Einladung angenommen und ihre kostenfreies Profil erstellt haben, kannst Du mit ihnen zusammenarbeiten.

Gratuliere 🙂 Du hast Dein Erfolgs-Team zusammengestellt!

6. Erstelle Dein erstes Projekt

Bevor Du Deinem Team Aufgaben zuweisen kannst, solltest Du ein neues Projekt erstellen. Jeder in Deinem Dojo kann neue Projekte anlegen und archivieren, wenn er Teil eines Projektteams ist. Erstelle jetzt Dein erstes Projekt.

  1. Klicke oben im Menü au den Punkt „Projekte“.
  2. Klicke auf den Button „Projekt hinzufügen“.
  3. Gib den Namen Deines neuen Projekts ein.
  4. Klicke auf Speichern.

6.1 So kannst Du Projekte umbenennen

  1. Klicke oben im Menü auf den Reiter „Projekte“.
  2. Klicke neben dem Projekt, das Du gerne umbenennen möchtest, auf die kleinen grauen Punkte.
  3. Wähle den Menüpunkt „Umbenennen“ aus.
  4. Trage den neuen Namen ein.
  5. Klicke auf Speichern.

6.2 So kannst Du Projektteams und Rechte verwalten

  1. Klicke oben im Menü auf den Reiter „Projekte“.
  2. Klicke neben dem Projekt, dessen Projektteam Du gerne verändern möchtest, auf die kleinen grauen Punkte.
  3. Wähle den Menüpunkt „Projektteam“ aus.
  4. Wähle die Mitarbeiter aus Deinem Dojo aus, die das Projekt und die darin enthaltenen Aufgaben sehen dürfen.
  5. Klicke auf Speichern.

6.3 So kannst Du Projekte archivieren und löschen

  1. Klicke oben im Menü auf den Reiter „Projekte“.
  2. Klicke neben dem Projekt, das Du gerne archivieren möchtest, auf die kleinen grauen Punkte.
  3. Wähle den Menüpunkt „Archiv“ aus.
  4. Dadurch bewegt sich das Projekt in den unteren Bereich und wird archiviert.
  5. Wenn Du erneut auf die kleinen grauen Punkt klickst, hast Du zwei Optionen.
  6. Du kannst es entweder erneut herstellen: dadurch werden das Projekt und darin enthaltenen Aufgaben wieder für das Projektteam sichtbar.
  7. Alternativ kannst Du das archivierte Projekte auch endgültig löschen.
  8. Dadurch werden das Projekt und alle Aufgaben sowie Dokumente entfernt.

6.4 So kannst Du Projekt- und Aufgabenbeschreibungen anlegen

  • Klicke im Menü auf „Projekte“.
  • Klicke auf einem Projekt auf den Button „Projektdetailseite ansehen“
  • Bewege die Maus über die Projektbeschreibung.
  • Klicke mit der Maus, um die Projektbeschreibung zu verändern.
  • Klicke auf speichern, sobald Du fertig bist.
  • Du kannst die Beschreibung jederzeit wieder ändern, indem Du auf die kleinen Punkte neben der Beschreibung und dann „Bearbeiten“ klickst.

6.5 So kannst Du Dateien und Dokumente hochladen

  1. Du kannst in die Projektbeschreibung oder die Kommentare auch Dokumente hochladen (über den Button „Datei hochladen“).
  2. Über einen Klick mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen, kannst Du Dateien wieder aus Deiner Projektbeschreibung entfernen.
  3. Fall Du Dateien einem Kommentar hinzufügt hast, kannst Du diese Dateien wieder entfernen, indem Du den Kommentar bearbeitest und dann auf den Text „Datei löschen“ klickst.

6.6 So kannst Du Projekten und Aufgaben folgen bzw. entfolgen

  1. Klicke auf die Projekt- oder Aufgabendetailseite eines Projekts.
  2. Über den blauen „Folgen“-Button oben rechts kannst Du einem Projekt oder einer Aufgabe folgen.
  3. Dadurch bekommst Du automatisch E-Mail-Updates bei jeder Statusveränderung oder jedem Kommentar.
  4. Nachdem Du den Button angeklickt hast, wird der Button grau und der Text ändert sich zu „Entfolgen“.
  5. Wenn Du den Entfolgen-Button anklickst, deaktivierst Du die E-Mail-Benachrichtigungen.

7. Erstelle Deine Projektseite

Damit ein Projekt erfolgreich gelingen kann, solltest Du für jeden Projekt eine Projektseite erstellen.

  1. Klicke dafür auf Projekte und dann bei dem entsprechenden Projekt auf „Projektseite ansehen“.
  2. Auf dieser Projektseite kann jeder im Team eine Projektbeschreibung hinzufügen und relevante Dokumente oder Links für das Projekt ergänzen.
  3. Das Projektteam kann hier auch zentral über das Projekt diskutieren oder wichtige übergreifende Informationen oder Erfolge teilen.
  4. Auf den Projektseiten und den Aufgabendetailseiten gibt es ganz unten einen Kommentarbereich. Dieser dient der Team-Kommunikation.
  5. Wenn Du oder Dein Team ein „@“ Zeichen in die Kommentare setzt, könnt ihr Team-Mitglieder direkt ansprechen. Damit wird das Team-Mitglieder per E-Mail über den neuen Kommentar informiert.

Wenn Du ein gutes Briefing für Dein Projekt erstellt hast, wird es Zeit, die erste Aufgabe anzulegen.

8. Lege Deine erste Aufgabe

Du hast Dein Projekt angelegt, Dein Projektteam definiert und auf der Projektseite alle wichtigen Informationen für das Projekt hinterlegt? Super. Jetzt kannst Du Aufgaben anlegen und Deinen Team-Mitgliedern zuweisen.

Ein Tipp: Aufgaben sollten so kurz sein, dass derjenige sie in weniger als einem Tag umsetzen kann. Wenn Du Aufgabe länger dauert, solltest Du die Aufgabe unterteilen und mehrere Aufgaben dafür anlegen.

Beispiel: „Online-Marketing“ wäre eine schlechte Wahl für eine Aufgabe. Stattdessen, solltest Du das Projekt Online-Marketing in verschiedene Projekte wie „Instagram“, „Google“, „YouTube“ und so weiter unterteilen. Eine Aufgabe für das Projekt „Instagram“ könnte dann sowas wie „Zitat: Stay hungry, stay foolish Bild erstellen“ sein. Dies ist sinnvoller, da Du solch kleine Aufgaben auch mit konkreten Start- und End-Daten versehen kannst. Zudem werden die Aufgaben greifbarer und es gibt klare Verantwortlichkeiten. Dadurch dass Du Dir mehr Mühe beim Delegieren gibst, kommt Dein Team bei der Umsetzung schneller voran.

So erstellst Du neue Aufgaben für Dein Team:

  1. Klick dazu einfach auf den großen blauen Button „Neue Aufgabe“. Darauf öffnet sich ein kleines Fenster.
  2. Trage hier den Namen der Aufgabe, den Verantwortlichen, das Startdatum, Enddatum/Liefertermin, den Status der Aufgabe und das entsprechende dazugehörige Projekt ein.
  3. Unten findest Du zudem ein kleines Häkchen mit der Info: „Team-Mitglied per E-Mail über neue Aufgabe informieren.“ Dieses Häkchen ist standardmäßig ausgefüllt.
  4. Wenn Du den Haken aktiv lässt, bekommt das Team-Mitglied eine E-Mail mit der Information, dass Du eine neue Aufgabe für die Person angelegt hast. In der E-Mail ist direkt der Link zur Aufgabendetailseite.
  5. Jeder kann auch nachträglich noch Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren.
  6. Wenn Du fertig bist, klicke auf „Aufgabe jetzt erstellen“.
  7. Du wirst sehen, dass die Aufgabe sofort in der Übersicht erscheint. Da Du die Aufgabe erstellt hast, ist Dein Bild ganz links zu sehen. Rechts daneben findest Du alle Angaben, die Du gemacht hast.
  8. Wenn Du ganz oben im Menü auf „Delegierte Aufgaben“ klickst, findest Du auch Deine neue Aufgabe. Schließlich ist das eine Aufgabe, die Du gerade an jemanden delegiert hast.
  9. Wenn Du ganz oben im Menü auf „Meine Aufgaben“ klickst, siehst Du dort in Zukunft alle Aufgaben, die an Dich delegiert wurden. Du kannst auch Aufgaben an Dich selbst delegieren.

8.1 So wählst Du den passenden Aufgabenstatus aus

Jede Aufgabe hat einen Aufgabenstatus:

  1. Geplant = Die Aufgabe wurde noch nicht gestartet.
  2. In Arbeit = Jemand arbeitet gerade an der Aufgabe.
  3. Erledigt = Die Aufgabe wurde erledigt.
  4. Wartend = Um an der Aufgabe weiterarbeiten zu können, wartet Dein Team noch auf Externe Informationen oder Daten (zum Beispiel von einem Kunden oder Lieferanten). Dies ist ein externes Bottleneck. Der Projektleiter oder -verantwortliche sollte den Externen zu kontaktieren und die Daten oder Informationen mit Nachdruck beschaffen, da sich sonst das Projekt verzögert.
  5. Test nötig = Um an der Aufgabe weiterarbeiten zu können, wartet Dein Team noch auf Interne Informationen, Freigaben oder Tests (zum Beispiel durch einen Vorgesetzten, Produktmanager oder einer Führungskraft). Dies ist ein internes Bottleneck. Der Projektleiter oder -verantwortliche sollte den Zuständigen zu kontaktieren und die Daten oder Informationen mit Nachdruck beschaffen, da sich sonst das Projekt verzögert.

Wähle den Aufgabenstatus aus, der aktuell zutrifft. Der Status sollte aktuell gehalten werden und kann jederzeit verändert werden.

9. Ergänze die Aufgabenbeschreibung und Aufgabendetailseite

Wann immer Du weitere Informationen in die Aufgabe hinzufügen möchtest, kann Du einfach in der Listenübersicht auf den Aufgabennamen klicken. Damit gelangst Du auf die Aufgabendetailseite.

Dies funktioniert genau so wie bei einer Projektdetailseite (hier klicken)

Auf dieser Seite kannst Du nachträglich noch alle Änderungen an der Aufgabe vornehmen.

  1. Klicke bei „Beschreibung“ in das graue Feld und füge dort die Aufgabenbeschreibung ein.
  2. Wenn Du fertig bist, kannst Du die Beschreibung speichern.
  3. Möchtest Du die Beschreibung nachträglich ändern? Dann klicke oben rechts bei der Aufgabenbeschreibung auf die kleinen grauen Punkte > Bearbeiten.
  4. Nachdem Du die Aufgabenbeschreibung hinzugefügt hast, weiß der Verantwortliche schon mal genauer, was er zu tun hat.
  5. Lade nun bei Bedarf entsprechende Dokumente oder Dateien hoch, die für die Aufgabe wichtig sind.

Jeder im Projektteam kann diese Aufgabe verändern und erweitern.

10: Team-Kommunikation, Kommentare und Chat

DASHDOJO bietet Dir und Deinem Team mit der Kommentarfunktion die Möglichkeit, jederzeit über Projekte und Aufgaben zu sprechen. So funktioniert es:

  1. Scrolle auf Aufgabendetailseiten oder Projektdetailseiten nach ganz unten.
  2. Hier kann jedes Mitglied des Projektteams Kommentare hinterlassen.
  3. Administratoren/Senseis können Kommentare bearbeiten und löschen.

11. Kommentare und Aufgabenstatus filtern

Alle Aktivitäten, Updates und Kommentare werden in DASHDOJO chronologisch dokumentiert. Du entscheidest, ob Du nur die Kommentare, die Aktivitäten oder beides sehen möchtest. So kannst Du zwischen den Ansichten wechseln.

  1. Gehe auf eine Projektdetailseite oder eine Aufgabendetailseite.
  2. Unten findest Du alle Aktivitäten: Sowohl Status-Updates als auch Kommentare.
  3. Über einen Klick auf den „Filter“-Button kannst Du die Aufgaben filtern.
  4. Deine Einstellung kannst Du jederzeit wieder ändern.
  5. Deine Einstellung wird übergreifend in DASHDOJO gespeichert.

12. Folge oder entfolge Aufgaben

DASHDOJO bietet Dir und Deinem Team sehr leicht die Möglichkeit, auf dem Laufenden zu bleiben.

  1. Klicke auf die Projekt- oder Aufgabendetailseite eines Projekts.
  2. Über den blauen „Folgen“-Button oben rechts kannst Du einem Projekt oder einer Aufgabe folgen.
  3. Dadurch bekommst Du automatisch E-Mail-Updates bei jeder Statusveränderung oder jedem Kommentar.
  4. Nachdem Du den Button angeklickt hast, wird der Button grau und der Text ändert sich zu „Entfolgen“.
  5. Wenn Du den Entfolgen-Button anklickst, deaktivierst Du die E-Mail-Benachrichtigungen.

13. Filtere die Aufgabenansicht

Wenn Du Dich in DASHDOJO einloggst siehst Du standardmäßig alle Aufgaben. Du kannst Dir aber auch nur die Aufgaben anzeigen lassen, die für Dich relevant sind.

Oben im Menü findest Du die unterschiedlichen Filtermöglichkeiten.

  1. Alle Aufgaben: Zeigt Dir alle Aufgaben von allen Team-Mitgliedern an.
  2. Meine To-dos: Zeigt Dir die Aufgaben an, die Dir von anderen zugewiesen wurden.
  3. Delegierte Aufgaben: Zeigt Dir die Aufgaben an, die Du anderen zugewiesen hast.
  4. Es gibt jedoch noch weitere Möglichkeiten, Aufgaben zu filtern. Klicke dazu einfach in der Aufgabenübersicht auf einen Projektnamen. Schon siehst Du nur die Aufgaben, die zu dem Projekt gehören.
  5. Alternativ kannst Du auch oben im Menü auf Projekte klicken und dann auf den Namen eine beliebigen Projekts klicken. Auch hier wirst Du danach nur die Aufgaben sehen, die zu dem entsprechenden Projekt gehören.

12. Dringende Aufgaben schnell erkennen

Im Tagesgeschäft gibt es manche Aufgaben, die wirklich dringend sind. Dringende Aufgaben erkennst Du daran, dass der Endtermin der Aufgabe rot hinterlegt ist. Ein Endtermin wird automatisch rot, wenn das Enddatum überschritten wurde.

Falls eine Aufgabe am 12.02.2020 geliefert werden soll und die Aufgabe am 13.02.2020 noch nicht auf „Erledigt“ steht, wird das Enddatum der Aufgabe rot hinterlegt.

13. Dein DOJO wechseln

Du hast Dir einen oder mehreres Accounts bei Dashdojo mit derselben E-Mail-Adresse erstellt und wurdest danach in das Dojo von einem anderen Sensei eingeladen? Kein Problem. Du kannst jederzeit zwischen den unterschiedlichen Dojos hin- und herwechseln oder aus anderen Dojos austreten, in die Du eingeladen wurdest.

  1. Klicke dafür oben rechts auf Dein Profilbild.
  2. Es öffnet sich ein kleines Menü.
  3. Unten findest Du dann die unterschiedlichen Dojos, in denen Du Sensei oder Mitglied bist.
  4. Wenn Du auf einen Dojo-Namen klickst, wechselst Du einfach in das andere Dojo.
  5. Falls Du austreten möchtest, klickst Du auf den entsprechenden Button dafür. Dies geht bei Dojos, die Du nicht selbst erstellt hast, sondern in die Du eingeladen wurdest.

14. Dein nächster Schritt!

Mit dieser kurzen Einführung in DASHDOJO möchte ich Dir einen schnellen Überblick über das Tool verschaffen. Das DASHDOJO Online-Tool und die Philosophie Deines Teams müssen miteinander harmonieren.

Du als Führungskraft bist verantwortlich dafür, Deinem Team die richtigen Werte und das richtige Mindset zu vermitteln, die für eine produktive Arbeit wichtig sind. In den kommenden Wochen und Monaten werden wir das Tool DASHDOJO perfektionieren und auch Trainings, Workshops und Weiterbildung rund um die Themen Produktivität, Projektmanagement und Leadership anbieten.

Bis dahin solltest Du zwei Dinge tun:

Sichere Dir hier Deinen Zugang zu DASHDOJO: https://www.dashdojo.com

Als Kunde bekommst Du außerdem jede Woche Zugang zu meinem kostenfreien Live-Training.

Ich freue mich auf den Austausch mit Dir.

Wenn Du Fragen hast und etwas unklar ist, schreibe mir gerne eine Mail an [email protected]

Wie funktioniert das DASHDOJO System?

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DASHDOJO ist das einfache und übersichtliche Aufgabenmanagement- und Projektmanagement-Online-Tool für Remote-Teams. Ich habe bereits einen Blogbeitrag über die Entstehungsgeschichte und die Besonderheiten veröffentlicht. In diesem Beitrag möchte ich vor allem auf die DASHDOJO Philosophie und unsere besondere Logik eingehen.

Es gibt etliche Projektmanagement-Methoden und Arbeitsweisen. Doch im Tagesgeschäft musste ich immer wieder feststellen, dass es wenig Sinn ergibt, eine Methode starr nach Lehrbuch zu befolgen.

Mit der Zeit entwickelte ich meinen eigenen Weg Projekte und Aufgaben im Team zu managen: Das „DASHDOJO System“. Warum diese eigene Art zu arbeiten?

Traditionelle Wasserfall-Methoden sind zu starr. Wer versucht, komplexe Projekte nach dem Wasserfall-Modell zu planen wird schnell feststellen, dass er ständig seinen Plan verändern und aktualisieren muss. Man ist mehr damit beschäftigt, Timings zu aktualisieren als zu arbeiten. Je größer Projekte werden, desto unmöglicher wird es, sie schon im Voraus im Detail zu planen. Dies funktioniert nur bei Projekten oder Arbeitsabläufen, die man schon genau kennt. 

Die Stärke des traditionellen Wasserfall-Modells liegt jedoch darin, sich eben genau auf diese fixen Termine zu einigen und vorausschauend zu denken. Auch wenn die Schätzungen nicht komplett stimmen, nimmt man sich Zeit, um alle späteren Projektphasen zu durchdenken. Ein weiterer Vorteil ist, dass fast jeder im Team das Wasserfall-Modell versteht. Jedem ist klar, was es bedeutet XXX zum Zeitpunkt YYY zu liefern. Dies ist weniger der Fall, wenn ein Unternehmen einen Sprint mit einem nicht genau definierten Leistungsumfang plant.

Agile Projektmanagement-Methoden sind in der Praxis schon deutlich realistischer. Bei dieser Art Projekte zu planen wird der Leistungsumfang in kürzeren Etappen geplant und das Projekt in verdauliche Stücke unterteilt. Agile Teams reduzieren wenn nötig die Anforderungen und das Arbeitsergebnis zum Zeitpunkt X. Dies führt dazu, dass Projekte schon schnell in ihrer Basisversion fertig sind und danach konstant optimiert werden. 

Doch auch diese Art zu arbeiten ist in der Praxis für viele Unternehmen unpassend. Viele Unternehmen müssen nämlich zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Leistung erbringen. Sonst bekommen sie Probleme mit ihren Kunden.

Ein Bauträger kann keinen halbfertigen Flughafen liefern. Ein Maschinenbauer keine Maschine, die nicht funktioniert. Ein Marketer keinen fehlerhaften Vertriebsfunnel. Die meisten Unternehmen müssen also schon eher in einem Wasserfall-Modell arbeiten und fixe Meilensteine und Deliverables definieren. Gleichzeitig sollte man immer probieren, möglichst schnell ein „Minimum Viable Product“ zu veröffentlichen und dieses konstant zu optimieren.

Und genau diese Mischung funktioniert in der Praxis exzellent. 

Hier mein DASHDOJO System in Kurzform erklärt:

  1. Definiere ein minimales Projektergebnis/Produkt, mit dem Du bereits live gehen könntest.
  2. Definiere Endtermine und plane das Projekt rückwärts.
  3. Plane für alles den doppelten Puffer für Fehler und Optimierungen ein. Wenn Du zu wenig Zeit hast, reduziere Dein Projektergebnis/Produkt.
  4. Unterteile das Projekt in Module.
  5. Unterteile die Module in Aufgaben.
  6. Aufgaben sind Deliverables, die in weniger als einem Tag umgesetzt werden können.
  7. Wenn eine Aufgabe länger als einen Tag dauert, unterteile die Aufgabe in mehrere Teile.
  8. Jede Aufgabe benötigt einen Starttermin, einen Liefertermin und einen Verantwortlichen.
  9. Es gibt folgende Aufgabenstatus: Geplant, Wartend, In Arbeit, Test nötig, Erledigt.
  10. Weise jedem Projekt oder Modul (je nach Größe) einen Verantwortlichen zu.
  11. Halte das Team über das Tool DASHDOJO auf dem Laufenden.
  12. Alles was nicht in dem Tool DASHDOJO steht, existiert nicht.
  13. Alle Annahmen, die nicht fest dokumentiert wurden, sind nur eine Illusion.
  14. Halte Ausschau nach Risiken, die Dein Projekt verzögern können.
  15. Überlege Dir für jede Aufgabe einen alternativen Weg, damit es doch klappt, falls jemand im Team ausfällt.
  16. Lieber zu viele Informationen als zu Wenige.
  17. Streiche Status-Calls und Meetings.
  18. Frage die einzelnen Verantwortlichen stattdessen konkret schriftlich, was Du benötigst.
  19. Mache Deinem Team klar, dass Vereinbarungen verbindlich sind. Wenn diese aus irgendeinem Grund eingehalten werden können, muss derjenige den anderen informieren, der von der Vereinbarung abweicht.
  20. Mache Deinem Team klar, dass jeder die Pflicht hat Verantwortung zu übernehmen. Wenn jemand ein Problem oder Verbesserungspotenziale sieht, soll er die Optimierung entweder sofort vornehmen oder den Projektleiter informieren.
  21. Alle Regeln sind dazu da, um Dein Ziel zu erreichen.

Dies ist eine sehr kurze Fassung des DASHDOJO Systems und meiner persönlichen Art zu arbeiten. Mit dieser Art konnte ich sowohl kleine Projekte als auch internationale Großprojekte mit interdisziplinären Teams in unterschiedlichen Zeitzonen erfolgreich umsetzen – ohne dabei verrückt zu werden.

Die genauen Feinheiten von erfolgreichem Projektmanagement mit dem DASHDOJO System sind vielschichtig. Doch mit diesen Punkten kennst Du die Grundlagen und wenn Du Dich daran hältst, wird Dein Leben stressfreier, erfolgreicher und effektiver.

Es wird Dir leichter fallen, Projekte innerhalb der Budget-, Zeit- und Ressourcenplanung umzusetzen. 

In den nächsten Beiträgen werde ich die Aspekte des DASHDOJO Systems detailliert beleuchten. Dadurch wird Dir immer klarer, welche Philosophie dahinter steckt und warum sie so zielführend ist.

Bis dahin: Klicke hier und probiere das Aufgaben- und Projektmanagement-Tool DASHDOJO jetzt aus: https://www.dashdojo.com

DASHDOJO: Das einfache Aufgabenmanagement- und Projektmanagement-Tool für Remote-Teams

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Mit dem Online-Tool DASHDOJO können ortsunabhängige Teams, Selbstständige, Unternehmer und Privatpersonen ihre Aufgaben, Projekte und Kommunikation besser managen. Gut organisierte Teams und Unternehmen erreichen ihre Ziele laut einer Studie von McKinsey ca. 31 % schneller und steigern ihren Gewinn beachtlich.

Früher war mir nicht klar, wie wichtig gutes Projektmanagement wirklich ist. Doch mich interessierte dieses Themenfeld. Ich bewarb mich also nach dem Studium bei einer weltweit bekannten Werbeagentur und startet dort als „Projektmanager Digital“.

Schnell hatte ich die Chance, sehr, sehr große internationale Marketing- und IT-Projekte für eine Fortune 50 Versicherung umzusetzen. Dazu gehörte auch die Leitung von einem 60-köpfigen interdisziplinären Team.

Als Neuling auf dem Gebiet Projektmanagement war das die schwierigste Aufgabe, die ich bis dahin bewältigt hatte. Doch irgendwie schaffte ich es und das Projekt wurde erfolgreich umgesetzt.

Zu diesem Zeitpunkt machten mein Team und ich jeden Tag einen Status-Call (gemeinsam mit dem Kunden) und besprachen alle Projekte, Aufgaben, To-dos und nächsten Schritte.

Jeder von diesen 60 Menschen (in 4 unterschiedlichen Zeitzonen) druckte jeden Tag für diesen Status-Call seine Excel-Tabelle aus. Die Tabelle war riesig.

Sie wurde auf fünf bis sechs DIN A3 ausgedruckt (das sind zwei normale DIN A4 Blätter) und jeden Tag besprachen wir gemeinsame ca. 30 Projekte. Der tägliche Status-Call dauerte über eine Stunde.

Dies machten wir ganze sechs Monate jeden Tag.

Ich war schockiert, wie ineffizient und mühsam diese Abstimmung ablief. Als Projektleiter musste ich genau wissen, wer an welchen Projekten arbeitete, ob es Schwierigkeiten gab und wir im Timing lagen.

Es war also keine Option, diese Statusberichte zu streichen.

Was mich jedoch schockierte und sehr ärgerte war, dass wir intern keinen besseren Weg gefunden hatten, um Projekte zu verteilen, Aufgaben zu delegieren, die Status von Aufgaben schnell zu überblicken und online schnell und leicht Rückfragen zu stellen.

Natürlich gab es damals schon Projektmanagement-Tools, aber die meisten waren viel zu kompliziert und viel zu teuer. Bei 60 Mitarbeitern und ca. 25 Euro/monatlich pro Mitarbeiter liegt man hier in der Regel bei ca. 1.500 Euro Kosten pro Monat.

Hinzu kommt, dass die meisten Tools so kompliziert sind, dass man das Team erst einmal einarbeiten muss. Auch das kostet wieder viel Zeit und Geld.

Zu diesem Zeitpunkt war ich 24 Jahre alt und dachte mir schon damals: Wieso gibt es kein einfaches Aufgaben- und Projektmanagement-Tool, das alle leicht verstehen und das nicht so teuer ist?

Ich dachte mir schon damals: Irgendwann werde ich so ein Tool mal erstellen, auch wenn mir jetzt noch das Kapital dazu fehlt.

Wie Du vielleicht weißt kündigte ich nach einiger Zeit und machte mich mit meinem eigenen Ghostwriting-Businessverlag selbstständig.

Auch hier stand ich irgendwann wieder vor derselben Herausforderung. Bei BUCHKODEX® arbeiteten wir zu manchen Zeiten an 42 Buchprojekten gleichzeitig. Wir organsierten alle Schritte: Buchidee, Interviews, Texte, Design, Veröffentlichung, Logistik, Marketing.

An jedem Buchprojekt arbeiteten ca. 5-7 Freelancer und jedes Projekt setzte sich aus etwa 14 Arbeitsschritten zusammen. Es war verrückt. Da ich jedoch bereits Erfahrung mit komplexen Projekten hatte, schafften wir es und veröffentlichten viele erfolgreiche Bestseller-Bücher für unsere Kunden.

Auch als BUCHKODEX® noch mein Hauptgeschäft war, fand ich kein gutes Projektmanagement-Tool, das meinen Anforderungen gerecht wurde. Also entschloss ich, mein eigenes Tool zu entwickeln und mich in Zukunft darauf zu konzentrieren.

Ich hatte genug Erfahrung in Unternehmen gesammelt und genug gesehen:

  • Viele Unternehmen haben überhaupt keinen Weg, wie sie Projekte und Aufgaben organisieren und den Überblick behalten.
  • Viele nutzen Notizzettel (die verloren gehen) oder Excel-Listen (auf die man online nicht zugreifen kann und die nicht gepflegt werden)
  • Weiterhin zahlen viele Unternehmen jeden Monat sehr viel Geld für teure Software und wären froh, wenn sie jährlich eine vier- oder fünfstellige Summe sparen könnten.

Auf Basis dieser Tatsachen entstand DASHDOJO. Ein übersichtliches, intuitives und günstiges Tool, das Unternehmen und Teams dabei hilft, noch produktiver zusammenzuarbeiten.

Das Wort DASHDOJO setzt sich aus zwei Teilen zusammen:

  1. DASH: hat mehrere Bedeutungen. Einerseits geht es um das „schnelle“ und einerseits steht DASH auch für den „Gedankenstrich“. Es geht darum schnell, einfach und intuitiv die wichtigsten Gedanken und Informationen festzuhalten.
  2. DOJO: ist das japanische Wort für Trainingshalle. Ich habe selbst mehr als 14 Jahre Kampfkunst betrieben und sehe sehr viele Parallelen zwischen Kampfkunst und Business. Auch wenn es möglicherweise poetisch klingt, glaube ich fest daran, dass Teams sehr viel von der Kampfkunst lernen können. Das Dojo ist ein intimer und geschützter Raum für die Mitglieder. Jeder kann hier lernen, Fehler machen, sich weiterentwickeln und wachsen. Außenstehende haben keinen Zugang. Im Dojo gibt es blaue Flecken, Schweiß und alle arbeiten auf Augenhöhe und mit gegenseitigem Respekt zusammen. Die Mitglieder haben eine gemeinsame Vision: sie wollen ihre Kampfkunst/ihr Produkt meistern und deshalb geben sie jeden Tag ihr Bestes.

Der Name von DASHDOJO spiegelt sich auch in dem Produkt wieder. Hier die Besonderheiten:

1. DASHDOJO: Aufgabenmanagement-Tool zum Fixpreis

fast jede Team- und Projektmanagement-Software wird pro Nutzer abgerechnet. In der Regel zahlt man pro Team-Mitglied zwischen 10 und 50 Euro pro Monat. DASHDOJO Kunden erhalten hingegen alle Funktionen und Erweiterungen für einen Fixpreis – ganz egal wie groß ihr Team ist.

2. DASHDOJO lässt sich leicht und schnell managen

Die meisten Projektmanagement-Tools erfordern so viel Arbeit von den einzelnen Team-Mitgliedern, dass sie nicht aktualisiert und gepflegt werden. Deshalb sind sie praktisch nutzlos. Ein Tool, das keiner benutzt, hilft nicht weiter. Projekte und Aufgaben verändern sich schnell. Nur wenn es wirklich einfach und schnell geht, die neusten Informationen zu hinterlegen, wird sich jeder im Team auch die Zeit dafür nehmen. Genau das ist der Fokus von DASHDOJO. Wir achten sehr darauf, die Benutzung einfach zu halten. Updates und Veränderungen sollen schnell und leicht gehen. Genauso wie Deine Arbeit.

3. DASHDOJO ist intuitiv bedienbar

Viele Projektmanagement-Tools erfordern umfangreiches Training und jedes Team-Mitglied muss zuerst lange eingearbeitet werden. Im Tagesgeschäft fehlt jedoch genau diese Zeit häufig. Aus diesem Grund ist DASHDOJO bewusst so einfach gehalten, dass jeder es ohne Einarbeitung bedienen kann.

4. Bei DASHDOJO sind Philosophie und Ergebnisse sind wichtiger als Regeln

Es gibt die unterschiedlichsten Projektmanagement-Methoden und jede hat seine Daseinsberechtigung. Doch im Tagesgeschäft ist die Umsetzung dieser Methoden nach Lehrbuch häufig nicht möglich und auch nicht sinnvoll. Am Ende des Tages sollen Projektmanagement-Methoden und -Tools Dir dienen. Sie sollen Dir und Deinem Team dabei helfen, schneller Ergebnisse und Ziele zu erreichen. Teams mit der richtigen Philosophie und Fokus auf Ergebnisse sind effektiver als Projektteams, die sich starr an Regeln halten. Aus diesem Grund bekommst Du bei DASHOJO nicht nur das Online-Tool, um Projekte zu managen, sondern auch Coaching, Workshops, Trainings und Weiterbildung für Dich und Dein Team.

5. DASHDOJO wurde für Remote-Teams entwickelt

Die Arbeitswelt verändert sich rasant. Das traditionelle „9 to 5 im Büro“-Modell stirbt aus. Sogar konservative Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern immer mehr Möglichkeiten, aus dem Home-Office oder von unterwegs zu arbeiten. Zudem kaufen Unternehmen immer mehr Spezialisten auf Projektbasis ein, die kurzfristig, flexibel und von überall auf der Welt im Team zusammenarbeiten. Auch Arbeitnehmer lieben die neue Flexibilität und Freiheit, die „Remote-Work“ ihnen bietet. Auch viele Mütter können sich nun endlich zu Hause um die Kinder kümmern und zwischen Kita und Verein noch als Freiberufler Geld von zu Hause aus verdienen. Allgemein verschwenden Arbeitnehmer weniger Zeit, um zur Arbeit zu pendeln und können stattdessen mehr Lebensqualität genießen. Wir von DASHDOJO unterstützen diese neue Art zu arbeiten. Aus diesem Grund ist auch unser Unternehmen vollständig Remote organisiert. Unser Team arbeitet weltweit zusammen. So haben wir gleichzeitig auch die Möglichkeit, die besten Talente einzustellen, statt Mitarbeiter nur deshalb ins Team zu holen, weil sie gerade in der Nähe wohnen. DASHDOJO funktioniert selbstverständlich auch für lokale Teams, die in einem Büro sitzen. Aber auch Remote-Teams können mit DASHDOJO endlich produktiv zusammenarbeiten.

Du bist neugierig und möchtest gerne herausfinden wie DASHDOJO funktioniert? Dann sichere Dir hier Deinen Zugang und probiere es aus: https://www.dashdojo.com